Voulez-vous être plus organisé dans votre vie quotidienne – tant professionnelle que personnelle ? Vous pouvez y parvenir avec quelques étapes simples : commencez par planifier votre travail, puis estimez le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche, et vérifiez si la réalité (temps passé) correspond à vos attentes. Mais ce n’est pas tout – réduire l’impact des distractions environnantes sur votre travail est également important. Ce n’est que lorsque toutes ces actions sont combinées que vous pouvez tirer pleinement parti de vos cycles de productivité naturels et obtenir de meilleurs résultats au travail. Ci-dessous, vous trouverez quelques moyens de maximiser votre concentration sur chaque tâche que vous recevez. Lisez la suite.
La technique Pomodoro est sans aucun doute la méthode de travail la plus populaire conduisant à une concentration accrue sur les tâches de votre liste de choses à faire. Elle consiste à effectuer des tâches en cycles de 25 minutes, suivis d’une pause de 5 minutes. Pourquoi cette méthode est-elle utile pour réduire les distractions ? Parce que vous fournissez à votre cerveau l’information qu’une tâche donnée doit être accomplie dans le temps imparti, ce qui entraîne une plus grande motivation à travailler et, par conséquent, même une évitement inconscient des distractions – surtout dans une situation où le chronomètre compte à rebours le temps.
Bien sûr, si vous en avez vraiment besoin, vous pouvez prolonger votre temps de travail (par exemple, jusqu’à 40 minutes), mais n’oubliez jamais de prendre des pauses régulières – de préférence à peu près à la même heure chaque jour. Ainsi, travailler et prendre des pauses deviendra votre habitude, vous aidant à rester productif.
Même si vous pensez ne pas consacrer beaucoup de temps aux distractions comme les réseaux sociaux ou votre blog préféré, la réalité est probablement bien différente. Nous avons tendance à nous détacher inconsciemment de la tâche en cours pour vérifier un message que nous avons reçu, faire défiler un mur Facebook ou rattraper les nouvelles sur Twitter, prolongeant automatiquement notre temps pour accomplir nos devoirs au travail ou à la maison. Sans notifications entrantes ou en étant incapable de consulter les pages que nous avons mises en favori pendant une certaine période (grâce, par exemple, à une application spéciale), il sera définitivement plus facile de se concentrer sur ce que nous avons à faire.
Parfois, vous pouvez également être distrait par des collègues qui ont besoin de votre aide pour leurs tâches – vous devriez essayer de les “bloquer”, tout comme les réseaux sociaux ou un site web fréquemment visité. Bien sûr, nous ne vous encourageons pas à ne pas soutenir vos collègues, mais vous avez toujours le droit de leur dire que vous devez vous concentrer sur une autre tâche maintenant et que vous les aiderez quand vous l’aurez terminée. Une telle attitude devrait être comprise – et parfois, vous ne pouvez tout simplement pas faire sans tracer une ligne et établir des limites.
Avez-vous du mal à vous concentrer sur une tâche parce que vous savez très bien que, peu importe comment vous travaillez, cela vous prendra beaucoup de temps pour la terminer ? Une telle attitude conduit directement à une perte de concentration. Heureusement, il est possible de l’éliminer – tout ce que vous avez à faire est de diviser la tâche en parties plus petites et de vous concentrer sur l’accomplissement de chacune d’elles, au lieu de penser à combien de temps il faudra pour terminer l’ensemble. Cela vous permettra également d’estimer le temps que chacune de ces petites tâches devrait vous prendre, et par conséquent, vous gagnerez plus de motivation et trouverez plus facile de ne pas vous laisser distraire.
Si vous voulez rester concentré et accomplir vos tâches efficacement, essayez de ne pas faire plus d’une tâche à la fois. Nos cerveaux ont besoin de quelques minutes pour entrer dans un état de concentration sur une tâche sélectionnée, et chaque fois que nous passons à la suivante, ce processus recommence (car, par exemple, il s’agit d’un type de tâche complètement différent, sujet, etc.). Et même si vous pensez qu’en multitâchant vous atteignez une meilleure productivité, en réalité (comme le confirment également les recherches) vous passez plus de temps sur chaque tâche, augmentant le risque de faire une erreur inutile.
Combien de temps êtes-vous capable de travailler avant que votre productivité ne commence à décliner ? Combien de pauses avez-vous besoin pendant la journée pour maintenir votre productivité au même niveau ? À quelles heures trouvez-vous le plus facile de vous concentrer sur ce que vous devez faire, et quand commencez-vous à vous sentir fatigué ? Ce ne sont là que quelques-unes des questions auxquelles vous devriez répondre pour découvrir vos cycles de productivité naturels et planifier votre travail en fonction d’eux.
En analysant combien de temps il vous a fallu pour accomplir une tâche donnée, vous serez en mesure de vérifier quand vous êtes le plus productif – le matin avant le petit déjeuner, entre 10 et 12 heures (c’est ce que les recherches indiquent) ou peut-être après le déjeuner ? Chacun est différent à cet égard, donc il est utile de savoir quand vous travaillez le mieux et trouvez plus facile de rester concentré. Faites vos tâches les plus exigeantes lorsque vous vous sentez le plus énergique, et laissez les plus petites pour les moments où vous êtes le moins productif.
Comme vous pouvez le voir, il existe plusieurs moyens de réduire l’impact des distractions au travail et, par conséquent, d’accomplir vos tâches plus rapidement, plus efficacement et avec de meilleurs résultats. Si vous souhaitez être plus productif, essayez d’identifier ce qui vous distrait, puis mettez en œuvre la meilleure solution pour vous parmi celles énumérées ci-dessus.
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En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.
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