Un guide étape par étape sur la façon de créer et de gérer la documentation produit | Gestion de produit #31

Qu’est-ce que la documentation produit ?

La documentation produit est un ensemble de textes, de visuels et de vidéos décrivant le produit, ses fonctions, la manière dont il doit être utilisé et d’autres détails pertinents. Le principal objectif de la création de documentation est d’aider les utilisateurs à comprendre comment utiliser le produit, et en particulier ses fonctionnalités avancées.

La documentation est importante, surtout si vous créez un produit numérique qui servira non seulement aux utilisateurs finaux mais aussi s’intégrera à d’autres produits – par exemple, vous permettant d’exporter des données vers une autre application, ou d’utiliser une base de données de localisation ou de contacts.

Par exemple, la documentation pour un outil de gestion de projet pourrait inclure des informations sur la façon de créer un nouveau projet, comment ajouter des membres d’équipe à un projet et leur donner la permission de modifier uniquement certaines tâches, comment assigner des tâches à plusieurs personnes simultanément, et comment suivre leur progression.

Éléments de la documentation produit

La documentation produit peut inclure :

• Manuel de l’utilisateur – un document qui fournit des informations sur les fonctionnalités du produit, l’installation, les paramètres et le dépannage.
• Guide de l’utilisateur – un document qui explique comment effectuer diverses tâches avec le produit, comme comment utiliser un programme de retouche photo ou comment jouer à un jeu vidéo.
• Base de connaissances – une collection d’articles ou de pages web qui répondent aux questions fréquemment posées ou fournissent des informations supplémentaires sur un produit. Un exemple serait la section “Centre d’aide” ou “Support” sur le site web. Elle est également souvent utilisée comme source d’information pour un chatbot qui assiste les clients.
• FAQ – une liste de questions fréquemment posées et de réponses concernant le produit. Par exemple, un site web ou un fichier PDF qui inclut des réponses à des questions telles que : “Comment réinitialiser mon mot de passe ?”, “Comment contacter le support client ?” ou “Quelles sont les exigences système pour le produit ?”.
• Tutoriels – des vidéos, généralement publiées sur le site de l’entreprise ou sur YouTube, qui démontrent comment utiliser le produit ou effectuer certaines tâches.
• Diagrammes et infographies – des représentations graphiques de la structure, de la fonction ou du processus d’un produit. Par exemple, un diagramme montrant quelles options sélectionner lors de la configuration d’une API.

Comment créer une documentation produit ?

Comprendre le public cible

La première étape pour créer une documentation produit est de comprendre le public auquel ce document particulier sera destiné. Répondez aux questions suivantes :

• Qui utilisera ce document ? – Sera-t-il utilisé par un utilisateur novice ou un utilisateur plus avancé ?
• À quel moment l’utilisateur se référera-t-il à ce document ? Recherche-t-il des informations générales ou supplémentaires sur les capacités de l’outil, ou une solution à un problème spécifique ?
• Quel appareil utilisera-t-il ? Si c’est un appareil mobile, les vidéos sont-elles suffisamment claires ?
• Quels sont ses besoins et attentes ? L’utilisateur préférera-t-il regarder une vidéo dynamique ou consulter un diagramme ?

Une fois que vous comprenez votre public et ses besoins, vous pouvez commencer à créer votre documentation. Par exemple, si votre groupe cible est constitué d’utilisateurs novices, la documentation doit être accessible à chaque étape, écrite dans un langage simple et facile à comprendre, et inclure des instructions détaillées.

Rappelez-vous qu’une documentation bien organisée aide non seulement les utilisateurs à comprendre le produit, mais leur fait également gagner du temps qu’ils auraient pu passer à chercher des réponses à leurs questions. Cela réduit le taux de désabonnement, c’est-à-dire le pourcentage de clients qui cessent de s’abonner à un service.

Communication claire

Créer une documentation produit efficace ne consiste pas seulement à choisir la bonne forme de communication (par exemple, vidéos, visuels, base de connaissances), mais aussi à écrire et à communiquer de manière claire et concise. Les principes de base d’une communication efficace dans la documentation produit sont les suivants :

• Utilisez un langage simple – évitez le jargon technique et les termes compliqués. Par exemple, au lieu de dire “initier un projet”, vous pouvez dire “démarrer un projet”.
• Soyez spécifique – fournissez des exemples pour aider les utilisateurs à comprendre comment utiliser le produit. Par exemple, au lieu de dire “permet d’ajouter des membres d’équipe à un projet”, dites “ajoutez un membre d’équipe à un projet en cliquant sur le bouton vert en bas de la page de gestion de projet” et ajoutez une capture d’écran avec un indice visuel.
• Évitez la voix passive – la voix active est plus facile à comprendre et à lire. Par exemple, au lieu de dire “le projet peut être démarré par le responsable”, dites “le responsable peut démarrer le projet”.

Il existe de nombreux autres principes à suivre, mais le plus important est de se rappeler que la documentation produit efficace doit être compréhensible pour les utilisateurs et les aider à utiliser le produit efficacement.

Utilisation de visuels dans la documentation produit

Les visuels, tels que les images, les gifs, les courtes vidéos, les diagrammes et les infographies, peuvent grandement améliorer la compréhension de la documentation produit. Par exemple, une capture d’écran montrant où se trouve le bouton “Ajouter un membre d’équipe” sur la page peut être très utile pour les utilisateurs novices. Lors de la création de la documentation, utilisez également des titres clairs et une police simple pour organiser le texte.

Mise à jour et maintenance de la documentation produit

La documentation produit n’est pas un document statique. Elle doit être mise à jour régulièrement pour refléter les changements dans le produit. Des mises à jour régulières sont cruciales pour que la documentation remplisse son objectif. Par exemple, si vous introduisez une nouvelle fonctionnalité dans votre logiciel de gestion de produit, vous devez mettre à jour sa documentation produit pour en tenir compte.

Publication et distribution de la documentation produit

La publication et la distribution de la documentation produit sont tout aussi importantes que sa création. Vous devez vous assurer que votre documentation est facilement accessible aux utilisateurs, peu importe où ils se trouvent ou quel appareil ils utilisent. Par exemple, vous pouvez télécharger votre documentation produit sur votre site web, ou l’envoyer directement aux utilisateurs par e-mail.

Meilleurs systèmes de gestion de documents pour les chefs de produit

Les chefs de produit disposent de nombreux outils qui peuvent les aider à créer et à gérer la documentation produit. Les solutions populaires incluent :

• Google Docs est un service basé sur le cloud pour créer et éditer des documents. C’est un outil populaire pour les chefs de produit car vous pouvez y accéder sur n’importe quel appareil et il peut être utilisé par plusieurs membres de l’équipe.
• Firmbee est un outil complet de gestion de projet et d’équipe qui permet aux utilisateurs d’accomplir des tâches de n’importe où dans le monde en temps réel. Les chefs de produit peuvent facilement organiser leur travail et celui de leurs collègues, suivre les progrès, contrôler les budgets et mener des processus de recrutement.
• Notion est une application de gestion de tâches et de projets qui peut être utilisée pour suivre les tâches, les notes et les fichiers. Notion est une option populaire pour les chefs de produit car elle est flexible et peut être personnalisée.
• Zendesk Guide est une solution de service client qui peut être utilisée pour créer et partager des articles de base de connaissances. Zendesk Guide est un choix populaire pour les chefs de produit car il leur permet de fournir un support et d’aider les clients à résoudre leurs problèmes.

Résumé

Créer et gérer la documentation produit est une tâche souvent sous-estimée. De nombreux développeurs de produits numériques croient qu’un produit bien conçu est explicite. Cependant, la documentation produit devrait être plus qu’un simple guide de l’utilisateur.

Elle devrait également être un outil qui peut aider à accroître la sensibilisation des clients au produit et à analyser leur intérêt pour de nouvelles fonctionnalités, ainsi que le nombre de vues d’articles ou d’explications particuliers. Une telle analyse aide les entreprises à mieux gérer leurs produits et à améliorer l’expérience utilisateur. Il vaut donc la peine de consacrer du temps et des efforts à créer une documentation produit efficace qui puisse servir à la fois à vous et à vos utilisateurs.

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