Les erreurs sont inévitables. Lors de l’émission de factures, elles ont tendance à se produire de temps en temps. Quelles erreurs de facturation sont les plus courantes ? Comment éviter les erreurs de facturation ? Quelles conséquences peuvent-elles avoir ? Si vous souhaitez connaître les réponses à ces questions, lisez notre article sur les 5 erreurs de facturation courantes.
Chaque facture doit avoir un numéro unique. C’est quelque chose d’évident, mais dans certaines situations, il est facile de commettre ces erreurs de facturation. Cela est particulièrement vrai si vous utilisez des programmes comme Word ou Excel ou leurs équivalents pour émettre des factures. À première vue, cela peut sembler faciliter votre travail de facturation. Dans de tels programmes, vous pouvez préparer des modèles de factures prêts à l’emploi, dans lesquels vous n’avez qu’à changer les données lors de l’émission de documents ultérieurs. Mais cette solution a un gros inconvénient.
Écraser des fichiers successifs peut vous faire perdre le fil de la numérotation. Et enregistrer des factures comme des pages successives dans un document Word ou des feuilles successives dans Excel peut également entraîner des inexactitudes.
Quelles sont les erreurs de facturation les plus courantes en matière de numérotation des factures ? Il en existe deux types : numéros de facture dupliqués et écarts dans la numérotation. Ces deux erreurs de facturation peuvent avoir des conséquences désagréables lorsque les autorités fiscales les vérifient. Une numérotation contenant des écarts peut indiquer que toutes les factures émises ne sont pas incluses dans les calculs fiscaux. Les écarts dans la numérotation susciteront de sérieux doutes même s’ils sont accidentels et non destinés à induire en erreur les autorités fiscales.
Le deuxième type d’erreur, c’est-à-dire deux ou plusieurs factures avec le même numéro mais un contenu différent, peut également suggérer qu’elles ont été délibérément émises de cette manière pour éviter des impôts. Dans ce cas, il peut également y avoir un problème pour comptabiliser de telles factures, car le logiciel de comptabilité peut ne pas vous permettre d’entrer deux ou plusieurs documents avec le même numéro.
Corriger de telles négligences peut ne pas être facile, surtout si vous avez déjà envoyé de telles factures erronées à vos clients et que vous vous êtes rendu compte plus tard que vous aviez une mauvaise numérotation. Elles n’importent pas beaucoup à vos partenaires, car ils ne vérifient pas la numérotation correcte de vos factures. Par conséquent, ils peuvent payer de telles factures sans problème. Mais en cas de contrôle fiscal, vous pourriez être pénalisé pour cela. C’est pourquoi il vaut mieux les prévenir, par exemple, en utilisant un programme ou une application de facturation où la numérotation sera attribuée automatiquement. De cette façon, vous éviterez les erreurs de facturation et vous serez sûr de ne pas avoir émis de factures avec de mauvais numéros.
Nous ne sommes qu’humains et des erreurs se produisent à tous moments. Cela pourrait être une faute de frappe dans le nom de l’entreprise que vous avez facturée ou une erreur d’orthographe dans le nom de votre client. Une erreur typique est aussi l’adresse incorrecte du partenaire. Dans ce cas, il peut y avoir une variété d’erreurs : numéro de bâtiment incorrect, code postal erroné, nom de rue incorrect ou même une ville mal orthographiée pour le siège de l’entreprise. Il peut également arriver que vous écriviez le mauvais numéro d’identification fiscale de votre client sur la facture.
Il semblerait que ce ne soient que des petites choses. Mais personne n’aime que son nom ou son prénom contienne des erreurs d’orthographe. De plus, cela peut entraîner des conséquences fiscales. Des données incorrectes sur le partenaire peuvent l’empêcher de reconnaître une telle facture comme un coût de son entreprise. Dans ce cas, il sera nécessaire de corriger les données. Cela prolongera le temps que vous devrez attendre pour le paiement de cette facture, car votre client peut retenir le paiement jusqu’à ce qu’il reçoive le document avec les bonnes données.
Un autre type de défaut est d’émettre une facture à des données d’un destinataire complètement différent. Cela peut se produire surtout lorsque les factures sont créées manuellement en écrasant les données dans un fichier. Dans ce cas, les quantités correctes de biens ou de services vendus sont incluses sur la facture, mais les données du destinataire restent celles de la facture précédente.
Cette négligence peut vous amener à envoyer une telle facture au mauvais destinataire, qui n’a pas acheté les articles listés. Vous pouvez également l’envoyer à un partenaire qui a acheté chez vous, mais les informations du destinataire seront incorrectes sur cette facture. Tant que vous ne les corrigez pas, vous ne pouvez certainement pas compter sur le paiement de cette facture.
Comment les éviter ? C’est là qu’un programme de facturation peut vous venir en aide. Vous pouvez l’utiliser pour créer une base de données de vos clients. Vous n’avez besoin de vérifier leurs données qu’une seule fois, afin de pouvoir facturer sans erreur par la suite. Certains programmes vous permettent de télécharger les données de l’entreprise à partir des registres gouvernementaux, afin que vous puissiez éviter ces erreurs lors de l’émission de factures.
Tout le monde aime avoir de l’argent déposé sur son compte. Mais un manque d’informations sur la manière de payer peut rendre impossible le paiement d’une facture.
C’est là qu’une variété d’erreurs peut se produire, allant de l’absence de numéro de compte bancaire à un numéro de compte incorrect, en passant par le fait de ne pas savoir quand et comment payer une facture. Les inexactitudes ici peuvent avoir diverses conséquences. Manquer la date d’échéance entraînera probablement que le client vous paie pour la facture dans le délai légal. Mais un mauvais numéro de compte ou même l’absence d’un numéro entraînera que le partenaire ne pourra pas vous payer. Ce n’est qu’une fois que vous aurez corrigé ou complété ces données que vous pourrez compter sur le paiement de la facture.
Les factures doivent contenir des descriptions précises des biens et services vendus. Bien que dans le cas des biens, les erreurs soient beaucoup moins courantes, une bonne description des services peut causer de nombreux problèmes. Votre client ne doit pas douter qu’il paie pour ce qu’il a commandé. C’est pourquoi les données sur la facture doivent correspondre aux données de la commande.
Selon les procédures de vos partenaires, certains peuvent exiger des descriptions plus détaillées des services que vous fournissez, tandis que d’autres peuvent ne pas le faire. Néanmoins, il est bon de garantir l’exactitude afin de ne pas avoir de problèmes pour recevoir le paiement plus tard. Une description incorrecte devra être corrigée, ce qui prendra probablement du temps. En conséquence, vous pourriez recevoir le paiement pour une telle facture plus tard que prévu. Une solution à ce problème pourrait être de créer un catalogue des biens vendus et des descriptions précises des services individuels. De cette façon, vous aurez toujours des descriptions claires et lisibles de votre offre sur la facture.
Une facture ne doit contenir aucune erreur comptable, mais ces situations peuvent se produire. Il existe plusieurs endroits où elles apparaissent le plus souvent. Cela inclut le montant total à payer. Il peut être mal additionné, rendant la facture soit sous-estimée, soit surestimée. Aucune de ces options n’est bénéfique. Pourquoi ? Parce que cela reflète mal sur la personne qui a émis la facture.
Il peut arriver que le client ne vérifie pas attentivement si le document émis par vous ne contient pas d’erreurs comptables et paie pour une telle facture. Mais en conséquence, vous pourriez recevoir trop peu ou trop d’argent. Dans le premier cas, vous devrez demander au client de payer un supplément, ce qui pourrait vous mettre dans une mauvaise lumière. Dans le second cas, le client peut demander un remboursement de l’excédent, ce qui pourrait nuire à la réputation de votre entreprise. Dans les deux cas, une telle facture pourrait être contestée par un audit fiscal, il est donc préférable de l’éviter.
Un autre endroit où des erreurs comptables se produisent sur une facture est dans le calcul de la valeur des biens vendus. Dans ce cas, il peut y avoir une erreur dans la multiplication du nombre de pièces de biens et du prix pour une seule pièce. Cela se produit le plus souvent lorsque les calculs sont effectués manuellement. Une erreur peut également se produire lors du calcul de la valeur de la TVA. Utiliser un programme de facturation vous aidera à éviter de telles erreurs de facturation, car les calculs y sont effectués automatiquement.
Les erreurs de facturation arrivent à tout le monde. Cependant, vous devez être conscient qu’elles peuvent avoir des conséquences juridiques. Les erreurs de facturation contribuent également aux retards de paiement et peuvent avoir un impact négatif sur la crédibilité de votre entreprise. L’une des solutions est d’utiliser des plateformes de facturation dédiées qui automatisent de nombreux processus et vous permettent en même temps d’éviter les erreurs de base.
Lire aussi : Que doit contenir une facture ? – 12 éléments essentiels
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