Comment mettre en œuvre une stratégie de gestion des connaissances dans les petites et moyennes entreprises ? 5 conseils utiles

Qu’est-ce que la connaissance ?

Dans le contexte de l’entrepreneuriat, la connaissance peut être définie comme des idées, des concepts ou des observations qui sont utilisés pour agir en vue d’un profit.

La relation entre les données, l’information et la connaissance

Les données elles-mêmes ne sont qu’un fait qui n’a pas de sens sans interprétation. Ce n’est qu’après avoir été traitées et organisées qu’elles deviennent des informations qui répondent à des questions telles que : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? À son tour, expliquer et comprendre les informations que nous recevons nous donne la connaissance dont nous avons besoin pour prendre des décisions.

La connaissance est une partie inestimable de la stratégie commerciale d’une entreprise car elle peut créer un avantage concurrentiel. Il est important d’identifier les faiblesses et les lacunes en matière de connaissance.

Qu’est-ce que la gestion des connaissances ?

Peu importe ce que vous faites, il est bon d’avoir un plan d’action. Gérer une entreprise n’est pas différent. Une stratégie vous permet de réaliser la mission et les objectifs de votre entreprise en précisant la direction et le type d’actions que vous devez entreprendre. Une gestion efficace des connaissances dans une organisation facilite la capture, le partage et l’utilisation des connaissances.

Codification et personnalisation

Certaines des stratégies les plus courantes utilisées dans la pratique sont la codification et la personnalisation. De plus, elles sont liées aux concepts de connaissance formelle (explicite) et tacite (implicite).

La stratégie de codification est basée sur des connaissances formelles stockées dans la documentation de l’entreprise – spécifications techniques, matériaux de formation, rapports, analyses, etc. Cette forme facilite grandement le transfert de connaissances aux nouveaux employés et aux employés existants.

La stratégie de personnalisation, en revanche, est basée sur le contact interpersonnel entre les employés et l’échange d’expériences entre eux. Dans ce cas, le partage de la soi-disant connaissance tacite a lieu lors de réunions d’équipe, de conversations, de discussions, etc.

Gestion des connaissances dans les PME

Gérer une entreprise est une tâche exigeante en raison de la forte dynamique de changement et de la nécessité d’un développement constant. Cela peut être particulièrement difficile pour les petites et moyennes entreprises dont la portée et les ressources sont considérablement limitées.

La contribution du secteur des PME à la croissance économique est substantielle. Les petites et moyennes entreprises sont souvent une source de solutions innovantes et diversifient le marché. Elles ont une structure organisationnelle simplifiée et offrent généralement des produits et services de niche.

Le capital utilisé pour développer l’entreprise provient généralement des économies des propriétaires, de prêts bancaires ou parfois d’investisseurs privés, tels que des business angels. Elles emploient un nombre relativement restreint de personnes (petites entreprises – pas plus de 50 employés, entreprises de taille moyenne – entre 50 et 250 employés) afin de maintenir une relation étroite avec la direction et de s’identifier aux objectifs de l’entreprise.

L’autorité est centralisée – la plupart des décisions sont prises uniquement sur la base de l’opinion et de l’expérience du propriétaire. Superviser tous les domaines de l’entreprise de cette manière comporte des risques – l’avenir de l’entreprise dépend de la compétence du propriétaire, certains domaines de gestion peuvent fonctionner de manière inefficace, et le potentiel intellectuel des employés peut passer inaperçu.

Les avantages de la mise en œuvre d’une stratégie de gestion des connaissances

Apporter des changements prend du temps et des efforts. Mettre en pratique une stratégie de gestion des connaissances dépend beaucoup de l’attitude de la direction et des employés. Cependant, cela est nécessaire pour le développement et la croissance du potentiel de votre entreprise. Comment pouvez-vous bénéficier de quelques changements dans votre style de gestion ?

• Efficacité accrue – un système de gestion cohérent et organisé permet aux employés d’accéder facilement à l’information, améliorant ainsi la qualité de leur travail,
• Meilleure collaboration et communication – l’utilisation de systèmes d’information et de divers canaux de communication garantit une plus grande transparence et la construction de relations positives au sein de l’équipe,
• Processus de prise de décision efficace – l’accès aux connaissances et à l’expérience des employés aide à obtenir la perspective objective nécessaire pour prendre des actions en accord avec les objectifs de l’entreprise,
• Reconnaître les lacunes et les insuffisances – au fur et à mesure que vous complétez et documentez les connaissances que vous avez rassemblées, vous pouvez identifier des opportunités supplémentaires pour améliorer vos processus commerciaux, sécurité – en stockant des données sur des serveurs ou dans des documents, vous réduisez le risque que les données quittent votre organisation.

Facteurs de succès pour la mise en œuvre de la gestion des connaissances dans une organisation

Si vous ne savez pas ce que sont les facteurs de succès, lisez cet article. Encore une fois, il existe plusieurs caractéristiques organisationnelles qui peuvent faciliter considérablement l’introduction de changements positifs dans la gestion stratégique des connaissances. Celles-ci incluent :

• Volonté d’améliorer et d’apprendre en continu,
• Volonté de transférer des connaissances aux autres, implication des employés,
• Adaptation de la structure organisationnelle et des installations techniques,
• Accent sur la valeur de la connaissance et les avantages de son utilisation.

Barrières à la mise en œuvre des stratégies de gestion des connaissances dans les PME

Changer les habitudes prend du temps et des efforts car il existe plusieurs obstacles sur le chemin. Connaître à l’avance les limitations qui peuvent survenir au cours de ce processus vous facilitera la tâche pour y faire face. Voici quelques problèmes possibles qui nécessiteront votre attention :

• Employés réticents – les cadres supérieurs peuvent craindre une fuite d’informations qui nuirait à la position de l’entreprise, tandis que d’autres employés peuvent craindre de perdre une certaine place dans la hiérarchie,
• Manque d’engagement – découle souvent de la cause mentionnée ci-dessus ou y est lié. Cela peut concerner les employés et les propriétaires eux-mêmes, qui se concentreront davantage sur d’autres activités,
• Manque de temps et de ressources pour se concentrer sur la gestion des connaissances,
• Manque de confiance envers les conseillers – la critique d’un extérieur peut être perçue comme une attaque plutôt qu’une tentative d’aider et d’apporter un changement.

Comment mettre en œuvre une stratégie de gestion des connaissances dans votre entreprise ?

En fait, mettre en œuvre un système de gestion des connaissances peut être un défi pour les propriétaires d’entreprise. Le manque d’informations et le manque d’expérience peuvent être décourageants au début. Cependant, la valeur ajoutée que vous pouvez en tirer en vaut vraiment la peine. Garder à l’esprit les conseils suivants facilitera la réussite de ce processus :

• Évaluez votre situation actuelle – examinez l’efficacité du système existant, en prêtant attention aux procédures, au personnel, à la technologie et à la structure organisationnelle. Détecter les irrégularités vous permettra de déterminer ce qui vaut la peine d’être amélioré,
• Clarifiez vos objectifs – une fois que vous avez identifié les faiblesses de l’organisation, fixez vos objectifs à long terme et à court terme afin de savoir ce que vous visez et de pouvoir suivre vos progrès,
• Préparez-vous aux changements – l’adaptation de la nouvelle stratégie implique l’ensemble de l’entreprise. Ces changements ont également un impact sur les employés de l’entreprise, qui sont un atout précieux,
• Agissez – la dernière et la plus difficile étape est la mise en œuvre du système de gestion des connaissances dans l’utilisation quotidienne. Cela nécessite non seulement beaucoup d’argent mais aussi une attitude proactive de la part des propriétaires et des employés.

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