Andy Nichols
Les factures perdues, incorrectes et incomplètes sont le fléau de chaque comptable et propriétaire d’entreprise. Vous pouvez vendre les meilleurs produits ou fournir d’excellents services, mais si vos factures contiennent des erreurs, vous risquez de ne pas recevoir votre argent à temps. Émettre des factures erronées rend le processus de paiement plus long et plus compliqué. Vous ne recevrez aucun paiement si votre facture est perdue. Comment éviter de tels problèmes ? Comment gérer les factures perdues, incorrectes ou incomplètes ? Lisez l’article pour en savoir plus.
Factures perdues, incorrectes, incomplètes – table des matières :
- Facture perdue – conséquences
- Comment éviter de perdre des factures
- Que se passe-t-il lorsque votre client reçoit une facture incorrecte ?
- Comment éviter d’émettre des factures incorrectes ?
- Facture incomplète – quels problèmes attendre ?
- Comment éviter d’émettre des factures incomplètes ?
Facture perdue – conséquences
Qu’est-ce qu’une facture perdue ? C’est un document qui n’a jamais atteint le client. Il peut y avoir de nombreuses raisons différentes à une telle situation. Les raisons les plus fréquentes sont :
- Données d’adresse incorrectes
- Envoi d’une facture au mauvais client
- La facture n’a pas été émise
- La lettre a été perdue par la société de messagerie
La conséquence de la perte de la facture est un manque de paiement de la part du client. Le client qui n’a pas reçu de documents de votre part ne paiera pas. Il n’est pas facile de découvrir que votre facture n’a pas encore été payée – le seul moyen est de collecter des confirmations de vos clients de manière continue, sinon le seul signe d’une facture impayée est l’absence de paiement sur votre compte. Dans une telle situation, vous serez contraint de renvoyer le document perdu avec une nouvelle date limite de paiement. Cela signifie que vous devrez attendre longtemps pour votre argent.
Comment éviter de perdre des factures
Si vous utilisez une forme traditionnelle d’envoi essayez de choisir un envoi recommandé ou un envoi avec accusé de réception. Cela vous assurera que vos documents ont atteint leur destination. Vérifiez soigneusement l’adresse de votre client avant d’envoyer votre courrier pour être sûr que la facture lui sera livrée. Les factures électroniques sont une meilleure option, vous pouvez les envoyer par e-mail et la solution est beaucoup plus rapide que le courrier traditionnel. Il existe une option d’accusé de réception dans le système de messagerie qui vous permet de recevoir une confirmation de votre envoi. Avec de telles options, vous apprendrez rapidement que votre facture a atteint la bonne personne.
Comment éviter de faire des erreurs dans l’adresse e-mail ? Les logiciels de facturation sont très utiles dans de telles situations. Vous devez saisir les bonnes données du client une seule fois pour être sûr que l’adresse est toujours correcte. Le logiciel de facturation vous aidera à émettre des factures répétitives et vous aidera généralement à mieux organiser vos documents.
Que se passe-t-il lorsque votre client reçoit une facture incorrecte ?
Chaque facture doit clairement indiquer quel est l’objet principal de la transaction. L’acheteur ne doit avoir aucun doute sur l’objet de la facture. Une détermination imprécise de l’objet de la transaction peut prolonger le processus de paiement. Vous pouvez comprendre tous les termes et phrases utilisés dans votre document, mais vos clients peuvent ne pas les comprendre, surtout si vous avez tendance à utiliser du jargon ou des formulations imprécises.
La phrase “service n° 5” n’est compréhensible que pour vous, mais l’entreprise qui passe des commandes pour des dizaines ou des centaines de produits aura un énorme problème pour identifier le produit ou le service sur la facture. Une telle formulation peut susciter de nombreux doutes – ici, il n’est même pas clair si le numéro 5 décrit le vendeur ou l’acheteur. Il n’y a pas d’information sur l’objet du service non plus.
De même, la phrase “marchandises conformément à la commande n° 5” est floue. Nous ne savons pas grand-chose sur les marchandises, leur nombre, leur type, leur expédition ou leur prix. Une telle facture circulera dans les départements de l’entreprise acheteuse et vous ne serez pas payé tant que tous les problèmes ne seront pas résolus.
Des erreurs peuvent survenir concernant la formulation utilisée en rapport avec la section de paiement. N’utilisez pas les phrases : après réception, à la fin du mois, le dernier jour ouvrable – cela peut entraîner des erreurs. Votre client peut comprendre de telles expressions à sa manière. Des informations imprécises sur le terme de paiement peuvent entraîner un retard de paiement – vous ne recevrez pas votre argent comme prévu.
Comment éviter d’émettre des factures incorrectes ?
La seule solution est une formulation précise et correcte. Les factures faciles à comprendre rendent les processus de paiement plus rapides. Sur votre facture, utilisez la même formulation que celle des commandes du client. De même, si vous avez un accord avec votre client, utilisez la formulation de l’accord. Grâce à cela, votre client n’aura pas à réfléchir à deux fois sur les éléments de la facture.
Que faire si vous n’avez ni la commande ni l’accord ? Essayez d’utiliser le numéro EAN (Numéro d’Article Européen) ou le numéro GTIN (Numéro d’Article Commercial Global) – ces numéros identifient les articles vendus de manière sans équivoque. Qu’en est-il des services – décrivez-les précisément, donnez la date de prestation.
Si vous émettez des factures partielles, incluez des informations supplémentaires. Cela aidera votre client à vérifier la conformité de la facture. Cela peut être une liste détaillée présentant l’étendue des tâches effectuées. Une bonne pratique consiste à inclure certaines des dispositions du contrat. Plus le document est transparent et compréhensible, plus il parviendra rapidement au service de paiement.
Fixer la date de paiement donne le jour exact auquel votre facture sera due. Informez des remises pour les paiements anticipés, si vous en utilisez. Informez des frais pour les paiements tardifs. Vos clients doivent savoir à l’avance à quoi s’attendre – cela les aide à gérer leur calendrier de paiement. Une telle gestion soigneuse des factures apportera de nombreux avantages à vos clients et à vous également – la réconciliation des factures sera beaucoup plus facile, c’est sûr.
Facture incomplète – quels problèmes attendre ?
Une facture incomplète ralentit le processus de facturation car le complément de données nécessite du temps. Les factures incomplètes sont généralement déplacées à la fin de la file de paiement. Il est très peu probable qu’une facture incomplète soit payée par le client. Les informations manquantes doivent être trouvées et expliquées. Quelqu’un doit s’occuper de ce problème. Les clients n’aiment pas perdre leur temps précieux à traiter de tels problèmes. En général, si votre facture est incomplète une fois, ce n’est pas un problème, mais des erreurs fréquentes peuvent inciter votre client à cesser de collaborer avec vous. Les factures incomplètes témoignent mal de l’état de votre gestion. Les erreurs dans des documents d’une telle valeur et importance que les factures suscitent des doutes chez les clients et des questions. Vous ne pouvez pas maintenir l’ordre dans les factures, donc il n’y a pas d’ordre ailleurs dans votre entreprise.
Comment éviter d’émettre des factures incomplètes ?
Avant d’envoyer votre facture, vérifiez à nouveau toutes les données importantes. Faites attention à la date et au mode de paiement. Des données incomplètes entraîneront un manque de paiement à la date fixée. Il vaut mieux éviter de telles occurrences désagréables. Utilisez des modèles prêts à l’emploi pour émettre vos factures. Un bon modèle de valeur devrait avoir tous les éléments nécessaires requis par la loi. Il est bénéfique d’utiliser un logiciel de facturation avec des modèles réalisés professionnellement par des spécialistes. Avec de tels modèles, vos factures devraient être nettes, ordonnées et complètes. Le processus de facturation doit être bien organisé et vos factures doivent être impeccables et sans erreur.
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Andy Nichols
Un résolveur de problèmes avec 5 diplômes différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un propriétaire et un gestionnaire d'entreprise parfait. Lorsqu'il recherche des employés et des partenaires, l'ouverture d'esprit et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.
