Tout entrepreneur qui souhaite développer son entreprise au fil du temps atteint un stade où il a besoin de soutien. Cependant, il n’est pas immédiatement nécessaire d’avoir un nombre de tâches suffisamment important pour employer un travailleur contractuel. Dans de tels cas, la solution idéale est d’utiliser les services d’un assistant virtuel. Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur les assistants virtuels, leur rôle dans l’entreprise, leurs compétences et les moyens de les trouver. Si vous n’avez jamais travaillé avec un, cet article vous aidera certainement à sélectionner le travailleur à distance idéal.
Un assistant virtuel est un travailleur à distance qui effectue des tâches assignées depuis n’importe où dans le monde en utilisant un ordinateur et Internet. C’est une personne qui remplace un employé de bureau standard. Cette personne peut s’occuper de questions strictement liées à la gestion d’une entreprise depuis le back office, c’est-à-dire émettre des factures, contacter des grossistes ou s’occuper du site web, mais pas seulement. Le catalogue des services offerts par les assistants virtuels ne cesse de croître et cette profession devient de plus en plus populaire.
La diversité des compétences des assistants virtuels, et par conséquent le catalogue des services qu’ils offrent, est extrêmement variée. Néanmoins, chacun d’eux a sa spécialisation dans laquelle il se sent le plus à l’aise. Parfois, c’est très complet et concerne l’ensemble du catalogue de tâches, ou parfois cela concerne une compétence particulière. C’est pourquoi lorsque vous recherchez un assistant virtuel, l’étape clé est de spécifier les tâches que vous souhaitez faire réaliser.
De nombreux assistants virtuels commencent par des travaux de bureau simples, mais avec le temps, ils suivent des formations supplémentaires et élargissent leurs compétences. En fin de compte, le client obtient un employé qui effectue toute une gamme de tâches. C’est plus pratique lorsqu’une seule personne est responsable de l’ensemble du projet, tant en termes de cohérence que de contrôle des résultats.
Pour faciliter la référence, voici une liste d’exemples de tâches qu’un assistant virtuel peut effectuer :
Ce sont des tâches qu’un assistant de bureau traditionnel effectue également. Cela peut inclure la gestion du calendrier, la planification de rendez-vous ou la gestion des e-mails. Les assistants virtuels s’occupant des questions administratives peuvent également être responsables de l’émission de factures ou de la passation de commandes auprès des fabricants. Un tel assistant préparera également pour vous des modèles de documents ou effectuera le recrutement initial d’un employé. En un mot – ils vous soutiendront dans toutes les questions administratives et de bureau liées à la gestion de votre entreprise.
Cette catégorie peut inclure beaucoup de choses. Un assistant virtuel qui se spécialise dans les questions techniques peut être responsable de la création d’une page de destination pour un nouveau cours en ligne ou de la mise en place d’une boutique en ligne. Certains assistants se spécialisent dans des programmes spécifiques tels que le montage ou le montage vidéo.
Ce catalogue englobe toutes les activités visant à développer une marque. Cela inclut la création de supports promotionnels, c’est-à-dire de contenu, de graphiques ou de vidéos, mais aussi un soutien complet pour les réseaux sociaux ou le site web. Un assistant virtuel peut également se spécialiser dans la création de campagnes publicitaires sur une plateforme donnée ou dans la création de contenu.
Bien sûr, la liste ci-dessus n’est pas exhaustive et n’inclut pas toutes les tâches que vous pouvez déléguer à un assistant. Cette répartition ne signifie pas non plus qu’une seule personne ne peut pas gérer les réseaux sociaux et vérifier les e-mails en même temps. Souvent, vous constaterez qu’un assistant virtuel remplacera des employés dans plusieurs départements. Cette flexibilité est l’un des plus grands avantages de cette profession et la raison pour laquelle de plus en plus d’entrepreneurs travaillent avec un assistant virtuel.
Bien qu’un assistant virtuel soit exclusivement associé au travail à distance, ce n’est pas toujours le cas. Dans certains cas, les employeurs recherchent quelqu’un qui peut également aider avec des tâches sur site, comme visiter le bureau ou envoyer des documents à la poste.
Cette profession devient de plus en plus populaire, mais encore peu d’entrepreneurs connaissent la possibilité de coopération à distance. Même s’ils en ont entendu parler, ils n’ont aucune idée de où et comment les trouver. Il existe plusieurs façons de commencer la coopération.
Beaucoup d’assistants virtuels ont leur carte de visite numérique sous forme de sites web. Sur ceux-ci, ils présentent leurs portefeuilles, compétences et retours d’expérience de clients avec lesquels ils ont travaillé. Cependant, il convient de rappeler que les sites les mieux classés apparaissent toujours dans les premiers résultats de recherche.
Étant donné qu’il s’agit d’un travail à distance, le recrutement se fait également à distance. Rejoindre l’un des groupes Facebook est l’une des méthodes les plus efficaces. Il vous suffit de publier une annonce avec une offre d’emploi et une description des tâches, et en réponse, vous recevrez sûrement quelques offres intéressantes. Ces groupes rassemblent des assistants virtuels, donc vous pouvez être sûr que votre offre ira directement à des personnes compétentes. Vous pouvez également ajouter une annonce dans l’un des groupes d’affaires liés au profil de votre entreprise. Grâce à cela, vous avez de meilleures chances de trouver une personne ayant de l’expérience ou des intérêts liés à votre secteur.
Certaines agences travaillent avec des assistants virtuels. Cette solution a ses avantages et ses inconvénients. Le plus grand avantage est que la personne en charge s’occupe de la sélection du meilleur employé. Il ne vous reste plus qu’à établir une liste de tâches spécifiques que vous souhaitez externaliser. La personne en charge de l’agence sait exactement avec qui elle travaille et qui vaut la peine d’assigner un type de tâche spécifique. De plus, tous les assistants ont passé un processus de recrutement, donc ils ont dû démontrer leurs compétences.
Dans ces cas, vous signez un contrat avec une agence et non avec un assistant spécifique, ce qui est également un plus dans certaines situations. Tout d’abord, votre responsabilité ne sera pas de contrôler le travail. Ce qui compte pour vous, c’est le résultat, et le reste est pris en charge par l’agence. Le principal inconvénient, cependant, est le prix, qui est plus élevé que dans le cas d’une coopération directe. Néanmoins, si le budget n’est pas un problème pour vous, n’hésitez pas.
Une forme de plus en plus populaire de recherche de divers types de spécialistes consiste à ajouter des annonces sur des sites associant des freelances tels que Upwork. Il suffit d’ajouter une offre et de décrire un poste spécifique, et après un certain temps, vous recevrez une multitude de réponses du monde entier.
Les recommandations sont également un bon moyen de trouver un soutien virtuel. Il est judicieux de demander à des amis qui travaillent dans des secteurs similaires ou qui dirigent leurs entreprises s’ils ont utilisé ce type de solution. Les assistants virtuels travaillent souvent avec plusieurs entrepreneurs en même temps, et le recrutement par recommandation est l’un des meilleurs moyens de trouver l’employé parfait.
Une forme bien connue de vérification initiale des compétences est de préparer un questionnaire de recrutement. C’est un bon moyen de sélectionner les meilleurs candidats dès le stade initial et en même temps une méthode bien meilleure pour connaître le candidat.
Des questions correctement choisies révéleront beaucoup plus qu’un CV ou une lettre de motivation. Un ajout intéressant au questionnaire de recrutement peut être des questions situationnelles, dans lesquelles vous pouvez décrire des situations types dans lesquelles l’entreprise s’est retrouvée avec une demande de résolution d’un problème. De telles réponses permettent d’évaluer si une personne pense selon des schémas similaires et quelles valeurs elle suit. Parfois, le questionnaire est également accompagné d’une courte tâche de recrutement, qui consiste à préparer des graphiques dans un programme spécifique ou à rédiger un court texte.
En plus de la vérification de base des compétences, de telles enquêtes ont un autre avantage. Cela demande un peu de volonté et d’engagement pour y répondre, donc vous avez plus confiance que la personne envoyant son offre est intéressée à travailler avec vous et est confiante dans ses compétences.
Après une analyse initiale des offres qui vous ont été envoyées, vous devez sélectionner quelques meilleurs candidats. Un entretien vidéo mené en ligne avec chacun d’eux vous aidera à faire le choix final. Il existe de nombreuses plateformes qui servent à cet effet, comme Google Meet ou Zoom.
Il y a une réponse à cela : cela dépend.
En ce qui concerne le type de contrat lui-même, il s’agit le plus souvent d’un contrat B2B, car les assistants virtuels gèrent leurs entreprises ou travaillent avec des incubateurs d’entreprises ou d’autres types de sociétés qui leur permettent de facturer leur travail. Dans certains cas, cependant, les entrepreneurs préfèrent signer un contrat de droit civil standard. Il est également bon de se souvenir des documents supplémentaires qui doivent être signés si la coopération l’exige, comme un accord de confidentialité.
La coopération avec un assistant virtuel peut être à long terme ou il peut s’agir d’une tâche spécifique à réaliser, par exemple, mener des recherches pour une commande particulière ou introduire des produits sur un site web.
En ce qui concerne la facturation, la situation n’est plus si simple. Plusieurs options sont disponibles. Certains assistants virtuels ont des forfaits horaires que l’entrepreneur peut acheter. Le forfait peut inclure 10 ou même 40 heures de travail. La plupart du temps, il est valable pendant 30 jours et l’entrepreneur doit décider de la taille du forfait au début du mois.
Cette méthode fonctionne le mieux lorsque l’étendue de la coopération avec un assistant virtuel est grande mais irrégulière, par exemple, un entrepreneur a besoin de soutien dans le service client, mais la communauté est si petite que c’est une tâche pour seulement une heure par jour, et les tâches d’un assistant virtuel incluent également la création de publications sur les réseaux sociaux. Grâce à cela, elle peut librement allouer son temps à des tâches particulières et le client ne paie que pour les heures réellement travaillées.
Dans le cas où la coopération est basée sur une tâche spécifique, une meilleure forme de règlement peut être un règlement pour le travail créé. Au début de la coopération, vous vous mettrez d’accord sur le montant final, par exemple, pour la préparation d’un catalogue publicitaire ou la réalisation d’un ebook. Dans ce cas, il n’est pas important combien de temps votre assistant passera à le préparer. Ce qui compte, c’est l’effet – le produit fini.
Travailler avec un assistant virtuel est une chance de trouver un employé sans s’engager à long terme. C’est idéal pour les entreprises en croissance ou les sociétés qui n’ont besoin de soutien que de manière saisonnière. L’aspect financier est également un énorme avantage. L’entrepreneur engage des coûts uniquement lorsqu’il en a besoin. Il paie pour le temps de travail réel, pas pour être assis dans un bureau ou prendre une pause café.
Les avantages de l’assistance virtuelle incluent également la polyvalence. D’une part, un entrepreneur peut demander un soutien dans des choses simples qui lui prennent beaucoup de temps chaque jour et gagner de l’espace pour un travail créatif et un développement. D’autre part, il peut compter sur de l’aide pour des questions qui dépassent sa compétence, comme le soutien technique pour des programmes. Après tout, un propriétaire d’entreprise n’a pas à tout savoir.
C’est tout ce que vous devez savoir sur le travail avec un assistant virtuel. Lisez aussi : 11 raisons d’embaucher un assistant virtuel dans votre entreprise
Si vous aimez notre contenu, rejoignez notre communauté de travailleurs acharnés sur Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Un résolveur de problèmes avec 5 diplômes différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un propriétaire et un gestionnaire d'entreprise parfait. Lorsqu'il recherche des employés et des partenaires, l'ouverture d'esprit et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.
Les entreprises luttent pour gérer une vaste quantité de contenu publié en ligne, des publications…
À l'ère de la transformation numérique, les entreprises ont accès à une quantité sans précédent…
Saviez-vous que vous pouvez obtenir l'essence d'un enregistrement de plusieurs heures d'une réunion ou d'une…
Imaginez un monde où votre entreprise peut créer des vidéos engageantes et personnalisées pour n'importe…
Pour tirer pleinement parti du potentiel des grands modèles de langage (LLMs), les entreprises doivent…
En 2018, Unilever avait déjà entrepris un voyage conscient pour équilibrer les capacités d'automatisation et…