10 types courants de factures

Gérer une entreprise est inextricablement lié à l’émission de factures et celles-ci se présentent sous toutes les formes et tailles. Certaines sont des factures familières, tandis que d’autres ne sont émises qu’une fois tous les trente-six du mois. Néanmoins, en tant que professionnels, nous devrions savoir comment choisir et émettre toutes sortes de factures. Cet article décrira les bases nécessaires pour vous aider à distinguer et à choisir rapidement le bon type de factures.

Types de factures – table des matières

1. Facture pro forma
2. Facture d’acompte
3. Facture de vente
4. Facture récurrente
5. Facture partielle
6. Facture finale
7. Facture récapitulative
8. Note de crédit
9. Note de débit
10. Facture de TVA

Facture pro forma

Une facture pro forma, ou ce que certains appellent une facture préliminaire, est une solution conçue pour présenter votre offre aux clients. S’ils acceptent vos termes et conditions, ils paieront la facture et vous pourrez livrer les biens ou services détaillés.

Si les clients n’acceptent pas vos termes et conditions, ils n’ont pas à payer. C’est parce que l’émission de factures pro forma n’oblige ni les clients à payer ni ne crée d’obligations fiscales.

Quelles conditions impliquent donc une telle obligation ? Seulement lorsque le client paie la facture pro forma. Dans ce cas, vous devez émettre une facture normale et payer toutes les taxes liées à la vente. Ce que vous obtenez, c’est l’argent même avant le traitement de la commande. Et vos clients ? Ils en bénéficient également, car la facture pro forma permet au client de comparer facilement et librement les offres de plusieurs entreprises pour choisir la bonne.

Facture d’acompte

À première vue, la facture d’acompte est similaire à la pro forma. Mais regardez de plus près et vous verrez qu’elles diffèrent. Une facture d’acompte implique une obligation de paiement, tandis qu’une facture pro forma n’est qu’une proposition d’entrer dans un contrat de vente.

Quand une facture d’acompte est-elle un bon choix ? Définitivement, si vous devez engager des ressources financières significatives, de votre point de vue, pour compléter la commande. La facture d’acompte vous permet de recevoir une partie du paiement du client même avant de vendre les biens ou services. Cela aura un effet positif sur votre liquidité, surtout lors du traitement de grandes commandes. Vous pouvez établir la valeur comme un pourcentage spécifique du montant total de la commande. Cela vous donne plus de certitude que vos clients ne se retireront pas du contrat, car alors ils perdraient l’argent déjà payé.

Facture de vente

C’est une facture ordinaire mais elle ne peut pas manquer de cette liste. Dans les transactions commerciales, une telle facture se produit le plus souvent. C’est le document que nous avons tous en tête lorsque nous entendons le terme facture. Comme d’autres types de factures, elle contient tous les 12 éléments requis par toute facture. Elle documente un événement commercial qui a eu lieu entre le vendeur et l’acheteur. Une telle facture peut couvrir à la fois la vente de biens et la fourniture de services.

Facture récurrente

Ce type de facture est très courant pour la fourniture de services. Elle est émise à chaque période prédéterminée. Le plus souvent, il s’agit d’un mois, mais vous pouvez également trouver des factures hebdomadaires, trimestrielles ou annuelles. Celles-ci apparaissent généralement dans le cas de divers abonnements.

Le montant pour chaque mois est fixé à l’avance, donc vous savez immédiatement quel montant payer. Cette caractéristique des factures récurrentes facilite grandement l’automatisation de l’émission de ce type de factures. En utilisant une application de facturation, le processus d’émission de factures récurrentes peut devenir vraiment simple. Tout ce que vous avez à faire est d’entrer certaines données nécessaires et les prochaines factures seront générées automatiquement. Quelles données sont nécessaires pour cela ? En général, les informations suivantes suffisent :

• données du client,
• informations sur ce pour quoi la facture est émise,
• le montant de la facture,
• quand la prochaine facture doit être émise,
• date de paiement.

Pour les factures récurrentes, chaque facture suivante est très similaire à la première facture qui a été émise. Elles différeront par le numéro, la date d’émission et de vente, et la date d’échéance. Si vous connaissez les adresses e-mail de vos clients, vous pouvez également faire en sorte que votre logiciel de facturation envoie ces factures automatiquement, ce qui vous fera certainement gagner beaucoup de temps.

Facture partielle

Dans le cas de grands projets, les factures partielles sont populaires. Dans cette situation, le travail convenu est divisé en étapes. Lorsqu’une étape particulière est remplie, vous émettez une facture partielle. Cette méthode de facturation s’applique à la fois à la fourniture de biens et à la prestation de services. Il est préférable d’établir le calendrier de paiement plus tôt, déjà au stade de la signature du contrat. De cette façon, vous informerez vos clients à l’avance sans les surprendre avec la facture que vous émettez.

Quels sont les avantages des factures partielles ? Elles vous fourniront une plus grande liquidité, tandis que votre client évitera une facture très élevée après l’achèvement de l’ensemble de la commande, car le paiement est réparti en parties et étalé dans le temps.

Facture finale

Ce type de facture se produit généralement après l’achèvement d’une commande. Elle peut être émise avec des factures d’acompte ou des factures partielles. Vous émettez la facture finale en calculant le montant qui est la différence entre les factures complètes et réglées à ce jour et le montant total du contrat. Comment faire ? Vous devez soustraire la valeur des factures d’acompte ou partielles que vous avez émises pour le projet de la valeur totale du projet.

Facture récapitulative

Une facture récapitulative est pratique lorsqu’un client a passé plusieurs commandes chez vous. Vous n’avez pas besoin d’émettre une facture séparée pour chaque commande. Dans ce cas, vous pouvez utiliser une facture récapitulative. Bien sûr, pour que cette solution soit avantageuse pour vous, les commandes individuelles ne peuvent pas être étalées dans le temps. Pourquoi ? Vous devez vous rappeler que vous ne recevrez l’argent qu’après un certain temps après l’émission de la facture. Par conséquent, si vous attendez trop longtemps avant d’émettre une facture récapitulative, l’argent sera crédité sur votre compte pour les commandes complètes.

En pratique, vous pouvez planifier une facture récapitulative tous les certains périodes, par exemple, une semaine ou un mois. À la fin de la semaine ou du mois, vous regroupez toutes les commandes que vous avez passées pour ce client et préparez une seule facture récapitulative. Vous pouvez également utiliser ce type de facture lorsqu’un client a passé une commande mais a ensuite ajouté quelque chose d’autre. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de prescrire deux factures séparées, mais vous pouvez inclure les deux commandes dans le récapitulatif.

Note de crédit

Une note de crédit est un type de facture de crédit. Elle est généralement utilisée lorsqu’un client a retourné un produit, payé pour un produit mais souhaite annuler la commande, ou reçu des marchandises endommagées ou de taille incorrecte qui impliquent une réduction de prix en compensation. Vous pouvez également remettre cette note lorsque vous souhaitez accorder à un client une remise supplémentaire après que sa commande a été complétée et payée. Elle est également applicable lorsqu’une facture contient un montant total incorrect et gonflé, nécessitant ainsi des ajustements.

Une note de crédit signifie que le vendeur doit de l’argent à l’acheteur. C’est une confirmation de la part du vendeur qu’il ou elle a accordé à l’acheteur une forme de crédit. L’acheteur peut utiliser ce crédit pour des achats futurs ou demander un remboursement.

Note de débit

C’est le type de facture corrective que vous envoyez à un client lorsque vous faites une erreur en sous-estimant la valeur des biens ou services vendus. Une note de débit signifie qu’en plus du montant de la facture, le client vous doit également le montant pour lequel la note a été émise. La différence entre une facture de crédit ou de débit et une facture ordinaire est que vous envoyez la facture ordinaire lorsque les biens ou services sont vendus. La facture de crédit ou de débit, cependant, se produit après que la facture ordinaire a été émise pour corriger les montants indiqués sur la facture.

Facture de TVA

Dans les pays où il y a de la TVA (taxe sur la valeur ajoutée), un type de facture très courant est la facture de TVA. Elle documente la vente de biens et de services par des entités qui sont des assujettis à la TVA. C’est généralement la majorité des entreprises qui opèrent dans de tels pays. Fait intéressant, même s’il n’y a pas de TVA dans votre pays, si vous vendez des biens ou des services à des pays où il y a de la TVA, vous pourriez être tenu d’émettre une facture qui inclut la TVA.

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