Comment envoyer une facture ? Outils utiles

Tous les freelances, propriétaires de petites entreprises ou entrepreneurs émettent des factures chaque mois. Elles sont nécessaires pour recevoir le paiement pour le travail effectué ou les biens livrés. Mais émettre un tel document ne garantit pas la réception du paiement. Pour un succès complet, il est nécessaire de le remettre au contractant. Dans cet article, vous apprendrez 3 façons d’envoyer une facture et quels outils sont particulièrement utiles dans ce processus.

Comment envoyer une facture – table des matières :

1. Comment envoyer une facture papier ?
2. Comment préparer une facture sous forme électronique ?
3. Comment créer et envoyer un fichier PDF avec une facture ?
4. Comment une application de facturation peut-elle vous aider ?

Comment envoyer une facture papier ?

Bien que l’Internet se soit installé dans nos foyers et bureaux pour de bon, la grande majorité des factures sont envoyées par courrier traditionnel. Selon le rapport E-Invoicing / E-Billing. La numérisation et l’automatisation montrent que 90 % des factures sont envoyées aux destinataires sous forme papier.

Malheureusement, cela a ses inconvénients. L’un d’eux est le temps qu’il faut pour livrer la lettre à l’adresse indiquée. Lors de l’expédition, vous devez prendre en compte l’ensemble du processus menant à la réception du paiement. Vous devez vous rappeler que pas mal de personnes peuvent être attachées aux documents papier. Elles s’attendront à ce que vous leur fournissiez des factures sous cette forme. Certes, vous pourrez peut-être convaincre certains de facturer électroniquement, mais dans d’autres cas, vous devrez vous adapter aux souhaits de vos clients.

La plupart des outils dont vous avez besoin pour envoyer une facture papier sont disponibles dans n’importe quel bureau. Vous aurez besoin d’un ordinateur avec une imprimante, d’un logiciel de bureau et d’enveloppes. Bien que vous puissiez rédiger une facture à la main sur un formulaire spécialement préparé, il est beaucoup plus facile de travailler sur des documents électroniques.

Avec un traitement de texte ou un tableur, vous pouvez préparer un document contenant tous les éléments nécessaires. Ensuite, vous devez l’imprimer, le mettre dans une enveloppe, l’adresser et l’envoyer. La plupart des traitements de texte populaires vous permettent d’imprimer sur des enveloppes, donc vous n’avez pas à vous torturer à écrire l’adresse à la main. Tout ce qu’il vous reste à faire est d’acheter un timbre et d’envoyer la lettre au contractant.

Comment préparer une facture sous forme électronique ?

Une alternative aux documents papier est la facture électronique. Vous n’avez pas besoin de logiciel spécial pour la créer, car celui que vous utilisez tous les jours – un simple tableur ou traitement de texte – suffira. Comme pour un document envoyé par courrier traditionnel, vous devez d’abord créer une facture, sauf qu’au lieu d’imprimer, vous devez enregistrer le fichier créé de cette manière.

Évitez les formats comme DOC ou XLS, car bien qu’ils soient courants et faciles à ouvrir, ils ont un inconvénient majeur – un document préparé de cette manière peut être facilement modifié. Certes, vous avez la possibilité de sécuriser l’édition d’un tel fichier avec un mot de passe, mais il est préférable d’utiliser une solution éprouvée – les fichiers PDF. En envoyant un tel document, vous êtes sûr que personne n’interférera avec son contenu.

Comment créer et envoyer un fichier PDF avec une facture ?

Vous pouvez opter pour l’un des convertisseurs disponibles sur le web, comme Adobe Acrobat, par exemple, pour créer un fichier PDF. Il vous suffit de sélectionner une facture précédemment enregistrée dans un fichier DOC, et le programme effectuera automatiquement la conversion en PDF. En fonction des paramètres de votre ordinateur et des options disponibles dans votre traitement de texte/tableur, vous pouvez également déjà sélectionner l’option pour enregistrer le fichier au format PDF depuis le programme.

Ajoutez le document préparé de cette manière en pièce jointe dans un e-mail. Il est judicieux de commencer à créer un message à un client par cette étape. Cela garantira que vous n’envoyez pas un e-mail sans pièce jointe. Dans le titre du message, vous pouvez inclure le nom du projet auquel la facture se rapporte. Le contenu de l’e-mail doit être court et précis, mais n’oubliez pas de garder un ton poli. Vous pouvez les remercier pour la coopération passée, les encourager à utiliser les services offerts à l’avenir, et dans le cas d’une facture partielle, indiquer à quelle étape du travail elle se rapporte.

Comment une application de facturation peut-elle vous aider ?

C’est un outil qui facilite considérablement l’envoi de factures car il vous offre le plus large éventail d’options. Si vous travaillez avec des entreprises qui exigent des documents papier, vous émettez simplement, imprimez et envoyez la facture par courrier selon les souhaits du client. L’avantage pour vous est qu’une telle application est fournie avec des modèles de factures prêts à l’emploi, vous pouvez donc être sûr qu’ils respecteront les réglementations de votre pays.

Vous n’avez également pas à vous soucier des taux de TVA ou de l’exactitude des calculs et des résumés. Il vous suffit de sélectionner le taux d’imposition approprié, d’entrer la valeur nette des biens/services, et le programme calculera la valeur de l’article lui-même avec la taxe.

Avec une application de facturation gratuite, vous pouvez envoyer facilement des factures électroniques directement aux boîtes e-mail de ces contractants qui acceptent cette forme de communication. Un tel document est immédiatement enregistré au format PDF, donc vous n’aurez pas de problème à convertir un tel fichier dans un format qui garantira l’intégrité des données. Vous pouvez envoyer une facture préparée de cette manière en littéralement quelques clics. Vous n’avez pas besoin de vous connecter à votre e-mail – vous pouvez tout faire depuis l’application. Vous pouvez entrer le sujet du message, compléter son contenu ou utiliser un modèle préparé, ce qui fait gagner du temps et raccourcit considérablement votre travail.

Il est important de noter que vous n’enverrez plus jamais un e-mail sans pièce jointe, car en cliquant sur le bouton “envoyer”, la facture que vous avez émise est automatiquement jointe au message. Comme avec un e-mail standard, vous pouvez sélectionner le destinataire du message, ajouter d’autres destinataires, et même envoyer une copie cachée. C’est pratique lorsque vous traitez avec de grandes entreprises, car vous pouvez envoyer la facture à la fois à la personne avec qui vous travaillez sur un projet et directement au service comptable.

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