La liste des tâches contient généralement des travaux relativement simples à réaliser, mais la combinaison de plusieurs missions crée parfois des obstacles difficiles à surmonter. Vous savez ce que c’est de se sentir submergé lorsque même une tâche typique comme rédiger un e-mail, prendre un rendez-vous ou commander des biens dépasse vos capacités. Si vous avez des problèmes avec une liste de tâches en constante augmentation, et que vous constatez que la procrastination devient un problème, essayez la règle des 2 minutes.
La règle des 2 minutes est une méthode d’utilisation efficace du temps, décrite dans le livre de David Allen intitulé : Getting Things Done. C’est l’un des composants de sa méthodologie, mais suffisamment simple pour être mise en pratique sans préparation préalable. La simplicité est à l’origine du phénomène de cette méthode.
Peut-être que, dans un premier temps, la méthode semblera trop simple. Le fait est que, malgré les apparences, les petites tâches, et non les grands projets, peuvent distraire et rendre impossible la concentration. L’introduction de cette règle peut vous aider à pratiquer le fait de faire les choses immédiatement. Grâce à cela, les tâches ne s’accumuleront pas sur la liste et ne créeront pas des montagnes de tailles incroyables.
Une tâche simple réalisée immédiatement n’utilise pas beaucoup de notre énergie, mais elle peut augmenter le niveau de satisfaction que chaque tâche terminée et cochée apporte. De plus, cela libère notre esprit des pensées et permet de se concentrer sur des projets importants.
Si vous commencez à mettre de côté ces petites tâches simples et à les reporter, vous pourriez atteindre un point où il y en aura trop à faire, et vous pourriez même commencer à ressentir de l’appréhension avant même d’essayer de les réaliser. La solution à ce problème est simple. Faites toutes les petites tâches simples tout de suite.
Il est bon de se rappeler que l’auteur lui-même souligne la flexibilité de cette méthode. 2 minutes ne signifient pas nécessairement que vous devez mesurer les tâches avec un chronomètre à la main. Les 2 minutes nécessaires pour une tâche sont là pour vous rappeler que de nombreuses tâches simples peuvent ne prendre que quelques minutes. Il n’y a pas de différence si c’est 2 ou 5 minutes.
La règle des 2 minutes peut être utilisée de plusieurs manières. Il y a beaucoup à dire sur l’utilisation de la règle pour effectuer des tâches courtes et simples telles que la rédaction d’e-mails et les appels téléphoniques, mais la règle peut également être appliquée à des projets plus ambitieux. Comment ? Chaque grande tâche peut être divisée en étapes plus petites. Grâce à cela, le projet exigeant et effrayant se transforme en une liste de tâches spécifiques, tangibles et simples à réaliser. Une telle modification peut vous aider à commencer le projet sans ressentir le poids de la surcharge.
Peu importe si vous passez votre journée au bureau ou à la maison, votre journée est une liste de tâches à accomplir. Ci-dessous, nous présentons plusieurs exemples d’activités auxquelles la règle des 2 minutes peut être appliquée. Ce ne sont que des exemples, mais ils peuvent aider à identifier vos tâches quotidiennes.
Certaines tâches sont reportées pour diverses raisons. Ces activités ne peuvent pas être évitées à long terme. Tôt ou tard, quelqu’un devra les faire. Il vaut mieux les faire tout de suite. L’une de ces tâches est de laver la vaisselle. Et il est préférable de laver la vaisselle immédiatement après le repas. Il en va de même pour sortir les poubelles, promener le chien ou faire d’autres tâches ménagères simples. La règle des 2 minutes vous aidera à gagner du temps et à libérer l’énergie nécessaire pour des missions plus importantes.
Lorsque, pendant votre travail, vous recevez un e-mail, vous avez tendance à l’ouvrir et à le lire immédiatement. Ensuite, c’est tout ce que vous faites parce que vous vous rappelez de la tâche importante et actuelle, et vous décidez de répondre plus tard. Il n’y a pas de meilleur moment que maintenant, donc si vous connaissez le contenu d’un e-mail et que vous avez passé votre temps à le lire – répondez immédiatement. N’attendez pas, surtout si le message est simple et ne nécessite pas d’effort particulier.
Grâce à cela, vous serez sûr de ne pas l’oublier. Une situation similaire se présente avec les appels téléphoniques et les messages à transmettre à vos collègues. L’introduction de cette règle est une excellente solution pour les personnes qui n’aiment pas parler au téléphone. Reporter et procrastiner n’aident jamais. Il vaut mieux faire les choses tout de suite.
De nombreuses techniques ont le même objectif – une meilleure gestion du temps. Le plus grand avantage de la règle des 2 minutes est le fait qu’il n’y a pas de système impliqué. Vous n’avez pas besoin de vous préparer, vous n’avez pas besoin de posséder un système ou une application. La règle est simple – agissez tout de suite.
Une tâche de 2 minutes n’est pas un problème, mais toute la liste de petites tâches crée un sentiment de lourdeur qu’il est difficile de combattre. De plus, au cours de la journée, les listes deviennent de plus en plus longues avec toutes les nouvelles missions, activités et devoirs. Cela absorbe l’énergie et empêche de se concentrer.
L’utilisation de la règle des 2 minutes non seulement réduit le niveau de stress mais augmente la satisfaction. La réalisation même de la tâche la plus simple vous donne un sentiment d’agence et apporte l’énergie nécessaire à la réalisation d’une autre tâche.
Utiliser la méthode aide non seulement à former l’habitude d’effectuer l’activité immédiatement, mais cela peut être une bonne méthode pour introduire de nouvelles habitudes efficaces. Il y a des moments où nous voulons faire quelque chose pour nous-mêmes : commencer un nouveau cours de langue, introduire une routine de lecture de livres ou commencer à faire de l’exercice, mais il semble que nous n’ayons pas assez de temps pour cela.
2 minutes réservées par jour ne semblent pas si mal, n’est-ce pas ? Peut-être que c’est un bon pas pour commencer un nouveau voyage et construire une nouvelle habitude. Il se peut qu’avec le temps, vous prolongiez le temps pour votre nouvelle pratique, mais la règle des 2 minutes est là pour vous aider à avancer au début et à surmonter la procrastination.
Une tâche courte qui ne prend que 2 minutes est généralement facile à réaliser. Elles peuvent prendre beaucoup de votre temps s’il y en a beaucoup. Que faire s’il y a un énorme projet important qui doit être terminé à temps et qui nécessite votre attention particulière ? Toutes vos activités ne peuvent pas être divisées en petits morceaux ou étapes.
Certaines tâches nécessitent une concentration et une attention profondes. Si vous vous occupez d’un tel projet, essayez de bloquer votre temps. Le blocage de temps vous permet de vous concentrer sur une tâche pendant toute la durée du temps imparti. Ne vous arrêtez pas de travailler tant que le travail n’est pas terminé. Des pauses répétées dans le processus diminuent la capacité de concentration et rendent votre travail moins efficace.
La règle des 2 minutes est utile lorsque vous travaillez sur des activités qui nécessitent beaucoup de concentration et de focus. Au lieu d’essayer de tout faire en même temps, la règle encourage les gens à décomposer les tâches en morceaux plus petits, ce qui peut les aider à en faire plus en moins de temps. Cette règle peut être appliquée à toute tâche ou activité que vous devez réaliser.
Par exemple, si vous avez beaucoup d’e-mails à rédiger, il serait préférable de commencer par les e-mails qui nécessitent moins de temps et d’efforts. De cette façon, vous ne vous fatiguerez pas et vous finirez par procrastiner sur ces tâches plus difficiles plus tard. La règle des 2 minutes est un hack de productivité qui peut être utilisé pour s’assurer que vous ne perdez pas de temps sur des tâches que vous n’avez pas à faire. C’est un outil de contrôle de soi.
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