Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ? | #11 Introduction à la gestion de projet

Le meilleur logiciel de gestion de projet est celui que vous ne pouvez pas voir. Celui-ci fait son travail sans attirer beaucoup d’attention. Il est facile à utiliser et contient toutes les fonctions nécessaires. Mais que comprennent ces fonctions “nécessaires” ? Lisez la suite pour le découvrir !

Le meilleur logiciel de gestion de projet – table des matières :

1. Introduction
2. Modèles de projet
3. Vues
4. Intégrations
5. Domaines d’opération
6. Résumé
7. Découvrez notre logiciel de gestion de projet

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ? Introduction

Avant de passer à la discussion des logiciels de gestion de projet spécifiques, considérons quelles fonctions il devrait remplir. Nous avons divisé notre sujet d’aujourd’hui en trois parties. Tout d’abord, nous examinerons les vues offertes dans divers programmes. Dans la deuxième, nous considérerons les intégrations nécessaires. Et enfin, nous verrons quels domaines des opérations d’une organisation ce logiciel devrait couvrir.

Modèles de projet

La plupart des programmes vous permettent de gérer plusieurs projets de manière indépendante. Cela vaut la peine d’être noté si vous traitez avec des programmes ou un portefeuille de projets, et si les chefs de projet de votre organisation gèrent plus d’un projet simultanément, ou si vous exécutez des projets avec un flux répétitif – alors il vaut la peine de créer vous-même un modèle de projet qui peut être utilisé plusieurs fois.

Cependant, si vous utilisez le programme pour la première fois, ou s’il s’agit d’un projet personnalisé, vous pouvez utiliser les modèles intégrés. Ils facilitent et accélèrent considérablement le démarrage d’un nouveau projet. Cela est dû au fait qu’ils vous aident à commencer immédiatement dans un environnement prêt à l’emploi, préconfiguré et conçu pour la gestion de projet dans, par exemple, la méthodologie Scrum ou Prince2.

Vues

Quel que soit le modèle ou la méthode choisie, le logiciel de gestion de projet comprend le plus souvent des vues standard. Elles montrent clairement l’aspect sélectionné de la mise en œuvre du projet. Pour nous, les vues les plus importantes sont :

• Chronologie – qui peut être mise à l’échelle pour couvrir toute la durée du projet ou une période sélectionnée,
• Liste des tâches – pour prévisualiser les tâches actuellement en cours, fraîchement complétées, ou à réaliser prochainement,
• Calendrier – un agenda pour planifier des réunions et des activités de groupe,
• Outils analytiques – c’est-à-dire, des graphiques et des visualisations de données de domaines spécifiques de l’exécution du projet et de la charge de travail des membres individuels de l’équipe pour générer des rapports,
• Équipe – une liste de personnes impliquées dans le projet avec des informations de contact.

Intégrations

Lors du choix d’un programme de gestion de projet, on prête moins souvent attention aux intégrations, c’est-à-dire aux programmes et applications avec lesquels notre outil fonctionne. Cela est dû au fait que certains programmes de gestion, tels que Firmbee, sont des monolithes. C’est une plateforme qui fournit un soutien complet pour toutes les tâches liées aux projets – des listes de tâches et des notes à la gestion des factures et même au processus de recrutement d’équipe.

Cependant, parfois, un programme qui facilite la gestion de projet fonctionne comme un ensemble de soi-disant microservices, c’est-à-dire un ensemble de modules coopérants qui peuvent être activés et désactivés. Dans ce cas, les intégrations s’avèrent très utiles. Celles-ci peuvent inclure des connexions à, par exemple :

• calendriers externes (par exemple, Google ou Apple Calendar), permettant, par exemple, d’envoyer des invitations à des réunions,
• communicateurs – tels que Microsoft Teams, Zoom ou Slack, facilitant la communication sans avoir à copier ou déplacer du contenu,
• lecteurs de divers formats, afin que vous puissiez facilement prévisualiser le contenu de documents ou de fichiers image,
• email – pour ajouter des tâches directement par mail,
• outils de vente pour le commerce électronique, tels que Salesforce, Zoho Desk et Zendesk,
• le cloud pour stocker et partager des fichiers de projet plus volumineux,
• outils de sécurité et d’autorisation sont essentiels, surtout lorsque l’on travaille depuis l’extérieur du bureau et que l’on a des connexions Internet moins sécurisées,
• outils de reporting spécialisés, tels que Power BI, Looker ou Google Sheets, par exemple.

Lors du choix d’un programme particulier, il vaut également la peine de se demander s’il ne fonctionnera que sur un ordinateur ou s’il dispose également d’une application mobile.

Domaines d’opération

Les principaux domaines d’exécution de projet soutenus par le logiciel sont la gestion des tâches dans le temps, ainsi que la visualisation du budget. Cependant, selon le type de projet mis en œuvre, des modules tels que :

• contacts – surtout si la mise en œuvre du projet inclut la coopération avec des freelances ou plusieurs représentants de clients,
• campagnes – lorsque des activités marketing ou commerciales font partie du projet,
• documents – lorsqu’il est nécessaire de partager différents matériaux,
• ressources humaines – une option particulièrement utile lorsqu’une équipe de projet est formée ou que le personnel doit être renouvelé pendant la mise en œuvre du projet,
• finances – en plus de l’état général du budget du projet, il est utile d’avoir à portée de main un outil qui permet de regrouper les dépenses pour divers objectifs, ou de comparer les offres de produits et services nécessaires au projet.

Résumé

Les fonctions essentielles que le logiciel de gestion de projet devrait remplir sont de faciliter l’organisation et la planification du travail. L’utilisation de modèles – qu’ils soient intégrés ou auto-créés – facilite considérablement le démarrage. Et des vues claires représentant des aspects spécifiques de l’exécution d’un projet rendent les tâches quotidiennes plus agréables et simples. Les intégrations, quant à elles, signifient que nous pouvons utiliser notre logiciel préféré en le combinant avec celui que nous utilisons pour gérer le projet. À moins, bien sûr, qu’il ne soit suffisamment sophistiqué pour combiner des modules permettant des communications, la gestion financière et les ressources humaines.

Découvrez notre logiciel de gestion de projet :

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