Collecter des factures impayées en 5 étapes faciles

Lorsque vous dirigez votre propre entreprise, tôt ou tard, vous serez confronté à une situation où votre client ne vous paie pas à temps. Ensuite, de nombreuses questions peuvent tourbillonner dans votre tête. Quelles étapes devez-vous suivre pour être payé ? L’aide d’un avocat sera-t-elle nécessaire ? Ou y a-t-il quelque chose que vous pouvez faire vous-même ? Pas de soucis. Dans l’article suivant, nous répondons à ces questions. Lisez sur la collecte des factures impayées en 5 étapes faciles.

Collecte des factures impayées – table des matières :

1. Vérifiez les détails de votre facture
2. Envoyez un rappel amical
3. Envoyez une demande de paiement
4. Envoyez une demande finale de paiement
5. Agissez légalement

Vérifiez les détails de votre facture

Avant de prendre des mesures pour collecter des factures impayées, assurez-vous de ne pas avoir commis d’erreurs. Nous ne sommes qu’humains et tout le monde fait des erreurs. Par conséquent, vérifiez si vous avez émis une facture correctement. Une faute de frappe dans le numéro de compte bancaire pourrait décourager votre client, malgré ses intentions sincères, de payer une facture.

Ce n’est pas la seule chose que vous devez vérifier. Il est important de vérifier si une facture a été émise conformément à la commande. Si le montant de la facture est supérieur à celui du contrat, il n’est pas surprenant que votre client ne soit pas disposé à payer. Dans ce cas, vous devrez émettre une note de crédit.

Une situation similaire se produit lorsque votre client n’accepte pas le travail effectué. Dans ce cas, vous devrez apporter des corrections. Vérifiez également si vous avez inscrit les bons détails du client sur la facture et si elle a été envoyée à la bonne adresse. Faites attention à la date de la facture et au mode de paiement. Si vous êtes sûr que les informations fournies dans cette facture sont complètes et correctes, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Envoyez un rappel amical

Un manque de paiement peut être juste un malheureux oubli et un simple malentendu. Ça peut arriver à tout le monde. Par conséquent, le premier rappel de paiement doit être amical. Vous ne devriez pas appeler les gros canons tout de suite. Prenez soin de bonnes relations avec votre contractant.

Que devez-vous inclure dans un tel rappel ? Fournissez des informations claires et factuelles. Présentez les faits de manière polie, mais ferme. Écrivez quel travail a été effectué ou quels biens vous avez vendus à votre client. Vous pouvez également joindre une copie de la facture à votre rappel, car votre client peut l’avoir perdue. Indiquez quand le délai de paiement a expiré, mais ne fixez pas encore de nouveau délai. De plus, vous pourriez inclure le montant total à payer. Attendez la réaction de votre client pendant quelques jours, puis envoyez le prochain rappel.

Comment envoyer de telles informations ? Il est préférable de les envoyer par e-mail, car c’est le moyen le plus rapide et le plus efficace de contacter vos clients. Demandez à votre client de bien vouloir accuser réception de votre e-mail. Cela pourrait être utile plus tard. Que faire si votre client ne confirme pas la réception de votre message ? Vous pouvez les appeler et demander directement. Si cela ne fonctionne pas, passez à l’étape suivante.

Envoyez une demande de paiement

Une demande de paiement doit inclure des faits, car elle pourrait devenir une preuve en cour plus tard. Pour cette raison, même des inexactitudes mineures peuvent jouer contre vous. Assurez-vous de la préparer avec précision. Un tel document doit être rédigé dans un ton calme, surtout lorsque votre client n’a pas payé une facture pour la toute première fois. Soyez poli et direct, mais ne réagissez pas de manière excessive pour ne pas perdre votre client.

Étant donné qu’il s’agit d’un document officiel, vous devez envoyer une demande de paiement par courrier recommandé. Vous pouvez également utiliser un accusé de réception. Vous n’avez pas besoin de recourir à des services juridiques à ce stade. Bien qu’une lettre d’un cabinet d’avocats puisse avoir plus d’impact sur votre client, les services juridiques sont assez coûteux. Par conséquent, vous devriez d’abord essayer d’écrire une demande de paiement vous-même.

Envoyez une demande finale de paiement

C’est la dernière étape avant de forcer la situation. Votre demande finale doit clairement établir et communiquer vos attentes. Bien qu’il n’existe pas de modèle de lettre à utiliser, une demande finale de paiement doit présenter tous les faits et données concernant la facture impayée.

N’oubliez pas d’inclure tous les détails nécessaires tels que le numéro de facture, le montant dû et la date d’échéance. Une lettre de demande de paiement bien rédigée montrera à votre client que vous prenez cette affaire très au sérieux, et ce sera un signal clair pour eux que vous pourriez envisager des actions légales bientôt.

Il faut admettre que les affaires juridiques peuvent être coûteuses et chronophages. Par conséquent, le document que vous vous apprêtez à envoyer est le dernier moyen extrajudiciaire de résoudre le problème. Indiquez une date raisonnable pour le paiement. En général, le délai de paiement standard est de 14 jours.

Vous pourriez également joindre des documents confirmant la dette du client. Cela pourrait être, par exemple, un bon de livraison ou un contrat que vous avez signé avec votre client. N’oubliez pas qu’un contrat envoyé par e-mail est tout aussi juridiquement contraignant que sa version papier.

Enfin, vous pouvez ajouter une note indiquant que si le paiement n’est pas effectué dans le délai mentionné ci-dessus, vous porterez l’affaire devant le tribunal, ce qui impliquera des coûts supplémentaires pour votre client.

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Agissez légalement

Si votre client continue d’éviter le paiement, alors votre seule option est d’engager des poursuites judiciaires. À ce stade, il est préférable de faire appel à l’aide d’un avocat, surtout si le montant dû est une somme importante. Même des erreurs mineures dans la lettre procédurale pourraient amener le tribunal à rejeter cette action.

Cependant, que faire si le montant de la facture est faible ? Le coût associé à l’embauche d’un avocat pourrait être disproportionné par rapport à la dette. Dans ce cas, vous pourriez utiliser une procédure simplifiée, qui est moins coûteuse et ne nécessite pas l’intervention d’un avocat.

Vous venez de lire sur la collecte des factures impayées. Consultez nos autres articles : 5 erreurs courantes de facturation

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