En ce qui concerne le processus créatif, il existe peu d’obstacles comme la mauvaise communication. Lorsque un designer et un client se malentendent, les projets sont abandonnés, de l’argent est gaspillé, et la confiance de chacun en prend un coup. De plus, le temps du client est souvent perdu dans des réunions où les paramètres de conception sont discutés et affinés ; cela peut facilement prendre des jours, voire des semaines dans des cas extrêmes. Alors, comment créer un cahier des charges qui améliore réellement votre communication avec le client ?
Lorsque vous demandez un service à quelqu’un, vous lui dites précisément ce dont vous avez besoin. Vous ne demanderiez jamais à un collègue de transmettre des informations qu’il n’a pas bien comprises à quelqu’un qui est également confus.
Alors pourquoi tant de designers essaient-ils de communiquer avec les clients tout en manquant de clarté eux-mêmes ? Il est impossible d’expliquer clairement vos besoins sans d’abord découvrir et comprendre ces besoins vous-même – mais comment déterminer ce qu’un client veut s’il n’est pas sûr lui-même ?
La clé peut être de développer un cahier des charges que les clients et les designers peuvent remplir ensemble avant de commencer un contrat de conception.
Un cahier des charges est utilisé pour collecter les exigences qui informent et dirigent le processus créatif tout en étant géré par le client (client/utilisateur). Il fait partie de votre contrat avec votre client. Plus le cahier des charges est bon, meilleur sera le résultat (solution de conception).
Le cahier des charges peut prendre la forme d’un questionnaire, d’un entretien, ou d’une combinaison des deux.
L’objectif d’un cahier des charges est d’identifier les besoins du client de manière à ce qu’il y ait peu de surprises et peu de place pour l’interprétation.
Idéalement, le designer et le client travailleront ensemble pour créer un cahier des charges qui soit suffisamment spécifique pour guider leur direction créative et suffisamment flexible pour accueillir des changements de portée.
L’objectif d’un cahier des charges n’est pas simplement de documenter ce que le client veut, mais aussi pourquoi il veut ce qu’il veut. Le cahier des charges vous permet de découvrir des besoins cachés, de garantir que des attentes réalistes sont fixées dès le début, et de concevoir des solutions qui correspondent à l’utilisation prévue par votre client.
Un bon cahier des charges peut réduire la mauvaise communication pendant le projet (ce qui fait gagner du temps et de l’argent) et mieux communiquer les propositions de valeur pour vous en tant que designer/propriétaire d’entreprise et pour vos clients.
Compléter ce processus tôt offre une opportunité de découverte s’il n’y avait pas de connaissance préalable sur ce que vous faites, et forme la base d’une relation à long terme.
Tout d’abord, vous devez savoir exactement qui sera votre public (l’équipe du client). Utilisez cette connaissance et ce que vous savez déjà sur eux (leurs titres de poste, l’entreprise pour laquelle ils travaillent, comment ils y sont arrivés) pour créer le meilleur cahier des charges qui réduira la complexité et accélérera votre communication avec le client dès le début.
Ensuite, créez une explication que vous présenterez sur pourquoi ce cahier des charges est nécessaire. Le meilleur moyen de prouver l’importance de votre cahier des charges est de décrire à la fois leur problème et les solutions possibles.
Cela peut sembler redondant étant donné l’existence même du cahier des charges, mais il est important de s’assurer que tout le monde lors de votre réunion comprend que nous travaillons vers une solution.
Fixer des attentes pendant le processus de conception aidera les deux parties à se sentir rassurées si des changements sont apportés en cours de route. Intégrez dans votre cahier des charges un espace pour définir et discuter des attentes.
Assurez-vous de leur poser des questions et d’explorer leurs réponses en profondeur – cela vous aidera à comprendre leurs besoins implicites ainsi que leurs exigences explicites (et des choses qu’ils ne réalisent peut-être même pas qu’ils veulent/besoin).
Lors de la définition du cahier des charges, considérez ces domaines pour créer les meilleures questions :
Utilisez ces questions pour créer un ensemble de questions que vous utiliserez pour construire votre cahier des charges standard. N’ayez pas peur de vous donner de l’espace pour adapter votre cahier des charges selon les besoins spécifiques.
Enfin, consultez quelqu’un en dehors de votre équipe immédiate pour obtenir des informations supplémentaires sur ce que vous avez construit. Profitez de leurs réflexions sur le processus de conception et sur la façon dont votre cahier des charges peut être confus, compliqué ou pas assez développé.
Que ce soit un ami, un membre de la famille, un mentor ou un collègue, cette perspective peut s’avérer précieuse lors de la finalisation du cahier des charges original.
Améliorez votre processus de conception & élevez votre communication avec les clients grâce à des outils innovants. Bien que les cahiers des charges puissent révolutionner la communication avec les clients et l’ensemble du processus de conception, ils peuvent être difficiles à créer, à mettre en œuvre et à suivre au début. Heureusement, vous pouvez tirer parti d’outils innovants pour améliorer votre processus de conception & de coopération avec les clients.
Si vous recherchez un outil numérique pour dynamiser votre communication avec les clients pendant la conception, consultez Firmbee. Firmbee dispose d’un module de gestion de projet qui permet aux designers et aux clients d’avoir une vue d’ensemble des projets à n’importe quelle étape. L’équipe derrière Firmbee a développé une fonctionnalité innovante appelée “liens invités” – ce sont des liens envoyés aux clients qui leur permettent de voir le projet, ses étapes et son avancement.
Avec les liens invités, les designers et les clients peuvent intervenir ou laisser des commentaires structurés si quelque chose ne se passe pas comme prévu.
Avez-vous d’autres conseils sur la façon d’améliorer votre communication avec les clients pendant la conception ? Ou peut-être avez-vous en tête des idées qui devraient être couvertes dans un cahier des charges ? Partagez-les dans les commentaires.
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Un designer graphique et UX qui traduit en design ce qui ne peut être exprimé par des mots. Pour lui, chaque couleur, ligne ou police utilisée a une signification. Passionné par le design graphique et web.
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