Événements d’entreprise virtuels. Comment les planifier et les réaliser ?

Trouvez votre public cible et fixez un budget pour l’événement d’entreprise

Établir des relations, célébrer les succès de l’entreprise, créer de nouveaux contacts professionnels ? Avant de commencer à préparer votre événement d’entreprise, définissez son objectif et décidez qui va y participer. Après tout, vous devez aborder un événement pour les employés différemment d’un événement pour les clients, les sous-traitants ou les partenaires commerciaux.

Ensuite, considérez votre budget. Bien que les événements d’entreprise virtuels ne soient pas aussi coûteux que les événements traditionnels, vous devrez peut-être tout de même dépenser de l’argent (par exemple, pour les frais de plateforme, les prix pour les participants et la compensation pour les invités – en fonction des attractions prévues).

Choisissez le bon outil

Après avoir défini votre public cible et fixé le budget, vous pouvez passer à l’étape suivante, qui est de choisir la bonne plateforme pour accueillir votre événement. Analysez les options disponibles, par exemple, Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting ou des plateformes d’événements virtuels dédiées comme Hopin ou Remo, puis décidez quelle solution adopter.

Créez un programme d’événement d’entreprise

Il est temps de créer un plan d’événement attrayant. En fonction du type de réunion, choisissez les bonnes attractions :

• Conférences et ateliers pour élargir les connaissances et les compétences,
• Jeux et activités pour établir des relations,
• Concours et quiz pour tester les connaissances.

Réalisez l’événement d’entreprise

Avant l’événement d’entreprise virtuel, assurez-vous que vous, en tant qu’organisateur, disposez de l’infrastructure technique appropriée, y compris une connexion Internet stable et un équipement informatique (casque, haut-parleurs, caméra fonctionnelle, etc.). De plus, faites des répétitions pour éviter d’éventuels problèmes.

Le jour de l’événement, n’oubliez pas d’accueillir les participants et de les familiariser avec l’objectif de la réunion. Utilisez une variété d’activités et faites des pauses régulières. Si possible, fournissez aux participants des boissons et des collations. La clé d’un événement virtuel réussi est de garder les participants engagés et de s’adapter aux circonstances changeantes – essayez de garder cela à l’esprit tout au long de l’événement.

Résumé

Lorsqu’il est bien organisé, une réunion de team-building en ligne ou un autre événement peut être tout aussi attrayant et efficace qu’un événement traditionnel, bien qu’ils nécessitent certainement une approche différente. Ils nécessitent cependant moins de travail et donc moins de ressources. Que vous planifiez un événement en ligne ou hors ligne, vous pouvez faciliter votre travail en utilisant Firmbee, notre logiciel de gestion de projet. Dans Firmbee, vous pouvez utiliser des tableaux Kanban pour attribuer des tâches, créer des listes de choses à faire, définir des priorités et contrôler le budget, le tout au même endroit.

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