Conditions de paiement de la facture

En tant que propriétaire d’entreprise, vous pouvez déterminer vous-même les conditions de paiement. Cependant, il y a certaines règles que vous devez suivre lors de leur définition. Si vous oubliez d’inclure une condition de paiement sur votre facture, le destinataire d’un tel document devra le payer dans un délai légal, en fonction du pays où vous exercez votre activité. Par conséquent, il est préférable de le spécifier. Quelles sont les conditions de paiement les plus courantes ? Y a-t-il des limitations ? Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans l’article suivant.

Conditions de paiement des factures – table des matières :

1. Conditions de paiement courantes
2. Pourquoi est-il judicieux de définir une condition de paiement au début de la coopération ?
3. Pourquoi les grandes entreprises ont-elles besoin de délais de paiement plus longs ?
4. Pourquoi les longs délais de paiement affectent-ils votre entreprise ?
5. Comment inciter vos partenaires à payer rapidement leurs factures ?

Conditions de paiement courantes

Bien que vous ayez beaucoup de flexibilité dans la définition des conditions de paiement pour vos factures, il vaut la peine de vérifier comment les autres le font. Quels sont les délais de paiement les plus courants en pratique ? Voici les plus populaires :

• 7 jours,
• 14 jours,
• 30 jours,
• 60 jours,
• 90 jours.

Dans certains pays, le délai de paiement légal est de 30 jours. C’est le cas, par exemple, aux États-Unis, où les factures émises par des freelances doivent être payées dans les 30 jours. De même, au Royaume-Uni, le délai de paiement par défaut est de 30 jours après réception d’une facture, livraison de biens ou fourniture de services.

D’autre part, dans certains pays européens, un délai de paiement recommandé pour les transactions asymétriques, c’est-à-dire les transactions où les parties diffèrent en taille, est de 60 jours. L’exception concerne les transactions avec des entités publiques, qui doivent payer la facture dans les 30 jours. Cependant, rien n’empêche de définir un délai de paiement plus court, par exemple 21 ou 14 jours. Quand devez-vous informer votre partenaire de la condition de paiement choisie ?

Pourquoi est-il judicieux de définir une condition de paiement au début de la coopération ?

Vous devez vous rappeler que des questions telles que les dates de paiement doivent être déterminées lors de la signature d’un contrat ou de l’acceptation d’une commande. Pourquoi ? Si vous n’avez pas défini de date de paiement avant de prendre une commande, votre partenaire s’attendra à recevoir une facture avec un délai de paiement légal. Si vous leur facturez avec un délai plus court, ils auront le droit d’être surpris. Cela ne vous mettra pas en valeur, surtout puisque le paiement de la facture après la date d’échéance peut entraîner des intérêts.

Par conséquent, il est préférable d’être clair lors de l’acceptation d’une commande. Il suffira que, dans la correspondance par e-mail liée à l’établissement des détails de la commande, vous mentionniez que vous prévoyez d’émettre une facture avec, par exemple, un délai de paiement de 14 jours. Dans ce cas, votre partenaire sera conscient de recevoir un document de votre part, qu’il devra payer dans le délai indiqué. De cette manière, vous donnerez l’impression d’être un professionnel qui prend soin de tous les détails de la transaction.

Pourquoi les grandes entreprises ont-elles besoin de délais de paiement plus longs ?

Si vous travaillez en tant que freelance ou dirigez une petite entreprise, vous ne recevez probablement pas beaucoup de factures. Le chemin de la réception d’une facture à son paiement est assez court, surtout lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité qui facilite le contrôle des coûts. Vous pouvez facilement vérifier si vous avez passé des commandes pour des biens et services figurant sur la facture. Ensuite, il vous suffit de faire un virement dans votre banque et c’est tout.

Cela se présente complètement différemment dans les grandes organisations. Là, une facture doit passer par deux départements, voire plus, avant d’être enfin payée. Pourquoi cela se produit-il ? Les factures vont au secrétariat ou au service administratif, où elles sont acceptées et enregistrées. Ensuite, elles sont transmises au service comptable, mais cela ne signifie pas un paiement immédiat. En fonction des procédures adoptées dans une entreprise donnée, il peut être nécessaire de vérifier qui a commandé des biens ou des services, si le montant est conforme à la commande signée, et si le délai de paiement ou d’autres données indiquées sur la facture sont corrects. De telles tâches peuvent être effectuées par des personnes complètement différentes.

Plus tard, la facture est soumise au paiement. Il convient de noter que la signature de la personne autorisée à approuver le paiement est toujours nécessaire pour traiter le virement. Cela prend du temps, donc vous devez en tenir compte lors de la coopération avec de grandes entreprises. Cependant, lors de la détermination du délai de paiement optimal pour les deux parties, rappelez-vous que pousser à l’extrême peut être défavorable. Vous devez également garder à l’esprit vos propres besoins.

Pourquoi les longs délais de paiement affectent-ils votre entreprise ?

En établissant un délai de paiement très long, vous créditez votre partenaire. Pendant que vous attendez le paiement, votre client peut déjà bénéficier des biens ou services que vous avez fournis. S’ils vous avaient payé immédiatement, vous auriez pu dépenser l’argent et en tirer profit. Cela est particulièrement important si vous avez des problèmes de liquidité. Dans ce cas, il est préférable pour vous de convenir de délais de paiement plus courts.

Si vous facturez quelqu’un avec un délai de paiement très long, comme 90 jours, et que vous manquez d’argent à ce moment-là, vous pourriez être contraint de contracter un prêt bancaire. Cela entraînera des coûts supplémentaires que vous auriez pu éviter si vous les aviez facturés avec un délai de paiement plus court. Si quelqu’un vous convainc qu’un délai de paiement plus long ne devrait pas poser de problème, vous pouvez toujours essayer de renverser la situation. Comment faire ? Vous pouvez proposer un prépaiement pour vos services en échange d’une petite remise. Cela peut être une bien meilleure solution que de contracter un prêt coûteux.

Comment inciter vos partenaires à payer rapidement leurs factures ?

Si le délai de paiement est compté à partir de la date de réception de la facture par le partenaire, alors une facture envoyée électroniquement aidera à obtenir un paiement plus rapide. Dans ce cas, vous n’avez pas à attendre qu’un facteur la livre à votre client. De plus, si le destinataire de vos biens ou services utilise un système CRM, une facture électronique peut faciliter leur travail, grâce à quoi vous pouvez vous attendre à un paiement plus rapide.

Y a-t-il autre chose que vous pouvez faire pour accélérer le processus ? Par exemple, vous pouvez offrir une remise pour un paiement plus rapide. Évidemment, vous devez calculer le montant de la remise pour ne pas y perdre. De plus, vous pouvez avertir votre partenaire que s’il ne paie pas la facture à temps, vous ajouterez des intérêts pour retard de paiement. Quoi qu’il en soit, fixez un délai de paiement mutuellement bénéfique et surveillez ensuite si votre client l’a respecté. Avec notre application de facturation gratuite, vous pouvez définir des rappels pour les paiements à venir et, d’un simple clic, vérifier le montant dû et les dates d’échéance.

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