Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document confirmant la transaction. Cela s’applique à la fois à la fourniture de services et à la livraison de biens, y compris la fourniture de contenu numérique. Elle peut être sous forme papier ou électronique. La facture détermine la valeur des biens et des services et constitue la base du calcul des taxes dues. Bien que la facture apparaisse fréquemment dans les relations B2B (entreprises à entreprises), ce n’est pas seulement le domaine des entrepreneurs. Les particuliers rencontrent également des factures émises dans le modèle B2C (entreprise à consommateur). Dans cet article, nous expliquerons ce qu’est une facture et quel est son objectif.

Qu’est-ce qu’une facture ? Quel est son objectif ? – table des matières :

1. Informations de base sur une facture
2. Facture comme confirmation de vente
3. Facture comme document comptable
4. Une facture est-elle nécessaire pour utiliser une garantie ?
5. Comment pouvez-vous facilement émettre une facture ?

Informations de base sur une facture

La facture est un document confirmant la conclusion d’une transaction entre un vendeur et un acheteur. Pour cette raison, la facture doit contenir les coordonnées complètes des deux parties. Elle doit être émise en deux exemplaires, un pour chaque partie à la transaction.

Un autre élément important de la facture est son numéro unique et sa date d’émission. Elle contient des informations sur les biens et services vendus, telles que leur quantité, leur prix et leur valeur. Pour les pays où la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est appliquée, la facture indiquera également le taux et la valeur de cette taxe.

La facture indique le mode de paiement pour les biens et services fournis. Cela peut être un prépaiement, un paiement en espèces, un virement bancaire ou une carte de crédit. En cas de vente avec une date de paiement différé, la facture inclura également la date à laquelle cette obligation doit être réglée.

Une facture peut être émise sous forme papier, mais elle peut également être rédigée sous forme électronique, qui a la même force légale. Selon le rapport E-Invoicing / E-Billing. Numérisation et automatisation, plus de 370 milliards de factures sont émises chaque année, dont seulement 10 % sont électroniques.

Cependant, en raison du fait que le service de facturation électronique est beaucoup moins cher que son homologue papier, une telle solution devient de plus en plus populaire chaque année. En utilisant l’automatisation lors de la facturation, vous pouvez réduire les coûts jusqu’à 30 %.

Facture comme confirmation de vente

Lors de la vente de biens ou de services, vous devez documenter un tel événement sous une forme appropriée. Lorsque vous vendez à des particuliers, vous êtes généralement tenu d’avoir une caisse enregistreuse et d’émettre des reçus. Cependant, à la demande du client, vous devez émettre une facture confirmant l’achat. Lorsque vous gérez une entreprise dans le modèle B2B, le document de base confirmant la vente est la facture.

De nombreuses entreprises vendant sur divers marchés émettent par défaut des factures sous forme électronique pour leurs clients. C’est définitivement une solution plus pratique que d’imprimer des reçus ou des factures papier. L’envoi de tels documents est facile à automatiser, vous n’avez donc pas à vous occuper de la paperasse et vous pouvez vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.

Facture comme document comptable

Selon les IFRS (Normes Internationales d’Information Financière), la facture est l’un des documents comptables les plus importants qui contient des informations détaillées sur la transaction réalisée. Parmi d’autres, les factures calculent vos revenus et la taxe que vous devez payer dessus. Les factures documentent également les coûts que vous avez supportés pour gérer votre entreprise. Selon la forme de taxation choisie, elles peuvent affecter le montant des taxes dues. Comme les factures peuvent être contrôlées par les autorités fiscales, elles doivent être conservées pendant une période prévue par la loi d’un pays donné.

Les bureaux comptables, lors de la préparation des listes de prix pour leurs services, se réfèrent souvent au nombre de factures. Cela s’applique à la fois à celles que vous émettez, appelées factures de vente, et aux factures émises par vos prestataires pour les biens et services fournis. Ces dernières sont appelées factures de coût.

Les bureaux comptables dans le prix du forfait de services de base proposent généralement la réservation d’un nombre prédéterminé de factures, mais pour chaque document supplémentaire dépassant cette limite, ils peuvent facturer des frais supplémentaires. Si vous n’émettez pas trop de documents, utiliser des services comptables peut représenter un coût considérable associé à la gestion d’une entreprise. Cependant, vous pouvez utiliser une application qui vous permettra d’émettre et de réserver des factures par vous-même. Cela est rendu plus pratique par des modèles prédéfinis et des listes de données déroulantes. Grâce à cette solution, vous pouvez optimiser efficacement les coûts de gestion de votre propre entreprise.

Une facture est-elle nécessaire pour utiliser une garantie ?

Vous n’avez pas besoin d’une facture pour utiliser la garantie. À cet effet, toute confirmation d’achat est suffisante. Cela peut être un reçu, un relevé de compte ou une confirmation de paiement par carte de crédit. Il est important d’avoir un document confirmant la transaction. Cependant, un grand nombre de personnes, en particulier lors de l’achat de biens de plus grande valeur, choisissent une facture. Pourquoi ?

Il est très facile de perdre des reçus. De plus, s’ils sont mal conservés, ils s’effacent rapidement et deviennent illisibles. Il n’y a pas ce problème avec les factures. Elles ont souvent un format plus grand et il s’agit généralement d’une page A4. Grâce à cela, elles peuvent être facilement conservées dans des classeurs standard. Les factures sous forme électronique sont une solution idéale. L’accès à de tels documents est beaucoup plus facile et en cas de besoin d’utiliser la garantie, vous pouvez rapidement retrouver la facture nécessaire.

Comment pouvez-vous facilement émettre une facture ?

Vous pouvez trouver de nombreuses solutions qui soutiennent l’émission de factures, allant des systèmes comptables et financiers, en passant par des CRM (Système de Gestion de la Relation Client) ou des systèmes ERP (Planification des Ressources de l’Entreprise) plus compliqués, jusqu’à des applications dédiées, par exemple Firmbee, qui est une application de facturation gratuite. Grâce à de tels outils, vous pouvez facilement créer des factures et même automatiser certains processus, comme l’envoi de rappels concernant les paiements récurrents.

Cela ne doit pas toujours impliquer des dépenses considérables pour l’achat d’un tel logiciel. Il vaut la peine d’utiliser des solutions éprouvées qui offrent une fonctionnalité complète lors de l’émission de factures, et qui sont en même temps gratuites. À cet effet, vous pouvez utiliser l’application de facturation gratuite, qui facilite beaucoup l’émission de factures, même pour ceux qui n’ont pas encore traité de la comptabilité.

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