Qu’est-ce qu’un système de gestion des freelances doit avoir pour garantir un travail efficace ? Quelles fonctionnalités les entreprises doivent-elles prendre en compte lors du choix des bons outils ? Lisez notre article pour découvrir les fonctionnalités les plus importantes d’un bon système de gestion des freelances.
Le système de gestion des freelances est un logiciel qui facilite considérablement la gestion de chaque aspect du travail avec des freelances. Il automatise de nombreux processus et combine toutes les fonctions de la gestion traditionnelle de manière fluide et efficace. En utilisant des systèmes de gestion des freelances, les entreprises développent une relation plus dynamique avec les freelances tout en élargissant leur champ d’activité.
Découvrez les fonctionnalités d’un bon système de gestion des freelances :
Le processus de recherche de nouveaux employés pour les entreprises qui s’appuient sur des freelances est plus fréquent que pour les entreprises avec des employés à temps plein. Par exemple, la forte demande pour un freelance particulier pour un projet spécifique est souvent si urgente que le processus de recherche nécessite rapidité et efficacité. Pour cela, vous pouvez connecter le FMS avec des bases de données de freelances.
TalentDesk est une plateforme conçue pour faire exactement cela. Elle intègre son système avec la base de données de PeoplePerHour de 3 millions de freelances. L’accès à une telle base de données de talents garantit une recherche rapide et fructueuse du bon professionnel. Une plateforme similaire avec de telles capacités est Firmbee, qui vous permet d’organiser le travail avec des freelances au plus haut niveau, en donnant accès à toutes les fonctionnalités nécessaires.
Un bon système de gestion des freelances, en plus de la capacité à trouver rapidement de nouveaux employés, doit également avoir la capacité de les intégrer rapidement dans la structure de l’entreprise ou du projet. Pour intégrer rapidement un nouveau freelance, de bons systèmes de gestion devraient déjà au début de la coopération avoir un formulaire d’intégration adapté, que les nouveaux employés rempliraient avec toutes les informations nécessaires. Cela peut inclure des informations de base sur leur profil professionnel, tous les contrats nécessaires et les coordonnées bancaires pour les futurs transferts.
En général, les entreprises impliquent plusieurs freelances avec différentes compétences dans le processus de projet. Par exemple, l’un est chargé de créer du contenu pour des sites web, un autre développe des graphiques et un troisième s’occupe du traitement vidéo. Pour gérer efficacement leur documentation ou les formulaires de progression du travail, un bon système de gestion des freelances devrait offrir la possibilité de collecter et de stocker toute la documentation au même endroit. Cela évite de disperser les données à différents endroits tels que les e-mails ou les messageries instantanées. Les documents organisés au même endroit garantissent un accès rapide et sans tracas à ceux-ci lorsque nécessaire.
Plus il y a de freelances, plus ils ont de travail à faire, et donc plus ils doivent émettre de factures. Un bon FMS peut suivre les horaires de travail des entrepreneurs indépendants, sur la base desquels il consolide toutes les factures et génère une facture agrégée pour l’entreprise à la fin du mois. Une fois le paiement effectué, le système paie chaque freelance séparément, automatisant ainsi l’ensemble du processus. Cela évite le clic fastidieux sur chaque facture séparément et élimine également toute erreur humaine affectant le paiement pour le travail effectué.
Après avoir complété toutes les étapes d’acquisition et d’intégration d’un freelance, les managers qui coordonnent le travail sur les projets dans l’entreprise doivent encore gérer les entrepreneurs indépendants. Par conséquent, une autre fonctionnalité d’un bon FMS est la fonction de tableau de bord de projet. Elle permet aux managers d’avoir un accès constant à des informations sur l’avancement du projet en cours, de contrôler les délais des tâches et de créer des équipes dédiées pour des étapes spécifiques ou des projets ultérieurs. Avec un tel tableau de bord, ils peuvent également suivre en temps réel les budgets prévus pour le projet, évitant ainsi les dépassements de budget ou même réduisant les dépenses inutiles.
Une autre fonctionnalité d’un bon système de gestion des freelances est les outils qui permettent une collaboration constante non seulement entre l’entreprise et les freelances, mais aussi entre les entrepreneurs indépendants eux-mêmes. Plus le projet est grand, plus il y a de personnes impliquées. Si plusieurs freelances y travaillent, ils devraient avoir des outils pour communiquer entre eux afin que leur travail soit cohérent et orienté dans la même direction. De quels outils parlons-nous ? Il s’agit principalement de fonctionnalités de messagerie texte intégrées, de salles virtuelles pour des vidéoconférences et d’un espace partagé dans le cloud pour le partage de fichiers. Les entreprises en bénéficient également, car cela leur donne accès à toutes les informations et données dont elles ont besoin.
Les exemples cités ci-dessus sont quelques fonctionnalités qu’un bon système de gestion des freelances devrait avoir. Grâce à elles, le travail entre l’entreprise et les entrepreneurs indépendants est simple et surtout efficace. Ces exemples montrent également à quel point il est important de choisir soigneusement le bon système de gestion des freelances afin que le travail avec eux à chaque étape du cycle de vie du projet se déroule sans accroc et ne génère pas de coûts supplémentaires pour l’entreprise.
Découvrez Comment mettre en œuvre un système de gestion des freelances dans l’entreprise ?
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