Qu’est-ce que l’analyse de poste ? 7 techniques principales pour réaliser une analyse de poste en gestion des ressources humaines.

Qu’est-ce que l’analyse de poste ? Avez-vous déjà entendu ce terme, savez-vous ce que vous devez faire pour analyser le poste d’un employé ? Si vous ne connaissez pas l’analyse de poste – c’est le bon moment pour vous rattraper – lisez l’article et découvrez-en plus sur la définition de l’analyse de poste et les techniques les plus connues utilisées pour l’évaluation des postes.

Qu’est-ce que l’analyse de poste ? – table des matières :

1. Qu’est-ce que l’analyse de poste ?
2. Analyse de l’offre d’emploi
3. Techniques d’analyse de poste
4. Analyse des compétences
5. Analyse des compétences
6. Résumé

Qu’est-ce que l’analyse de poste ?

L’analyse de poste est un processus d’évaluation englobant le rôle et les compétences nécessaires pour un poste spécifique. C’est l’une des méthodes les plus importantes de gestion des ressources humaines dans toute organisation. L’objectif de l’analyse a plusieurs aspects et objectifs : description du poste, planification du parcours de développement de carrière, organisation du lieu de travail, sélection et recrutement, évaluation des postes et préparation de la structure salariale dans l’entreprise.

L’analyse de poste implique la collecte systématique d’informations liées à l’offre d’emploi donnée, en se concentrant sur les avantages découlant de l’occupation d’un tel poste dans l’entreprise. De plus, l’analyse de poste se concentre sur les compétences et les connaissances nécessaires à la personne qui occupe ce poste.

Analyse de l’offre d’emploi

L’analyse du poste doit fournir des informations en relation avec des questions détaillées telles que :

• À quoi sert le poste de travail ?
• Quel est le champ des responsabilités ?
• Qu’est-ce que l’employé doit faire ?
• Quel est le niveau d’efficacité des activités en cours ?
• Quelle est la structure des lignes de reporting ?
• Quels sont les facteurs de motivation ?
• Quelles sont les conditions de travail, l’équipement de bureau et l’ergonomie ?

L’analyse de l’offre d’emploi est une pratique qui vise à rassembler des informations spécifiques. La toute première étape de l’analyse nécessite d’utiliser la documentation de l’entreprise pour en savoir plus sur l’activité, ses objectifs, ses procédures et sa structure organisationnelle.

À l’étape suivante, le poste, les responsabilités, les activités en cours et l’objectif général du poste sont examinés. À ce stade, il est utile d’avoir une conversation avec le manager du département ou de la section et les employés. Il est bénéfique de demander aux employés de tenir un journal des activités en cours pendant une semaine ou deux. L’observation du lieu de travail est également utile, tout comme le travail d’observation pendant la journée.

Techniques d’analyse de poste

Il existe de nombreuses techniques d’analyse de poste qui aident à collecter des données rapidement et efficacement.

• Conversation – généralement tenue avec les employés. Toutes les données collectées doivent être vérifiées avec le manager ou le chef d’équipe. Les questions les plus importantes sont : le niveau d’indépendance, les problèmes typiques, le niveau de difficulté, les qualifications nécessaires, les compétences requises. Avantages : flexibilité, simplicité. Inconvénients : analyse chronophage et laborieuse des informations.

• Questionnaires – remplis par les employés, vérifiés par le manager ou le chef d’équipe. Ici, la formulation du questionnaire est cruciale, elle doit contenir des questions simples, transparentes et compréhensibles. Avantages : utile pour l’analyse de nombreux postes, fait gagner beaucoup de temps. Inconvénients : la préparation du questionnaire est chronophage, l’exactitude des résultats dépend de la qualité du questionnaire et des compétences d’interprétation des répondants.

• Liste de contrôle – dans cette méthode, un type spécifique de questionnaire est utilisé. Le questionnaire est fortement structuré et ne contient que des questions qui nécessitent que le répondant coche soit “oui” soit “non”. Les répondants ne peuvent que vérifier ou évaluer la caractéristique du poste. La liste de contrôle peut être basée sur une longue liste de questions-tâches que les employés doivent marquer uniquement celles qui sont liées à leur travail. Avantages : simplicité, bon pour de nombreux postes différents. Inconvénients : la préparation de la liste de contrôle est chronophage, pas adaptée aux petits groupes de participants.

• Observation – nécessite une présence constante pendant le travail, lorsque toutes les informations sur le poste sont collectées : durée des tâches, méthodes, procédures – tout cela peut être surveillé pendant l’observation. Avantages : utile pour les postes clés, objectivité. Inconvénients : très chronophage, pas adapté à tous les postes impliquant des activités mentales qui ne sont pas observables.

• Auto-description – description écrite du poste et de toutes les tâches effectuées par l’employé. Avantages : pas d’étape de préparation, matériel comparatif étendu. Inconvénients : difficultés lors de la rédaction de la description, subjectivité, nécessité de fournir une formation ou des directives avant la tâche.

• Journaux et rapports – tenus quotidiennement, décrivant une journée typique, heure par heure. De tels journaux peuvent être préparés après chaque journée de travail. Les journaux sont particulièrement utiles pour les postes de direction. Avantages : pas d’étape de préparation, matériel comparatif étendu. Inconvénients : difficultés lors de la rédaction de la description, subjectivité, nécessité de fournir une formation ou des directives avant la tâche.

• Analyse hiérarchique des tâches – divise les responsabilités en ensembles hiérarchiques de tâches et de sous-tâches. Cette méthode montre toutes les tâches de manière claire et transparente, décrit les normes de fonctionnement et les conditions de travail. Elle est généralement utilisée pour les postes de cols bleus. Avantages : analyse détaillée des objectifs avec un chemin clair pour les atteindre. Inconvénients : chronophage, nécessite de hautes compétences de l’analyste.

Analyse des compétences

La prochaine étape de l’analyse de poste est l’examen des compétences nécessaires pour un poste donné. L’objectif principal de cette enquête est d’obtenir des informations sur les compétences nécessaires pour atteindre un certain niveau d’efficacité. Le poste est principalement analysé en ce qui concerne les compétences et les capacités requises pour le poste. L’analyse des compétences est principalement utilisée pour le travail de bureau et manuel en utilisant des techniques telles que :

• Distribution du travail – analyse du poste réalisée en divisant toutes les tâches, processus et responsabilités.
• Analyse des compétences manuelles – observation des travailleurs expérimentés pendant leur travail, description détaillée des mouvements et des positions du corps.
• Analyse des tâches – l’objectif de l’analyse est de trouver d’éventuelles difficultés et de concevoir des techniques de formation connexes.
• Analyse des erreurs – analyse des erreurs typiques qui se produisent en relation avec un poste donné, en particulier celles qui entraînent des implications financières.
• Analyse des capacités d’apprentissage – évaluation des capacités d’apprentissage qui aident à obtenir des résultats satisfaisants.

Analyse des compétences

L’analyse des compétences est liée aux capacités comportementales et fonctionnelles de l’employé. L’analyse tend à se concentrer sur les compétences nécessaires pour un poste donné. Plusieurs techniques sont utilisées pour l’analyse des compétences :

• Conseils d’un expert – technique très large et peu efficace qui consiste à rechercher des conseils auprès d’un individu expérimenté, qui est invité à dresser une liste de compétences.
• Conversation structurée – la conversation tenue avec de nombreux employés est basée sur une liste de compétences et permet une estimation détaillée des indicateurs positifs et négatifs de comportement qui influencent l’efficacité du travail.
• Atelier – les ateliers sont animés par des personnes ayant des connaissances professionnelles et une expérience de travail. Les compétences clés de l’organisation sont évaluées avec cette technique.
• Analyse fonctionnelle – est une description de l’objectif principal du poste avec la définition de sa fonction stratégique.
• Analyse des événements critiques – analyse des compétences basée sur des événements critiques réels survenant.

Analyse de poste – résumé

Une gestion efficace des ressources humaines dans l’organisation nécessite l’exécution régulière de l’analyse de poste. Les résultats de l’analyse sont le point de départ pour la réalisation de nombreux objectifs. Les analyses permettent de préparer des descriptions de postes, d’évaluer les postes et de définir la structure salariale dans l’entreprise. L’analyse de poste est inestimable en tant qu’outil de motivation, d’évaluation et de récompense des employés. Les résultats obtenus peuvent indiquer la direction du développement futur et montrer les voies possibles d’utilisation efficace des ressources humaines. L’équipe de direction peut utiliser ces informations pour atteindre les objectifs de l’organisation.

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