Avez-vous déjà pris du retard dans votre emploi du temps et dû travailler des heures supplémentaires ? Avez-vous promis à quelqu’un que vous termineriez votre part d’un projet à un jour donné, mais en conséquence, rien n’en est sorti ? Avez-vous déjà pensé au fait que vous devez chercher des moyens de gagner du temps au travail afin de mieux vous concentrer sur vos tâches prioritaires et, surtout, de les terminer à temps ? Jetez un œil à notre liste des meilleurs moyens de gagner du temps pour les travailleurs de bureau. Lisez la suite.
Je suis sûr que vous vous demandez maintenant comment prendre des pauses régulières – qui en pratique “prennent” du temps – va vous aider à en gagner. Vous devez vous rappeler que personne ne peut être productif pendant 8 heures de travail – et surtout s’il ne prend pas de pauses. Nos cerveaux ont besoin de repos, nos yeux ont besoin d’une pause de l’écran, et nos muscles ont besoin au moins d’un peu de mouvement.
Levez-vous, faites quelques pas, parlez à quelqu’un, puis revenez à la tâche en cours. Cette règle s’applique également à une pause déjeuner plus longue – le corps a besoin de manger pour devenir plus productif, donc peu importe votre charge de travail, ne renoncez pas à un repas plus copieux et sain.
Il convient également de souligner que prendre des pauses “de temps en temps” n’est pas une bonne pratique – chaque fois que vous allez chercher un café, fumer une cigarette ou aller dans une pièce voisine pour poser une question à un collègue qui vous tient à cœur, vous vous déconcentrez et lorsque vous revenez, vous devez essayer de vous reconcentrer, ce qui prend encore une minute.
Pour cette raison, il est judicieux de prendre des pauses régulières, par exemple, toutes les heures à la même heure. De plus, un tel arrangement vous motivera – vous voudrez terminer la tâche que vous avez commencée avant la pause, donc en pratique, vous la terminerez plus rapidement.
La plus grande distraction au travail est sans aucun doute votre téléphone personnel. Toute distraction de la tâche en cours, comme prendre des pauses à tout moment, affecte négativement votre concentration et augmente le temps nécessaire pour la terminer. Si vous voulez vraiment gagner du temps au travail, envoyez des messages privés uniquement pendant les pauses désignées.
Avez-vous une tâche très importante à faire, et en même temps vous recevez un e-mail, un collègue vous demande de l’aider, et un spécialiste des ressources humaines vous envoie un message sur le messager instantané de l’entreprise ? Ne vous laissez pas distraire – chacune de ces choses peut attendre que vous ayez terminé une tâche que vous avez déjà commencée.
Désactivez les notifications de votre boîte de réception et vérifiez-la uniquement à des moments désignés (par exemple, lorsque vous arrivez au travail ou à la fin de la journée). Les messages n’ont pas besoin d’être répondus immédiatement (sauf ceux qui sont importants pour vous en raison d’une tâche spécifique) – et cela prend toujours beaucoup de temps de les vérifier.
Vous n’avez pas toujours à tout faire vous-même – même si vous pensez être le seul à pouvoir accomplir une tâche correctement. Lorsque vous travaillez en équipe, vous devriez absolument profiter du fait qu’un collègue a plus de temps et pourrait prendre en charge votre tâche. Ce n’est pas une honte de demander de l’aide – et ne pas déléguer des tâches est le moyen parfait de perdre du temps au travail.
Avez-vous déjà entendu parler de la technique Pomodoro ? C’est une méthode de gestion du temps basée sur des périodes de travail concentré de 25 minutes entrecoupées de pauses de cinq minutes. Chaque intervalle de travail est appelé un pomodoro. Elle est conçue pour vous aider à rester concentré. Comment l’utiliser ? Choisissez une tâche que vous devez accomplir, réglez un minuteur sur 25 minutes, travaillez sur la tâche, et lorsque l’alarme sonne, prenez une pause de cinq minutes. Après quatre pomodoros, prenez une pause de 20 à 30 minutes.
Rien ne fonctionne mieux que de planifier les tâches à l’avance. De cette manière, vous ne perdez pas de temps à réfléchir à vos priorités actuelles, aux réunions auxquelles vous devez participer un jour donné, et à quelle tâche vous devriez commencer. Quelques minutes économisées parce que vous pouvez vous mettre au travail immédiatement ? Que demander de plus !
Dans votre travail quotidien, vous utilisez certainement Microsoft Office et d’autres solutions conçues pour vous aider à accomplir vos tâches. Mais êtes-vous sûr d’avoir appris tout leur potentiel ? Même si la réponse à cette question semble être “oui”, en réalité, la plupart des applications que vous utilisez chaque jour ont beaucoup plus de fonctions que vous ne parviendrez jamais à connaître.
Alors essayez de découvrir au moins quelques-unes qui faciliteront votre travail – dans le cas de PowerPoint, par exemple, cela pourrait être la fonction de design (suggérant l’agencement du texte et des graphiques sur une diapositive et accélérant la création de présentations), dans Word la possibilité de suivre les modifications dans un document donné, et dans Excel le formatage conditionnel (présentant les données avec des couleurs pour améliorer leur analyse).
Au lieu de perdre du temps à chercher l’icône d’une application particulière sur votre écran ou à vous connecter à chaque service séparément, vous pouvez utiliser un outil qui offre diverses fonctions en un seul endroit. Un tel outil est Firmbee, un système complet pour gérer les projets et les équipes d’entreprise. Firmbee est conçu pour de nombreuses industries, des ressources humaines aux ventes en passant par l’informatique. Les utilisateurs peuvent suivre l’avancement des projets, organiser des tâches, recruter des employés et surveiller les finances – le tout en utilisant une seule plateforme.
Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses façons de gagner du temps au travail. La première chose que vous devez faire est de découvrir quelles sont les tâches qui prennent le plus de votre temps. Certaines personnes peuvent passer des heures chaque jour sur des e-mails, par exemple. Une fois que vous savez quels sont vos voleurs de temps, essayez de vous en débarrasser et de les remplacer par quelque chose de plus productif.
Vous venez de lire sur les 8 meilleurs moyens de gagner du temps au travail. Lisez aussi : La gamification dans le recrutement
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Responsable des ressources humaines avec une excellente capacité à créer une atmosphère positive et à établir un environnement précieux pour les employés. Elle aime voir le potentiel des personnes talentueuses et les mobiliser pour se développer.
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