4 étapes pour concevoir et réaliser un exercice de table efficace

Tout se passe par la parole, le partage et la recherche de solutions, plutôt que, comme dans le cas des exercices sur le terrain, par l’action ou la mise en scène. Dans une telle forme, l’élément crucial est d’apprendre et de voir si les dispositions théoriques se traduisent en situations d’urgence réelles. Dans cet article, vous apprendrez quelle valeur les exercices de table peuvent apporter à une organisation, quand il vaut la peine de les réaliser et comment les mener correctement.

Règles de base pour mener un exercice de table

Un exercice de table est une réunion visant à concevoir des procédures à suivre et des mesures à prendre lors d’une urgence. Selon le type d’organisation, cela peut impliquer de définir des façons de répondre à une cyberattaque, à une catastrophe naturelle comme un tremblement de terre ou à une attaque terroriste soudaine. Cela pourrait également avoir un champ d’application plus décontracté, comme déterminer comment gérer la perte de membres essentiels de l’équipe ou l’apparition soudaine d’un concurrent sur le marché.

Quel que soit le degré d’urgence, les exercices de table ont une chose en commun : un scénario prêt à l’emploi avec des mesures spécifiques à prendre et leur progression. Sans le scénario, mener un exercice de table n’a pas de sens. Cela est dû au fait que le principal objectif de ces exercices est de vérifier si les dispositions théoriques en vigueur dans l’organisation se reflètent dans la réalité et si des changements doivent être apportés. Donc, si votre organisation n’a pas de plan d’action défini en cas d’urgence, la première étape devrait être d’écrire un tel scénario.

Les exercices se déroulent dans un environnement détendu pour permettre à tous les membres de l’équipe de définir librement leurs rôles dans la réponse à des situations particulières et de discuter des problèmes préoccupants sans crainte ni honte. Ici, il ne s’agit pas de compétition et de tester si les employés peuvent agir sous pression, mais d’apprendre et de travailler en équipe.

Quelle valeur apporte la réalisation d’un exercice de table ?

Réaliser un exercice de table n’est pas aussi chronophage qu’un exercice sur le terrain, mais cela nécessite tout de même de consacrer du temps et de rassembler les membres de l’équipe. Vous devrez engager certaines ressources, mais ce que vous obtiendrez en retour sont de nombreux avantages non seulement pour l’organisation mais aussi pour les membres de l’équipe.

La valeur que l’exercice de table peut apporter à l’organisation

• Vérifier les procédures lors d’une réunion décontractée est de loin préférable à un test “en direct” lors d’une crise
• Opportunité de peaufiner les règles, de combler les lacunes et de mettre en œuvre des actions correctives
• Opportunité d’améliorer les techniques de réponse aux urgences
• Renforcer les liens entre les membres individuels de l’équipe
• Vérifier que les employés connaissent et suivent les dispositions théoriques des protocoles

La valeur que l’exercice de table peut apporter aux membres de l’équipe

• Opportunité de travailler sur votre rôle dans un format décontracté
• Meilleures conditions pour se souvenir des prochaines étapes à suivre face à une situation spécifique
• Opportunité de poser des questions, d’élargir vos connaissances
• La mise en œuvre de scénarios et de tests facilite la formulation de suggestions pour des changements ou des améliorations des enregistrements individuels

Comment mener un exercice de table ?

1. Identifier l’objectif de la réalisation d’un exercice de table

La planification d’un exercice de table doit commencer par la définition de l’objectif que vous souhaitez atteindre après sa réalisation et comment vous prévoyez d’appliquer les résultats obtenus. Pour certains, la question clé impliquera d’éduquer les membres de l’équipe qui ont manqué l’occasion d’analyser les différentes dispositions des plans auparavant. D’autres y verront une chance d’évaluer si les principes théoriques se reflètent dans la réalité. Quel que soit votre principal incitatif à réaliser de tels exercices, ils sont destinés à apporter bien plus d’avantages que vous ne le prévoyez.

2. Désigner les personnes impliquées et définir leur rôle dans l’exercice

Bien que l’exercice de table soit statique et se déroule sous la forme d’une conversation de groupe décontractée, il existe tout de même certaines règles à suivre. Vous devez désigner les personnes qui participeront à l’exercice et leur attribuer des rôles spécifiques. D’autres personnes peuvent observer et suivre le scénario, mais pour éviter le chaos, elles ne devraient pas prendre part activement à l’exercice lui-même. Les observateurs peuvent également exprimer leurs points de vue, ce qui peut être utile lors de l’évaluation et de la documentation de l’exercice, il est donc judicieux de prévoir un moment pour poser des questions et faire des suggestions juste après l’exercice de table.

Un élément vital de l’ensemble de l’entreprise est la nomination du bon leader/facilitateur. Vous pouvez décider de quelqu’un de votre équipe ou engager un professionnel pour cette tâche. Dans tous les cas, cela devrait être quelqu’un qui connaît très bien le scénario, les règles de l’entreprise et les tâches des membres individuels de l’équipe, mais qui possède également les qualités interpersonnelles spécifiques pour mener l’exercice correctement.

Le facilitateur doit savoir et décider avec soin quand suivre et quand diriger le groupe. L’atout clé qu’il doit également avoir est la capacité de fournir des conditions confortables pour une discussion créative et de présider le débat pour le garder sur le sujet. Un leader d’exercice de table établi ressentira le groupe et maintiendra un bon équilibre entre la détente et des règles rigides.

3. Identifier un scénario spécifique

Le scénario doit répondre à la menace potentielle qui est la plus réelle pour l’organisation. Beaucoup dépend du type d’entreprise, mais aussi de l’emplacement du siège. Un tel plan d’action peut traiter de l’occurrence d’un ouragan ou d’un autre élément, mais aussi spécifier les prochaines étapes pour faire face à une attaque massive de piratage.

Quel que soit votre objectif, le scénario doit définir et décrire en détail une situation assez réaliste. Il doit inclure des questions pour que les individus se mettent dans le bon état d’esprit et vérifient qu’ils prennent les bonnes décisions. Cela est dû au fait que chaque membre de l’équipe doit savoir qui contacter en cas de crise, quelles actions sont essentielles ainsi que quelles ressources restantes doivent être prioritaires et protégées. Ils doivent se familiariser avec le scénario général avant la réunion prévue afin de bien s’y préparer.

Le scénario doit inclure un script spécifique, mais il vaut la peine de parier sur une certaine flexibilité ici. Peut-être qu’au cours de la discussion, d’autres points changeront et l’approche des membres de l’équipe éclairera la situation dans son ensemble. Dans ce cas, il est préférable que le leader n’interrompe pas la discussion, la laisse s’écouler et s’écarte légèrement du script original pour en forger un meilleur, mis à jour.

4. Se souvenir de l’analyse finale

Les exercices permettent aux membres de l’équipe de comprendre leurs rôles et de tester s’ils connaissent les différentes dispositions pour répondre correctement en cas d’urgence. Cependant, la véritable valeur de l’exercice de table provient de l’analyse de cette discussion et réside dans l’opportunité d’apporter des améliorations et d’améliorer les solutions déjà existantes. C’est pourquoi il est tout aussi important d’analyser l’ensemble de l’événement après que l’exercice a déjà eu lieu et de rédiger un rapport basé sur cela. Ces informations peuvent améliorer le plan de contingence et vérifier les lacunes qui y figurent.

L’exercice de table est-il toujours la bonne solution ?

Naturellement, chaque approche de la gestion des risques et de la préparation aux urgences a ses avantages et ses inconvénients. Les résultats qu’ils produisent sont façonnés par plusieurs variables émergentes, environnements, circonstances et personnes. Il en va de même pour l’exercice de table. Indéniablement, cet exercice vous permet de tester les directives existantes et d’évaluer l’environnement et les personnes. Il vous permet également d’apprendre les suggestions des autres membres de l’équipe.

C’est aussi une excellente opportunité d’apprentissage et de questionnement qui n’implique pas beaucoup de ressources et n’est pas trop laborieuse. De plus, de tels exercices peuvent également se dérouler à distance, ce qui les rendra efficaces pour les organisations ayant différents emplacements à travers le monde.

Cependant, cela ne signifie pas que cette méthode est une solution idéale, elle a aussi ses inconvénients. Tout d’abord, une atmosphère détendue et des discussions théoriques ne refléteront jamais l’événement réel, au cours duquel même des employés bien préparés peuvent échouer, car le stress et la nécessité d’agir rapidement s’ajoutent. Lors d’un exercice de table, vous pouvez vérifier que tout le monde connaît son rôle, mais vous ne détecterez pas toujours tous les défauts du plan. Certains d’entre eux ne se manifesteront que lors de situations réelles, pas lors de discussions théoriques.

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