À l’ère de la numérisation croissante du travail et du départ progressif de l’emploi traditionnel, les entreprises s’appuient de plus en plus sur des freelances ou des entrepreneurs indépendants. Pour faciliter cette coopération, le Système de Gestion des Freelances (FMS) est apparu sur le marché et aujourd’hui, nous aimerions nous concentrer sur l’introduction de cette solution et montrer ses éléments clés.
Ces dernières années, la demande de personnes ayant des connaissances ou des compétences spécifiques qui peuvent aider l’entreprise “de l’extérieur” a considérablement augmenté. Leurs services se sont révélés indispensables pour les entreprises menant des projets sophistiqués. À mesure que la demande pour de tels employés augmente, il est nécessaire de développer une stratégie ou un système approprié pour les gérer.
Les systèmes de gestion des employés traditionnels, ainsi que la mesure de leur productivité et de leur efficacité sous forme de tableurs ou d’autres programmes non intégrés, ne peuvent définitivement pas gérer les freelances. Ainsi, l’application de méthodes traditionnelles aux entrepreneurs indépendants limite sévèrement leur travail, et en même temps leur productivité. Pour cette raison, de plus en plus d’organisations recherchent un système de gestion des freelances approprié. Alors, qu’est-ce que le Système de Gestion des Freelances (FMS) ?
Le Système de Gestion des Freelances est une solution basée sur le cloud pour aider les entreprises à gérer leurs ressources freelances, c’est-à-dire les freelances. Alternativement, il est également appelé plateforme ou programme de gestion des freelances.Le bon FMS peut aider les organisations en éliminant toute inefficacité tout en stockant toutes les données pertinentes. Sans cela, la gestion des freelances est difficile et très chronophage. Les systèmes FMS sont donc idéaux pour des actions telles que la mise en œuvre et l’organisation des entrepreneurs, le respect des lois locales, le suivi et le reporting des coûts, et la prévision des dépenses.
Les éléments communs à tous les systèmes de gestion des freelances sont l’Acquisition et la mise en œuvre, la Gestion de la base de données des freelances, l’Organisation de l’équipe et le Paiement. Sans plus tarder, voyons ce que ces éléments englobent.
La première étape pour embaucher un freelance est de trouver un. Cela implique de trouver la bonne personne nécessaire pour notre projet. Au sein du FMS, le processus d’embauche analyse les options de correspondance en fonction des compétences du freelance et des attentes de l’entreprise. La qualité de cette base de données de freelances détermine la rapidité avec laquelle nous trouvons le bon candidat.
Une fois que nous avons trouvé le recrue, la deuxième étape appelée mise en œuvre commence. Elle consiste à fournir au nouvel arrivant une formation sur des questions techniques telles que la signature de contrats, la création de factures, la mise en place de paiements, le contact avec le chef de projet, etc. De plus, l’entreprise remet les outils qu’elle utilise pour permettre à l’extérieur un règlement rapide.
Le sourcing et la mise en œuvre des freelances est un processus exigeant. Cependant, vous n’avez pas nécessairement à le répéter chaque fois que vous commencez un nouveau projet. La flexibilité et la sélection de freelances ayant des compétences spécifiques requises à un moment donné est un avantage significatif par rapport à l’emploi traditionnel. C’est pourquoi organiser la bonne base de données de freelances est un aspect très important de tout FMS.
Avec des fonctionnalités intégrées pour gérer une base de données de travailleurs freelances, un FMS bien choisi devrait permettre aux entreprises de rechercher rapidement des employés en fonction, entre autres, de leur disponibilité actuelle, du tarif auquel ils sont prêts à travailler, et d’autres facteurs pertinents pour l’organisation.
Chaque FMS devrait inclure la faculté d’évaluer le travail de tels freelances, ainsi que la capacité pour d’autres membres de l’équipe de donner à cette personne des retours lors de la conclusion de contrats. De tels retours s’avèrent vraiment précieux pour les entreprises utilisant des travailleurs freelances, car ils proviennent de personnes directement impliquées dans le projet.
Travailler avec des employés traditionnels à temps plein diffère considérablement de travailler avec des freelances. Alors que les entreprises cherchent à embaucher des freelances pour plus de flexibilité et d’expertise, elles doivent s’attendre à ce que les freelances travaillent selon leurs propres horaires et à distance. Les FMS répondent aux défis du travail à distance grâce à des fonctionnalités telles que des entretiens par webcam, des discussions de groupe et des intégrations avec des outils utilisés par d’autres en même temps. De plus, grâce à cette intégration, des aspects tels que les budgets disponibles et les horaires deviennent mis à jour en temps réel.
Les bons systèmes FMS offrent des outils transparents concernant le suivi des paiements. Ils rendent des aspects tels que la visibilité des paiements ou le statut disponibles pour les deux parties. Cela évite toute confusion lors du paiement de l’argent pour le travail effectué, ainsi que des désaccords associés à des statuts de paiement mal organisés. Les systèmes FMS offrent des outils tels que la facturation, l’approbation et la planification des paiements futurs. Avec une base de données des transactions passées, il est facile d’organiser les dépenses et de les optimiser en conséquence.
Utiliser le bon système pour gérer les travailleurs freelances soutient une utilisation maximale de leurs capacités, leur faisant gagner du temps, et créant un environnement plus rentable et flexible pour travailler ensemble.
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