La tâche de réaliser un projet implique une lourde responsabilité. Que vous travailliez en tant que chef de projet ou en tant que freelance, vous devez répondre à plusieurs attentes de projet définies et élevées. À de nombreuses occasions, en raison d’un manque de communication appropriée, ces exigences sont mal comprises et mal interprétées. L’équipe perd le moral alors que le temps est utilisé pour rendre le projet moins chaotique au lieu d’avancer. Comment faire en sorte qu’un projet réponde à toutes les attentes ? Dans l’article d’aujourd’hui, nous aimerions vous fournir quelques conseils qui, une fois mis en pratique, garantiront que votre projet est réalisé sans faille et avec aisance.
Il vous est probablement arrivé que votre client ne soit pas satisfait du résultat de votre travail. Vous vous êtes demandé pourquoi vos visions ne correspondaient pas et dans quelle mesure cela rendait l’ensemble de l’agenda flou. Lorsque vous le comprenez enfin, il est bien trop tard, parfois même pire – le projet entier est terminé. Pourtant, vous vous creusez la tête – qu’est-ce qui a mal tourné ? La réponse, dans ce cas, est presque toujours la communication et l’expression appropriée des attentes des deux parties. Heureusement, il existe un moyen de prévenir de telles catastrophes.
Les attentes ne sont rien d’autre que des croyances fortes selon lesquelles quelque chose que nous avons en tête a un aspect, une forme, un tissu, etc., définis, et que les choses se dérouleront comme nous l’imaginons. Ces questions sont souvent difficiles à cerner, ce qui peut être problématique, surtout d’un point de vue commercial. Cela brouille également les objectifs du projet et les moyens de mesurer son succès.
De plus, le problème peut être le manque de priorités et de délais définis pour une tâche donnée ou de se concentrer trop sur les mauvaises étapes. En fin de compte, ce qui nous reste, c’est du temps perdu, un moral bas et une efficacité de travail réduite. Un tel chaos organisationnel entraîne un manque d’engagement au sein de l’équipe, mais plus important encore, une grave perte de confiance entre le client et l’équipe de personnes travaillant sur un projet donné, y compris vous.
Comme vous pouvez le voir, une gestion appropriée des attentes peut vous aider à éviter de nombreux problèmes inutiles et à mener tout au long du processus de réalisation du projet du début à la fin comme le client l’entendait. Il y a 5 éléments de base de la gestion des attentes du projet :
Il arrive souvent que les parties intéressées par un projet aient une certaine vision prête à l’emploi même avant de créer le plan d’un projet donné. Pour cette raison, il est judicieux de faire participer le client dès la phase initiale, c’est-à-dire la planification. Avec le client et les collègues, déterminez le champ d’activités, les priorités et les objectifs, identifiez les relations entre les tâches. Si quelque chose n’est pas clair – n’hésitez pas à demander. N’oubliez pas non plus de formuler un plan d’évaluation des risques pour avoir une issue en cas de circonstances imprévues.
Les attentes des deux parties peuvent ne pas toujours correspondre – cette méthode clarifiera toutes les hypothèses pour un projet donné et engagera davantage toute l’équipe.
La planification du projet est importante mais pas aussi cruciale que son exécution. Pour cela, vous devez tenir des réunions avec le client et l’équipe pour déterminer comment exécuter et suivre le développement de votre projet.
Lors des réunions avec votre équipe, assurez-vous que tout le monde comprend son rôle et sait ce qu’il est censé faire. Définissez les rôles, les tâches, le temps à y consacrer, un plan de communication et un moyen de rendre compte des jalons. Il est préférable d’inclure également des KPI dès le départ, ainsi que les prochaines réunions programmées où vous ferez une mise à jour.
La communication est essentielle à ce stade – prenez-en soin, par exemple en introduisant une plateforme de communication appropriée. Firmbee est l’un de ces outils qui, en plus de la possibilité de communiquer avec des collègues, possède de nombreuses autres fonctions utiles dans la gestion de projet et le travail. C’est l’une des rares plateformes de gestion de projet grâce à laquelle il n’est pas nécessaire d’intégrer plusieurs programmes et la soi-disant fatigue technique cesse de nous déranger.
Comme vous pouvez le voir, la majeure partie d’un flux de travail efficace, et donc de la satisfaction des attentes, concerne la capacité à communiquer clairement. Cela doit être gardé à l’esprit tout au long des différentes étapes du projet pour éviter des malentendus inutiles, et par conséquent, une perte de temps et de motivation.
Avant tout, utilisez un langage simple et clair, que tout le monde comprend. Il ne doit y avoir aucune ambiguïté ou doute. De plus, il est préférable de résumer toutes les réunions avec un retour rapide.
Vous pouvez également créer un plan de communication qui inclut :
Cela garantira que les personnes impliquées savent à quoi s’attendre et que même les pires scénarios sont une réflexion après coup plutôt qu’une surprise désagréable. Cacher de mauvaises nouvelles ne sera pas utile et peut entraîner une perte de confiance et d’engagement de l’équipe.
Au sens littéral, moins promettre signifie minimiser ses promesses au début d’un projet, et inversement, plus livrer signifie dépasser les attentes lors de sa livraison.
Il n’est pas difficile de se laisser emporter par l’excitation et de promettre quelque chose au début du processus de planification qui, avec le temps et après que l’enthousiasme se soit refroidi, peut s’avérer difficile voire impossible à réaliser. Puisque le sort est jeté et que vous ne pouvez pas revenir en arrière, que faire alors ? Probablement un peu de stress à venir. Le truc est de ne pas laisser cette situation se produire en premier lieu. Comment ?
Nous devrions proposer un peu moins que ce que nous pouvons livrer. De cette manière, le client se sent satisfait lorsque le projet se termine et que nous avons réussi à dépasser ses attentes. En cas de circonstances imprévues et problématiques, en retirant quelques éléments du plan, le client est tout de même content car nous avons réussi à tenir notre parole. Néanmoins, pour rester calme tout au long du processus, nous devons définir méticuleusement les objectifs et les jalons aussi réalistes que possible pour calibrer notre stratégie de promesse et de livraison.
Les gens ne peuvent pas lire dans les pensées. Ils ne devineront pas ce que nous voulons dire, supposer ou prévoir si nous n’articulons pas les choses clairement et explicitement. C’est ainsi que nous atteignons le dernier mais non le moindre élément – exprimer nos attentes. La transparence et la clarté de nos intentions, actions et attentes permettent à nos collègues et clients potentiels de comprendre et de visualiser l’ensemble du projet que nous entreprenons.
Les attentes sont une partie intégrante de notre vie, y compris de son aspect professionnel. Gérer proactivement celles-ci peut rationaliser le flux de travail et conduire à une équipe plus engagée, des clients satisfaits et, en fin de compte, un succès personnel ! Gardez cela à l’esprit lorsque vous travaillez sur vos projets et essayez de mettre en pratique ces quelques principes – vous verrez la différence en un rien de temps.
Lire : Quelles nouvelles compétences en gestion de projet vous devriez posséder en 2021 et 2022.
Si vous souhaitez rester en contact, rejoignez notre communauté Facebook.
En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.
Les entreprises luttent pour gérer une vaste quantité de contenu publié en ligne, des publications…
À l'ère de la transformation numérique, les entreprises ont accès à une quantité sans précédent…
Saviez-vous que vous pouvez obtenir l'essence d'un enregistrement de plusieurs heures d'une réunion ou d'une…
Imaginez un monde où votre entreprise peut créer des vidéos engageantes et personnalisées pour n'importe…
Pour tirer pleinement parti du potentiel des grands modèles de langage (LLMs), les entreprises doivent…
En 2018, Unilever avait déjà entrepris un voyage conscient pour équilibrer les capacités d'automatisation et…