Qu’est-ce qu’un organigramme ?

Cependant, il y a un élément de la plus haute importance que vous avez peut-être omis – la structure efficace qu’une entreprise ou une organisation établit. Cette structure se compose de dépendances et de responsabilités qui sont efficacement visualisées par le soi-disant organigramme. Ci-dessous, nous expliquons ce qu’est exactement cet outil, ainsi que les avantages que son utilisation apporte aux entreprises et aux institutions opérant dans divers secteurs.

Organigramme – ou quoi ?

Un organigramme n’est pas simplement un dessin simple et direct, mais un outil de gestion complexe pour représenter – mais surtout comprendre – la structure d’une entreprise, d’une institution ou d’une autre entité donnée. C’est une visualisation graphique de la hiérarchie (du niveau le plus élevé au niveau le plus bas), de la division des responsabilités ainsi que des liens entre diverses entités (différentes équipes ou individus).

C’est un moyen pratique pour les employés (en particulier ceux qui commencent), car cela les aide à voir la structure d’une entreprise ou d’une institution en définissant clairement les rôles de chaque unité et leur champ de responsabilités et de compétences. Cela peut également être pratique pour les personnes extérieures (comme les investisseurs ou partenaires potentiels) qui souhaitent savoir comment une entreprise ou une institution fonctionne. L’essence d’un organigramme réside donc dans l’assurance de la transparence et de la gestion efficace des ressources à disposition.

Que contient l’organigramme ?

Il existe différents types d’outils décrits (de hiérarchique, à fonctionnel, à matriciel, c’est-à-dire axé sur des projets en cours). Les éléments exacts inclus dépendent du cas spécifique (en particulier de la taille de l’entité et du secteur dans lequel elle opère). Cependant, il inclut le plus souvent des informations sur des éléments tels que :

• les dirigeants – dans la partie la plus élevée de la visualisation se trouvent les postes exécutifs les plus importants responsables de la prise de décisions clés concernant l’ensemble de l’entreprise ou de l’institution. On y trouve généralement des personnes telles que le président, le vice-président, les directeurs généraux (dans des domaines tels que les RH, le marketing, le développement, les ventes, etc.), et parfois des cadres supérieurs,
• les divisions ou départements individuels – chaque département (par exemple, marketing, RH, informatique, ventes, juridique et conformité, etc.) est représenté par un bloc séparé, et à l’intérieur se trouvent des postes et rôles individuels (au sein des départements, il peut également y avoir des équipes responsables d’un domaine spécifique, par exemple, dans le département marketing, l’équipe de communication, de performance et de sensibilisation),
• Répartition des postes – au sein de chaque département ou division, les postes spécifiques qui existent dans l’entreprise ou l’institution sont également listés (des directeurs aux spécialistes seniors et juniors, aux stagiaires et apprentis), souvent avec leurs responsabilités assignées,
• lignes de communication et de subordination – dans le cadre de la représentation graphique de la structure, il est également indiqué qui est responsable de rendre compte de ses activités et à qui un tel rapport doit être soumis,
• clé/légende – une visualisation graphique inclut souvent également une clé ou légende qui explique la signification de divers symboles et lignes utilisés dans le diagramme. Cela permet à tous les utilisateurs de voir la structure et de comprendre la signification de tous les différents éléments.

Pourquoi une entreprise devrait-elle avoir un organigramme ?

Quel est l’intérêt de préparer un organigramme ? Tout d’abord, de cette manière, les employés peuvent plus facilement comprendre leur place dans la structure – ils savent quelles sont leurs tâches, à qui exactement ils sont responsables (tant au niveau de base qu’au niveau supérieur) et à qui ils peuvent s’adresser en cas de problème.

De plus, s’ils ont besoin du soutien d’une personne d’un autre département, ils peuvent vérifier par eux-mêmes dans l’organigramme qui est responsable d’un domaine particulier et être sûrs (dans la plupart des cas) qu’ils ont référé la question à la bonne personne. De cette manière, des lignes de communication et de responsabilité clairement définies aident à éviter la confusion et les arrêts de travail. En même temps, la visualisation graphique décrite permet également d’identifier les domaines où il y a des lacunes ou une surcharge de travail, permettant une distribution plus efficace des activités.

Organigramme – résumé

Étant donné les avantages énumérés ci-dessus, nous pouvons affirmer sans risque que gérer une entreprise, une institution ou une autre entité sans un organigramme serait une tâche décourageante et extrêmement difficile. La communication serait plus longue, les décisions seraient moins bien réfléchies (en raison du manque de connaissance complète de la structure interne et des relations), et les ressources seraient déployées de manière non optimisée.

Un organigramme facilite la gestion, tout en permettant de comprendre l’entreprise ou l’institution dans son ensemble et d’identifier les domaines où des améliorations et des changements peuvent être mis en œuvre pour une croissance et un succès futurs. Ainsi, chaque entreprise et institution – même une petite – devrait veiller à créer un organigramme précis et (crucialement) à jour.

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