7 étapes pour élaborer une stratégie de relations publiques efficace pour un événement

Il existe de nombreux outils intéressants et diversifiés pour gérer les relations publiques. L’un d’eux est souvent sous-estimé, à savoir le marketing événementiel. Mais comment se préparer à l’événement ? Nous vous montrerons le chemin vers une stratégie de relations publiques événementielles efficace.

Stratégie de relations publiques événementielles efficaces – table des matières :

1. Qu’est-ce que les relations publiques ?
2. Qu’est-ce qu’un ÉVÉNEMENT ?
3. Que dois-je préparer avant l’événement ? – Stratégie de relations publiques événementielles
4. Quel rôle joue un événement dans les relations publiques et la communication ?
5. Types d’événements
6. Questions clés

Qu’est-ce que les relations publiques ?

Il existe de nombreuses définitions des relations publiques et chacune d’elles apporte une nouvelle version du concept. En bref, les relations publiques visent à façonner les relations sociales d’une entité opérationnelle avec son environnement. C’est un ensemble d’actions et d’activités conscientes, planifiées et à long terme pour mettre en valeur la marque en prenant soin de la bonne image d’une organisation ou d’une personne.

Qu’est-ce qu’un ÉVÉNEMENT ?

En anglais, un événement désigne une occasion. D’un point de vue théorique, le marketing événementiel est traité par, entre autres, les sciences de la communication et des médias, l’économie et la gestion, le tourisme et les sciences psychologiques concernant le comportement humain lors d’événements de masse. En pratique, le marketing événementiel fonctionne comme l’un des outils des stratégies de marketing des relations publiques. Il implique une organisation constante de divers types d’événements dont le but est d’avoir un impact direct sur la réalisation des objectifs fixés par les entreprises.

Que dois-je préparer avant l’événement ? – Stratégie de relations publiques événementielles

Lors de la planification d’un événement, il est utile de prendre en compte plusieurs points importants qui soutiendront notre travail et nous permettront de contrôler diverses situations pendant la réunion. Ceux-ci incluent :

1. Formulation d’une liste d’urgence – liste de contrôle élargie pour inclure des procédures liées à la gestion d’une urgence.
2. Préparation d’une déclaration de maintien – un modèle de déclaration ou de communiqué de presse, rédigé à l’avance et présentant les informations les plus cruciales et la réponse à une crise.
3. Création d’une liste de contacts et de médias – cette liste doit inclure toutes les informations pour contacter les représentants des médias (par exemple, nom, numéro de téléphone, adresse e-mail).
4. Désignation appropriée des représentants des médias.
5. Prévision de la communication – en plus de la signalisation des équipements de secours et de lutte contre l’incendie et d’une salle séparée pour les services responsables de la sécurisation de l’événement, etc.
6. Désignation d’une zone pour les médias – un horaire d’entrée différent et une zone séparée des autres participants.
7. Préparer des copies de tous les documents nécessaires.

RAPPELEZ-VOUS !

Pour préparer et organiser un événement réussi, vous avez besoin, avant tout, de bon sens, d’un agenda détaillé, de sécurité à tous les niveaux, de l’espace cybernétique aux polices d’assurance, de beaucoup de patience et d’un effort constant au quotidien.

Quel rôle joue un événement dans les relations publiques et la communication ?

Les événements peuvent se concentrer sur divers aspects spécifiques du renforcement d’une entreprise comme l’image, la charité ou les ventes. Ils peuvent promouvoir des produits, des marques, des services ou même des idées particuliers. Pour un gestionnaire d’événements, la règle des “5W” sera utile, qui dans le cas de l’organisation d’un événement peut prendre la forme des questions suivantes :

• Quoi – que sommes-nous en train d’organiser ?
• Qui – pour qui est l’événement ?
• Où – où l’organisons-nous ?
• Quand – quelle est la date et l’heure de l’événement ?
• Pourquoi – dans quel but organisons-nous un événement ?

En nous posant ces 5 questions de base, nous soutenons considérablement l’idée et les hypothèses réalistes concernant l’événement organisé.

Lors de l’organisation d’un événement, n’oubliez pas de déterminer quel type d’activités marketing à entreprendre et comment canaliser le message :

• ATL (Above the line) – une stratégie d’activités marketing qui sont menées dans les médias traditionnels (radio, télévision, presse, affiches, publicité extérieure),
• BTL (Below the line) – activités marketing destinées aux consommateurs, ne constituant pas de la publicité dans les médias de masse.

Types d’événements

Les événements peuvent également être divisés en différents types selon le but et la nature :

• Événements d’entreprise et commerciaux
• Foires commerciales et expositions
• Événements récréatifs et de divertissement
• Événements civiques et gouvernementaux
• Événements marketing
• Conférences et réunions
• Événements sociaux
• Événements sportifs

Un événement est un excellent complément à une campagne de relations publiques ou de marketing à plusieurs niveaux, par exemple visant à la vente en ligne d’un produit. C’est aussi une occasion parfaite pour l’interaction et la conversation directe avec le client et les médias. Les événements sont axés sur la communication et la rencontre d’un destinataire spécifique. Ils construisent des relations, ainsi que soutiennent les contacts avec les partenaires et les employés, intègrent et connectent.

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