4 étapes pour estimer le temps des tâches plus précisément

Estimer le temps nécessaire pour réaliser une activité spécifique est l’un des éléments essentiels d’une meilleure organisation de nos vies – tant au travail qu’à la maison (par exemple, pour les tâches ménagères). Beaucoup de gens ont des réserves concernant cette technique, car ils croient que dans la plupart des cas, il est tout simplement impossible d’estimer avec précision le temps nécessaire en raison de la dépendance à trop de facteurs externes. Cependant, il existe des moyens par lesquels nous pouvons mieux réaliser ce processus, ce qui peut être crucial, par exemple, lors de la création d’un calendrier de projet. Nous vous les présentons ci-dessous.

4 étapes pour estimer le temps – table des matières :

1. Étape 1 : Lister toutes les activités nécessaires
2. Étape 2 : Se souvenir des expériences passées
3. Étape 3 : Anticiper
4. Étape 4 : Suivre vos progrès
5. Résumé

Étape 1 : Lister toutes les activités nécessaires

Pour estimer correctement le temps de travail, il ne suffit pas de simplement écrire une liste de tâches et de spécifier le nombre d’heures nécessaires pour les accomplir. Il est important d’indiquer pour chaque tâche une liste complète des activités qui seront réalisées dans le cadre de son achèvement.

Ensuite, vous remarquerez quelles activités vous pourrez faire par vous-même, quand vous devrez consulter d’autres personnes (et vous adapter à leurs horaires ou attendre leur approbation), et quelle activité nécessitera que vous consacriez plus de temps (par exemple, les tâches créatives). Ainsi, lors de la création d’un calendrier de projet, vous devez prendre en compte les délais des autres ainsi que les vôtres.

Étape 2 : Se souvenir des expériences passées

Il est toujours bon d’apprendre de ses erreurs – les vôtres et celles des autres – donc, comme prochaine étape, demandez-vous si vous avez réalisé des activités similaires dans le passé et combien de temps cela vous a pris, puis tirez des conclusions. Si vous n’avez pas traité une telle tâche vous-même, demandez à vos coéquipiers – il se peut qu’il y ait quelqu’un dans votre équipe qui ait déjà effectué ce type d’activité et qui pourra vous donner une idée du temps que cela devrait vous prendre pour l’accomplir. N’oubliez pas, il vaut toujours mieux demander que de regretter de ne pas avoir pris le conseil.

Lors de la préparation du calendrier de projet, il est judicieux d’organiser une réunion de tous les membres de l’équipe et de faire des estimations ensemble. Un mélange de différentes compétences et expériences vous permettra certainement d’obtenir de meilleurs résultats.

Étape 3 : Anticiper

Avez-vous estimé le temps nécessaire pour accomplir toutes les étapes d’une seule tâche ? Super – maintenant, augmentez ce temps de, par exemple, 10-20% (selon le type de tâche) pour laisser de la place à l’imprévu (surtout si, après la première étape, vous savez déjà que vous dépendrez d’autres personnes).

Les arrêts maladie, les vacances programmées et non programmées, les retards de livraison, les consultations ou les tests ne sont que des exemples de situations qui peuvent affecter nos activités, prolongeant considérablement leur exécution. Cependant, ils font partie intégrante des affaires, donc vous devez être préparé à cela, en anticipant le temps nécessaire. Si rien ne se passe, vous terminerez simplement la tâche plus tôt que prévu – et tout le monde en sera heureux.

Étape 4 : Suivre vos progrès

La dernière étape mentionnée est importante car elle vous permet de contrôler pleinement la situation, réduisant ainsi le risque de goulets d’étranglement et d’incapacité à y répondre. C’est pour cette raison qu’une fois que vous avez fait une estimation du temps nécessaire pour une tâche donnée, vous devez régulièrement comparer le calendrier réel avec les prévisions que vous avez préparées à l’avance.

De cette manière, vous pourrez découvrir les raisons pour lesquelles les estimations ne correspondent pas à la réalité et tirer des conclusions que vous utiliserez pour votre prochaine tâche. Vous pouvez suivre l’avancement d’un projet, par exemple, en utilisant des applications spéciales conçues pour mesurer le temps, ou en utilisant un logiciel de gestion de projet – comme Firmbee.

Résumé

Une estimation appropriée du temps nécessaire pour des tâches spécifiques est essentielle pour maximiser la productivité de chaque employé, mais aussi pour garantir que le projet soit achevé selon le calendrier convenu. L’utilisation des méthodes décrites ci-dessus, ainsi qu’un suivi constant des activités en cours (suivi du respect des objectifs, vérification des goulets d’étranglement et modifications si nécessaire), est la condition sine qua non du succès du projet.

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