Le système 5S permet de maintenir l’ordre et d’organiser les espaces de travail pour une plus grande efficacité. Il est principalement utilisé dans les installations de fabrication, où les employés utilisent de nombreux outils. La méthode est très universelle et peut être utilisée avec succès par différentes industries et secteurs, y compris les bureaux et les prestataires de services. L’objectif principal de la méthode lean 5S est la prévention des déchets. Les déchets signifient différentes choses dans différents lieux de travail, mais l’effet de la réduction des déchets devrait être le même. La méthode du système 5S augmente l’efficacité des employés et apporte de meilleurs résultats au travail. La méthode 5S est directement liée à la gestion Lean et est perçue comme l’une des méthodes clés utilisées pour une organisation appropriée de l’environnement de travail.
Le système 5S a été utilisé au Japon pendant des décennies, mais il a gagné en popularité au début des années 80 du 20ème siècle. Il a été diffusé par Takashi Osada. Le nom du système provient des cinq activités qui créent un lieu de travail efficace lorsqu’elles sont effectuées consécutivement. Le nom initial du système a été inventé en japonais et a ensuite été traduit en anglais. Il comprend les éléments suivants :
Il est très important d’effectuer toutes les étapes du système dans un certain ordre. Chaque étape est directement liée à la suivante et elles créent un certain type de processus. Lors de la sélection, nous préparons l’espace pour mettre les outils en ordre, nous retirons tous les outils qui ne sont pas nécessaires. La prochaine étape est de briller – nettoyer l’espace de travail choisi. Après ces trois étapes, il y a un moment de standardisation des processus pour montrer à chacun comment effectuer toutes les étapes. La prochaine étape, la durabilité, signifie que l’ensemble de la procédure doit être répétable.
La première étape est le retrait de tous les éléments non nécessaires du poste de travail. Le facteur principal dans la sélection est l’utilité de l’objet. Dans certains cas, à cette étape, un espace supplémentaire pour le stockage temporaire des outils qui ne sont pas classés et qui peuvent être utiles doit être créé. Ces outils doivent être étiquetés avec une étiquette spéciale et conservés pendant un certain temps. Si après un temps prédéfini ces objets ne sont pas utilisés, ils doivent être retirés de la zone de travail. Seuls les outils utiles et nécessaires doivent être conservés sur le lieu de travail.
Certains des outils qui, lors de la sélection, sont classés comme non nécessaires doivent être retirés du lieu de travail, mais ils ne doivent pas être jetés. Certains objets doivent être conservés dans une autre localisation, bien que l’identification du bon endroit pour ces objets puisse être difficile. La meilleure façon de traiter ce problème est la méthode des 5 étiquettes rouges. Une étiquette doit être attachée à l’objet avec des informations sur l’endroit où l’objet a été trouvé. Tous les objets avec des étiquettes rouges attachées doivent être stockés dans un endroit prédéfini qui servira de zone d’attente.
L’approche populaire prescrit de laisser l’objet avec l’étiquette rouge pendant 30 jours dans la zone d’attente. Après ce temps, si l’objet reste inutilisé, nous pouvons supposer qu’il n’est pas nécessaire dans ce lieu de travail principal et qu’il est extensible. À ce moment-là, il est nécessaire de considérer s’il pourrait y avoir un besoin pour l’objet à l’avenir, si la réponse est oui, l’objet doit être stocké et conservé dans l’entrepôt. Sinon, il doit être vendu, recyclé ou jeté. Les objets non essentiels ne doivent pas être conservés “juste au cas où” car cela mène au chaos.
Le principal avantage du tri est l’élimination des problèmes liés à l’accumulation excessive d’objets inutiles sur le lieu de travail. Les problèmes semblent ne pas être essentiels, mais c’est la principale raison du gaspillage de temps et de ressources dans les entreprises. Une quantité excessive d’outils conservés dans l’espace de travail rend la recherche des outils nécessaires plus difficile, cela allonge le temps nécessaire pour la tâche et augmente les coûts pour l’entreprise.
Cette étape consiste à trouver le bon endroit pour chaque objet laissé dans la zone de travail. Le plus important est de rendre chaque outil disponible en quantité nécessaire pour un temps donné. Tous les éléments nécessaires doivent être accessibles à portée de main. Les emplacements des objets doivent être bien marqués et visibles. Grâce à cela, même une personne qui ne travaille normalement pas dans ce domaine de travail particulier pourra nettoyer l’espace facilement. La clarté doit être la règle principale dans l’organisation de l’allocation des places des outils.
Pour atteindre une clarté totale, différents types de marquages visuels sont utilisés. Ces marquages permettent une identification rapide de l’endroit où l’objet est stocké. Selon le type d’entreprise, cela peut être des étiquettes, des champs, des couleurs ou des symboles. Plus le système est simple, mieux c’est. Dans les installations de fabrication, des tableaux de teintes sont souvent utilisés. Cette méthode nécessite de faire des traces visibles des outils sur le tableau spécial. Grâce à cette méthode, remettre les choses à leur place ne prend pas beaucoup de temps et peut être fait de manière réflexive.
Mettre les éléments en ordre aide à l’élimination rapide des déchets dans l’entreprise. Il existe de nombreux types de déchets tels que :
Après avoir dégagé l’espace des éléments inutiles et trouvé les bons emplacements pour les stocker, il est temps de faire briller l’espace. À cette troisième étape, nous visons à établir une norme pour le nettoyage du nouvel espace de travail. À ce stade, il est nécessaire de définir la zone de nettoyage pour le lieu de travail donné. Le nettoyage de la zone de travail deviendra une partie des devoirs quotidiens de l’employé à ce poste donné. Désormais, le nettoyage de la zone de travail sera effectué directement par cet employé affecté.
L’étape de briller permet de vérifier si toutes les étapes précédentes ont été correctement réalisées. Dans l’approche 5S, briller signifie maintenir la propreté et non nettoyer à partir de zéro. Les problèmes de propreté doivent être étudiés pour évaluer ce qui pourrait en être la cause : l’employé ou une mauvaise mise en œuvre de l’approche 5S.
Attribuer la zone de nettoyage à chaque employé a une signification plus profonde. Le nettoyage quotidien du lieu de travail nous permet de mieux le connaître. Il est possible de découvrir des problèmes avec l’équipement et les outils lors du nettoyage. Cela donne de l’espoir pour une réparation plus rapide.
Pour encourager les employés à prendre soin de leur poste de travail, nous pouvons leur donner de nouveaux outils. Nous prenons plus soin des nouvelles choses, de plus, cette étape aide à générer un sentiment de propriété du lieu.
La standardisation relie toutes les étapes de la méthode 5S en un processus stable. Lors de l’étape de standardisation, l’ensemble de l’activité doit être décrit en détail et ajusté à certaines normes. Des instructions claires et transparentes doivent être créées à cette étape, ces instructions devraient aider à réaliser toutes les tâches avec un grand détail. L’instruction doit également contenir le champ des devoirs de chaque employé. Grâce à des instructions bien rédigées, l’employé devrait être en mesure de prendre en charge le poste de travail et de se frayer un chemin.
Passer par toutes les étapes donne beaucoup de satisfaction aux employés. Les effets sont clairement et rapidement visibles puisque l’endroit est propre et ordonné. Sans autodiscipline, certaines mauvaises habitudes peuvent réapparaître. Cet élément est particulièrement important car le développement de nouvelles bonnes habitudes prend du temps. À ce moment-là, il est particulièrement important de faire prendre conscience aux employés que le système 5S n’est pas une action unique, mais une méthode qui n’a de sens que lorsqu’elle est considérée comme un processus.
La dernière étape du processus est la plus difficile à atteindre car elle prescrit un changement dans la culture organisationnelle de l’entreprise. Chaque employé doit également changer. Il est particulièrement important d’utiliser des outils de soutien pour augmenter et renforcer la discipline. L’outil le plus fréquemment utilisé est l’audit du lieu de travail. Un audit effectué régulièrement permet de trouver rapidement des irrégularités et des problèmes. Toutes les irrégularités peuvent être éliminées rapidement.
Pour soutenir l’autodiscipline, d’autres méthodes sont également utilisées :
Le système 5S est un processus, donc après la dernière étape, nous devrions revenir à la première. Nous devons nous rappeler que les règles et règlements une fois établis peuvent changer avec le temps. Le développement constant et l’amélioration constante sont la base de la gestion Lean.
Chaque entreprise tirera sûrement des avantages différents de la mise en œuvre du système 5S. De même, les raisons de l’introduction du système 5S sont différentes pour chaque organisation. Mais certains avantages sont partout les mêmes et ceux-ci sont :
Le 5S est un outil qui apporte de nombreux avantages non seulement pour l’entreprise mais aussi pour l’employé. Cette méthode permet une augmentation de la stabilité du travail et change l’atmosphère au lieu de travail. Les employés peuvent se concentrer sur leurs devoirs au lieu de se soucier des problèmes organisationnels qui entravent leurs efforts. Le système 5S peut être considéré comme une grande opportunité pour l’entreprise d’améliorer les processus sans utiliser de nombreuses ressources. Le plus important est la motivation et l’engagement de tous les employés.
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En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.
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