Un outil de gestion de projet fonctionnera-t-il pour n’importe quelle organisation ? Définitivement, oui. Dans le cas des grandes organisations, l’utilisation d’un tel logiciel accélère considérablement tous les processus, facilite l’échange d’informations et garantit un contrôle constant sur les tâches effectuées. D’autre part, les petites équipes réalisant des projets à petite échelle peuvent accéder à un certain nombre d’outils utiles dans le système – non seulement pour la gestion de projet, mais aussi pour le CRM et les RH – qui améliorent divers domaines des opérations de l’entreprise.
Au cours d’un projet, des problèmes surviennent souvent en raison de situations externes et internes. Alors que les facteurs externes sont généralement hors de notre contrôle, les facteurs internes peuvent être éliminés – à condition que nous comprenions qu’ils sont un problème permanent et non juste un problème ponctuel. Les 4 exemples les plus courants de situations ayant des conséquences négatives pour l’ensemble du projet – pour lesquelles l’implémentation d’un outil approprié pourrait être une solution – sont énumérés ci-dessous.
Vous ne vous souvenez pas quand votre subordonné est censé terminer la tâche assignée ? Avez-vous perdu le carnet où vous avez distribué les tâches pour l’étape en cours du projet ? Vous ne savez pas ce que font vos employés en ce moment ? Si vous ressentez d’une manière ou d’une autre que vous êtes incapable de maintenir le contrôle sur le projet, vous devriez définitivement parier sur l’implémentation d’un outil de gestion de projet.
Ajouter toutes les tâches avec les personnes responsables, définir leurs priorités et dates d’échéance, les changements de statut (par exemple, à faire – en cours – terminé) – ce ne sont là que quelques-unes des fonctions qui vous permettront d’éliminer le problème du manque de supervision. La surveillance constante est, après tout, le meilleur moyen d’atteindre les bénéfices escomptés.
Remarquez-vous que d’autres membres de l’équipe ne savent pas ce que fait actuellement leur collègue ? Bien qu’il puisse sembler que chacun devrait être responsable uniquement de ses propres tâches, c’est une pensée erronée qui conduit à une utilisation inefficace des ressources – et par conséquent, à des erreurs. Travailler en équipe sur un projet commun signifie que les individus dépendent les uns des autres, rendant la communication adéquate nécessaire. Avec toutes les informations dans le système et tout le monde y ayant accès, vous pouvez vérifier l’état du travail des autres à tout moment et planifier vos activités.
De plus, un outil de gestion de projet vous permet d’offrir de l’aide (après avoir terminé vos tâches) à la personne qui est le plus susceptible de ne pas respecter son délai. La possibilité de stocker tous les documents au même endroit aide également à améliorer la communication entre les différents membres de l’équipe. Fournir l’accès à tous dans un même système est le moyen le plus simple de coopérer efficacement les uns avec les autres.
Des retards peuvent survenir pour diverses raisons, et à n’importe quelle étape de l’implémentation – et exercer un contrôle sur tous les processus sans l’aide d’un logiciel approprié peut être considérablement difficile. Un outil de gestion de projet vous permettra d’éviter de telles situations affectant le résultat final de l’implémentation en vous fournissant une capacité constante à contrôler les goulets d’étranglement. Lorsque vous avez toutes les informations dans un même système, et qu’il y a une date d’achèvement à côté de chaque tâche, la possibilité de retards inattendus sera minimisée.
Les finances sont souvent le plus grand point de douleur d’un projet, et le manque de contrôle constant sur les recettes et les dépenses peut entraîner des conséquences désastreuses, aggravant considérablement la situation financière de l’entreprise. Bien sûr, au cours du projet, il peut arriver que nous ne respections pas les hypothèses initiales (en raison, par exemple, d’augmentations significatives des prix des biens dont nous avons besoin), mais en gardant une trace de toutes les informations dans un même système, nous pouvons repérer le problème plus tôt et réagir en conséquence. Si vous avez déjà eu des problèmes pour respecter le budget, ne risquez pas de répéter une telle situation.
Pensez à savoir si les situations mentionnées ci-dessus sont déjà apparues dans votre organisation, et si leur fréquence était suffisamment élevée pour devenir un problème empêchant votre entreprise de fonctionner sans heurts. Si la réponse est oui, vous saurez exactement quelle étape suivre ensuite. Planification plus facile des tâches, prise de rendez-vous, contact avec les collègues, exercice du contrôle, suivi des événements dans votre calendrier – si vous sentez que vous avez besoin de telles fonctionnalités, n’hésitez plus, choisissez simplement le meilleur outil de gestion de projet pour vous.
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En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.
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