4 façons dont l’IA soutient la gestion des processus d’affaires (BPM) | IA en affaires #13

Les lignes d’assemblage de production sont les processus commerciaux de votre entreprise. La gestion des processus d’affaires, ou BPM, est une discipline qui aide à optimiser ces lignes et à synchroniser leur fonctionnement, c’est-à-dire à rationaliser le flux de travail de l’entreprise. Avec le BPM, les entreprises analysent leurs processus commerciaux clés, identifient les goulets d’étranglement ou le gaspillage, puis conçoivent des améliorations. Avec une telle aide, elles peuvent fonctionner plus efficacement et atteindre des objectifs stratégiques. Après tout, qui pourrait se permettre de gaspiller du chocolat ?

Qu’est-ce que la gestion des processus d’affaires (BPM) ?

Les exemples de processus d’affaires incluent :

• Commande de produit par le client – comprend toutes les étapes allant de l’ajout du produit au panier au paiement, à l’expédition et au service après-vente,
• Émission de factures et collecte de paiements – émission de factures, vérification, comptabilisation, envoi au client et recouvrement des créances,
• Recrutement et formation des employés – publicité, sélection des candidats, présélection, contractualisation, mise en œuvre et développement de l’employé,
• Résolution de problèmes techniques – acceptation des demandes, diagnostic, réparation, test et information du client.

La première tâche du BPM est toujours de collecter des données, d’analyser le processus existant, puis d’identifier toutes les étapes nécessaires pour l’exécuter. La deuxième consiste à identifier les moments qui entravent une telle exécution. Et la troisième, à concevoir un changement pour améliorer son efficacité. Avec des processus plus complexes, cela est souvent une tâche dépassant les capacités humaines. L’intelligence artificielle peut aider à leur mise en œuvre.

Le rôle de l’IA dans la gestion des processus d’affaires

Les solutions BPM modernes utilisent l’intelligence artificielle (IA) pour fournir des capacités entièrement nouvelles. Voici 4 applications majeures de l’IA dans la gestion des processus d’affaires.

1. Cartographie des processus

La clé du succès du BPM, également connu sous le nom d’« optimisation des processus », est la prévisibilité de toutes les étapes à suivre pour atteindre l’objectif. La base de la mise en œuvre d’un processus efficace est donc la création d’une carte des processus, ou visualisation des processus.

La carte des processus se présente le plus souvent sous la forme d’un graphique avec toutes les étapes et les transitions entre elles. Son rôle est également de prendre en compte les possibilités de bifurcation, c’est-à-dire de cartographier les différentes éventualités qui peuvent survenir aux étapes suivantes du processus.

Les méthodes traditionnelles de cartographie des processus peuvent être chronophages et sujettes à des erreurs humaines. L’IA, en revanche, peut automatiser la cartographie des processus, la rendant plus rapide et plus précise.

2. Augmenter la flexibilité des processus

Un avantage significatif de l’exploration de processus basée sur l’IA est la capacité de surveiller les processus en temps réel, et pas seulement de les analyser après leur achèvement. Avec la surveillance en temps réel, les entreprises peuvent obtenir des informations à jour sur l’état d’un processus et intervenir immédiatement si nécessaire pour résoudre des problèmes ou saisir des opportunités.

En analysant continuellement les données en temps réel, l’IA peut également adapter dynamiquement les processus aux conditions changeantes. Par exemple, dans un processus de traitement des commandes, elle peut automatiquement réorganiser les étapes ou introduire de nouveaux chemins lorsque les charges de travail augmentent.

3. Analyse des motifs dans les données

L’IA détecte instantanément des motifs cachés dans les données, par exemple, des raisons récurrentes de retards dans les processus. Dans le recrutement, elle peut indiquer à quelle étape les candidats sont les plus susceptibles d’abandonner.

Par ailleurs, l’une des applications les plus intéressantes de l’intelligence artificielle dans les BPM est la découverte automatique de processus. L’IA peut aider à identifier et à modéliser automatiquement les processus en analysant les données provenant de divers systèmes sources (par exemple, CRM ou ERP). En analysant les données de journal ou d’événements de ces sources, l’IA identifie également des motifs et des relations pour visualiser le flux de processus et identifier les étapes individuelles.

4. Automatisation des tâches répétitives

Les bots basés sur l’IA effectuent de manière autonome des étapes de processus routinières – émission de factures, mise à jour des données clients et transfert de documents entre systèmes. Cela permet aux employés de se concentrer sur des tâches nécessitant créativité et réflexion stratégique.

L’IA peut soutenir une variété de processus d’affaires – de l’automatisation à l’analyse avancée. Son utilisation permet aux entreprises d’augmenter considérablement l’efficacité et la flexibilité des processus clés. Mais quels outils devriez-vous utiliser pour rationaliser les processus de votre entreprise et mettre en œuvre un BPM basé sur l’IA ?

Outils BPM assistés par l’IA

Lorsque vous recherchez des outils BPM, vous devez d’abord considérer quel type de logiciel fonctionnera le mieux pour votre entreprise.

• Soutien d’une étape spécifique du BPM – par exemple, pour la visualisation des processus, il vaut la peine d’essayer Flowster ou Lucidchart, tandis que pour l’automatisation de divers types de tâches – Kissflow. L’avantage indéniable de choisir de telles solutions est leur prix inférieur et leur expérience utilisateur bien conçue.
• Une plateforme BPM holistique – pour gérer et optimiser l’ensemble des processus commerciaux d’une entreprise avec un seul outil. Ici, nous entrons dans le domaine des outils qui sont plus complexes et plus difficiles à manipuler, mais qui offrent un grand contrôle sur les processus. Ceux-ci sont le plus souvent utilisés par des entreprises plus grandes.

ADONIS, un outil de gestion des processus d’affaires soutenu par l’IA.

Source : boc-group.com

Les outils BPM les plus couramment utilisés incluent :

• Appian BPM Suite – dispose d’intelligence artificielle (IA) pour optimiser et automatiser les processus d’affaires. Appian propose un outil AI Skill Designer qui permet un traitement sécurisé de contenu à grande échelle utilisant l’intelligence artificielle,
• ADONIS BPM Suite – fournit le chatbot Ella dès le début de l’exécution du programme lors de la cartographie des processus, et
• Nintex Workflow Cloud – pour gérer et automatiser les processus d’affaires. Entre autres, il offre un soutien pour les données répétitives, c’est-à-dire la génération de modèles de documents interactifs contenant des tableaux et des sections créés dynamiquement à partir de données et de collections d’objets.

Résumé

Les flux de travail tels que la soumission de demandes de congé, le traitement des factures, la préparation de l’intégration des employés et l’examen des demandes d’achat peuvent être automatisés avec la gestion des processus d’affaires assistée par l’IA (BPM). Grâce aux avancées et développements continus en intelligence artificielle et en apprentissage automatique, non seulement des processus simples et unidimensionnels, mais aussi des tâches complexes impliquant plusieurs parties prenantes, départements et systèmes différents peuvent être analysés, optimisés et même automatisés avec l’aide de l’IA.

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