Comment réduire les coûts généraux en 2023 ?

Ci-dessous, nous expliquons en détail quelles catégories de dépenses sont couvertes par le terme susmentionné, ainsi que les moyens les plus efficaces de réduire les coûts généraux, qui valent sans aucun doute la peine d’être envisagés dans la réalité économique actuelle.

Qu’est-ce que les frais généraux d’entreprise ?

Les frais généraux (également appelés dépenses indirectes ou d’exploitation) se réfèrent aux dépenses continues qu’une entreprise engage dans le cadre de ses opérations quotidiennes, mais qui ne sont pas directement liées à la production d’un produit spécifique ou à la fourniture d’un service spécifique. Ainsi, ce sont les dépenses que l’entreprise doit couvrir indépendamment du niveau de production ou de ventes. Ils comprennent principalement :

• les paiements de loyer ou de location (location ou bail d’espaces de bureau, d’entrepôts ou d’autres installations),
• les services publics (dépenses pour l’électricité, l’eau, le gaz et autres services publics nécessaires aux opérations commerciales),
• les salaires et les avantages du personnel administratif (versés aux employés ayant des fonctions RH ou financières),
• l’assurance (à la fois obligatoire et volontaire),
• les fournitures et équipements de bureau (dépenses pour le matériel de bureau, les ordinateurs, les imprimantes, les scanners et autres équipements nécessaires aux opérations quotidiennes),
• les taxes et les licences (par exemple, la taxe foncière)
• l’amortissement (la diminution progressive de la valeur des actifs au fil du temps, qui est prise en compte dans les états financiers),
• l’entretien et la réparation (créances liées à la réparation d’équipements, de machines et d’appareils),
• les frais juridiques et comptables.

4 façons de réduire les coûts généraux

Une gestion efficace des coûts généraux est cruciale pour maintenir la rentabilité d’une entreprise, surtout en période de conditions économiques moins stables. Pour cette raison, les entreprises recherchent des moyens de réduire ces dépenses – mais sans nuire aux opérations ou à la qualité des produits et services. Les meilleures d’entre elles, qui pourraient donner les résultats escomptés en 2023, sont présentées ci-dessous.

1. Négocier des arrangements avec les fournisseurs

La première façon de réduire les coûts généraux est de négocier des arrangements avec vos fournisseurs existants (par exemple, services comptables, matériaux, services juridiques, etc.), ce qui peut prendre du temps et des efforts mais a le potentiel de générer des économies significatives pour votre entreprise. Lorsque vous décidez de le faire, définissez les objectifs spécifiques que vous souhaitez atteindre lors des négociations (par exemple, des prix plus bas, des délais de paiement plus longs ou des remises pour achats en gros) et ce que vous pouvez offrir en retour. Recherchez également des fournisseurs moins chers en comparant les offres disponibles sur le marché (en termes de prix, de qualité, de conditions de paiement et de livraison, ainsi que de l’historique de coopération). Les offres que vous trouvez peuvent être un argument pour que les fournisseurs existants baissent leurs prix pour vous garder.

2. Externaliser des processus sélectionnés

L’externalisation consiste à confier certaines tâches ou processus à des entreprises extérieures spécialisées dans ces domaines (comme la comptabilité, le service client, le marketing, le recrutement, l’informatique ou la fabrication). Elle peut aider à réduire les coûts généraux en éliminant le besoin d’embaucher et de former du personnel interne, ainsi que d’acheter et de maintenir des équipements ou des infrastructures. Si vous souhaitez utiliser cette méthode, vous devez commencer par identifier les processus ou tâches dans votre entreprise qui peuvent être externalisés – c’est-à-dire ceux impliquant des dépenses significatives ou nécessitant des connaissances spécialisées.

3. Effectuer un audit financier

Une autre façon de réduire les coûts est de faire réaliser un audit financier par quelqu’un qui se spécialise dans ce domaine. Bien que ce processus soit généralement utilisé pour exprimer un avis sur l’exactitude des états financiers, il peut également être un outil pour comprendre les sources de revenus et de dépenses. Ainsi, il vous permettra également d’évaluer si tous les coûts généraux sont nécessaires et raisonnables. Comme prochaine étape, il sera alors possible de rechercher des domaines d’amélioration – non seulement pour les réduire mais aussi pour augmenter la rentabilité de l’entreprise par d’autres moyens.

4. Utiliser un outil unique et complet

Au lieu de payer, généralement sous forme d’abonnement pour plusieurs outils, recherchez une alternative qui offre toutes (ou la plupart) des fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. Une telle solution est Firmbee, un système puissant pour la gestion de projets et d’équipes. En plus de décomposer les tâches de projet et d’assigner des utilisateurs spécifiques, vous pouvez également réaliser le processus de recrutement (système ATS), construire vos bases de données de contacts (CRM), gérer votre calendrier et votre liste de tâches, contrôler les stocks, préparer des devis pour les clients, émettre des factures et suivre les reçus et les dépenses. Découvrez les possibilités de Firmbee avec la version gratuite!

Coûts généraux – résumé

Réduire les coûts généraux, contrairement aux apparences, ne signifie pas nécessairement des coupes qui affectent négativement le fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation – un terme meilleur dans ce contexte est sans aucun doute “optimisation nécessaire des dépenses.” Après tout, l’objectif de toute entreprise est de trouver des moyens d’économiser de l’argent tout en maintenant ou en améliorant la qualité des produits ou services. La première étape pour y parvenir est sans aucun doute une analyse approfondie des revenus et des dépenses, qui identifiera les domaines où des économies devraient ou peuvent être recherchées. Cela peut être suivi par la détermination des moyens (y compris ceux mentionnés ci-dessus) que l’entreprise décide d’adopter – en fonction de ses besoins et de ses capacités.

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