Savez-vous comment améliorer le processus de facturation ? Doit-il être si chronophage et laborieux ? Le processus de facturation semble difficile, surtout si vous n’avez eu aucun contact préalable avec le sujet. Cependant, il s’avère que l’ensemble du processus peut être grandement facilité par des outils qui permettent l’émission indépendante de factures. Grâce à de tels outils, vous gagnez du temps, et ce qui est plus important, vous accélérez les processus de flux financiers. Comment pouvez-vous améliorer le processus de facturation ? Pour le découvrir, lisez l’article et utilisez la liste de contrôle que nous avons développée.
Vous serez peut-être surpris, mais même un petit effort fait lors de l’étape d’envoi des offres aux clients peut considérablement faciliter le processus de facturation. Comment est-ce possible ? Une présentation claire et transparente des questions financières dès le début aide à éviter toute incompréhension inutile par la suite. Un client doit savoir exactement combien et quand il doit payer au moment de l’acceptation de votre offre.
Décidez si vous faites vos règlements sur la base des heures travaillées ou sur l’ensemble du projet, et spécifiez le délai de paiement. Si vous accordez des remises pour paiements anticipés, vous devez en informer vos clients dès le début. Avertissez vos clients des taux d’intérêt pour les paiements tardifs. Faites-leur savoir quel est votre jour d’émission des factures. Plus d’informations sur les paiements seront disponibles au début de la coopération, moins votre client aura de doutes lors du paiement.
Rappelez-vous de garder une trace écrite de tous les arrangements. Toute forme écrite, même un e-mail ou un message d’un messager instantané, est suffisante. Que faire si vous avez oublié de définir clairement vos conditions ? Faites-le avant d’émettre votre facture. De cette façon, vous éviterez des questions inutiles après l’envoi de la facture. Expliquer toutes les incompréhensions prend du temps, ce qui signifie que vous pourriez recevoir votre paiement seulement après avoir discuté de toutes les questions concernées.
Avant d’émettre la facture, vérifiez si vous avez toutes les informations nécessaires pour ce processus. Il y a des informations qui doivent être incluses sur chaque facture. Aucun élément ne peut manquer. Vous aurez besoin de :
Avec un tel ensemble d’informations déjà collectées, le processus de facturation ne devrait pas prendre beaucoup de temps. Pourquoi est-il bénéfique de collecter toutes les informations avant le processus de facturation ? Lorsque vous avez toutes les informations à portée de main, vous n’avez pas à les rechercher pendant la facturation, ce qui signifie que vous pouvez rester dans le flux.
Juste après que votre travail soit terminé, vous vous souvenez encore de tous les détails de la mission. Vous savez exactement ce qui était sur les commandes ou dans l’accord. Cela vous permettra de créer une description précise sur la facture. Même si vous avez une très bonne mémoire, il n’est pas judicieux de reporter le processus de facturation à une date ultérieure.
La facturation doit être rapide, sinon votre client pourrait penser que vous n’attendez pas nécessairement un paiement rapide. De plus, tout retard dans la facturation peut rendre l’ensemble du processus plus difficile en raison de la cumulation de documents – vous devrez passer toute la journée à les traiter.
Traiter les documents en continu permet non seulement une répartition uniforme de la charge de travail, mais diminue le risque d’omission d’une facture. Les factures électroniques sont supérieures à bien des égards – vous pouvez les émettre à tout moment, même pendant le week-end, et les envoyer immédiatement à l’e-mail de votre contractant. Les versions papier des factures doivent être imprimées et envoyées par courrier traditionnel pendant une journée de travail.
Certains des processus sont répétitifs. Le traitement des factures en fait partie. La forme des factures est définie par la loi, donc la plupart des éléments de la facture restent inchangés. Au lieu de réfléchir aux éléments de vos factures, utilisez des modèles prêts à l’emploi.
Chaque modèle de facture prêt à l’emploi doit contenir l’espace pour tous les détails nécessaires – rien ne peut être perdu. Il suffit de remplir les espaces vides et votre facture est prête. À ce stade du processus, votre base de données avec les détails nécessaires sera particulièrement utile. En général, le modèle peut être ajusté au caractère de votre activité. Il existe de nombreux types de modèles parmi lesquels vous pouvez choisir. Certains d’entre eux sont très traditionnels et officiels, d’autres présentent un design intéressant, ou leur forme est axée sur la transparence. Pour ajuster le modèle à vos propres besoins, vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise ou utiliser des couleurs associées à votre marque.
Utiliser des modèles vous permet d’éviter la plupart des erreurs possibles. Les modèles incluent généralement tous les éléments nécessaires d’une facture. Cependant, des erreurs peuvent survenir à tout moment. Avant d’envoyer votre document au client, vérifiez-le soigneusement et n’oubliez pas de comparer votre facture avec la commande ou l’accord. Il est préférable de vérifier tous les détails avant d’envoyer la facture au client plutôt que de faire des factures correctives, ce qui entraîne un temps d’attente plus long pour le paiement.
La plupart des opérations peuvent être effectuées à l’aide de logiciels informatiques. L’ordinateur peut également aider au traitement des factures. Vous pouvez créer votre propre base de données de clients – vous devez entrer les données dans le système une seule fois pour pouvoir les utiliser encore et encore. Un bon logiciel de facturation aide à éviter les erreurs pendant le processus de facturation.
L’automatisation du processus de facturation est particulièrement utile pour les factures récurrentes. Pourquoi ? Vous avez les mêmes détails du client, le montant et la description, tout ce que vous avez à faire est de définir la date ou la fréquence des paiements et le programme fera le reste. C’est encore plus facile dans le cas des factures électroniques – le logiciel peut émettre et envoyer une facture au client. C’est une énorme amélioration dans le traitement des factures.
Le processus de facturation inclut non seulement l’émission d’une facture et son envoi au client, mais aussi s’assurer que le paiement est effectué à temps. C’est la dernière action dans l’ensemble du processus de facturation, mais ce n’est pas la moins importante. Il est très bénéfique de surveiller en permanence tous les délais de paiement.
Parfois, après la date de paiement, vous n’avez toujours pas d’argent sur votre compte. Vous pouvez envoyer un rappel doux au client – la tactique et la politesse sont très importantes ici. Le client a le droit de payer à la dernière minute et même un léger retard ne peut pas être la raison d’un sévère reproche. Il est préférable de maintenir de bonnes relations avec les clients même si vous devez affirmer vos intérêts.
Pour optimiser le processus de facturation, utilisez l’application de facturation – elle aide à respecter toutes les politiques énumérées ci-dessus. En général, l’application dispose de fonctionnalités telles que des modèles prêts à l’emploi, une base de données de clients et un module d’adressage.
L’application de facturation aide à éviter les erreurs numériques grâce à l’automatisation des calculs. Des fonctionnalités supplémentaires permettent la facturation récurrente, l’envoi de rappels et le suivi des statuts de paiement ou même l’envoi de demandes de paiement aux débiteurs.
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