Comment préparer un plan de contingence de projet réussi ? | #21 Commencer avec la gestion de projet

Comment préparer un plan de contingence ? Il est préférable d’adopter une approche étape par étape lors de sa rédaction. De cette façon, lorsque la crise survient, vous pouvez calmement saisir le dossier décrit comme “Plan B”.

Plan de contingence du projet – table des matières :

1. Introduction
2. Quand vaut-il la peine de modifier le plan de mise en œuvre du projet ?
3. Plan B : pour les opportunités et les menaces
4. Comment préparer un plan de contingence ?
5. Résumé

Introduction

Un plan de contingence de projet est créé sur la base d’une analyse des zones de risque. Son objectif est de minimiser les pertes lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu et aussi de tirer parti des opportunités imprévues qui se présentent en cours de route. En d’autres termes, le plan de contingence sert à optimiser la manière de répondre aux risques.

Il peut inclure des idées pour répondre à une urgence ou lorsque des opportunités de croissance inattendues se présentent. Par exemple, il peut inclure des idées pour obtenir un financement supplémentaire si le budget est dépassé ou si un investisseur prometteur émerge. Un plan de contingence peut également indiquer l’option de réaffecter des responsabilités au sein de l’équipe en cas d’absence soudaine d’un spécialiste clé ou la possibilité d’embaucher une personne supplémentaire. La préparation d’un plan de contingence permet également de définir les conditions qui définissent la situation du marché dans laquelle l’ensemble du projet doit être arrêté immédiatement. Mais quand une décision doit-elle être prise pour mettre en œuvre un Plan B ? Et comment créer un plan de contingence pour se préparer aux scénarios les plus probables ?

Quand est-il judicieux de modifier le plan de mise en œuvre du projet ?

Les risques accompagnent la mise en œuvre de tout projet. Ils doivent être évalués au stade d’initiation et ensuite surveillés tout au long de sa durée. Selon le PMBOK, il est le plus efficace de répondre de manière proactive aux changements, c’est-à-dire d’ajuster le cours des actions aux conditions avant que les risques n’atteignent un point critique et d’accepter des risques d’un certain niveau tout en s’abstenant de les éviter à tout prix.

La mise en œuvre d’un plan de contingence doit dépendre de plusieurs facteurs. Tout d’abord, la réponse doit être :

• adéquate au niveau de menace – c’est-à-dire que nous n’interrompons pas le projet parce que le Chef de projet a un rhume,
• réaliste – c’est-à-dire en tenant compte du contexte de l’émergence de la menace, par exemple, si le prix des matières premières augmente rapidement dans tout le pays, nous ne prenons pas le temps de chercher un fournisseur moins cher,
• prise consciemment par une personne qui en assumera la responsabilité au préalable, après avoir considéré diverses options de réponse.

Très souvent, un plan de contingence permet de maîtriser rapidement la situation. Avec une manière bien conçue de répondre aux événements inattendus, le projet peut retrouver le cours normal de sa mise en œuvre. Cependant, parfois, la mise en œuvre d’un plan de contingence implique de remodeler des domaines importants du projet.

Plan B : pour les opportunités et les menaces

Quels types de risques doivent être particulièrement surveillés ? Le plan de mise en œuvre d’un projet vaut la peine d’être modifié dans deux cas : lorsqu’il aidera à éviter une catastrophe ou à obtenir des résultats nettement meilleurs. Modifier le plan lorsque les risques augmentent est généralement accompagné de problèmes tels que :

• retard dans la mise en œuvre du projet,
• dépassement de budget,
• problèmes techniques et pannes,
• problèmes d’équipe,
• perte de confiance des parties prenantes.

En revanche, les opportunités incitant à passer au Plan B incluent, mais ne se limitent pas à :

• nouvelles opportunités technologiques,
• surplus budgétaires,
• efficacité du travail de l’équipe supérieure aux attentes,
• une augmentation soudaine de la demande pour les produits ou services ciblés par le projet.

Comment préparer un plan de contingence ?

Nous devrions concevoir un plan de contingence en parallèle avec le plan de projet que nous avons l’intention de mettre en œuvre. En analysant les jalons nécessaires pour atteindre le objectif du projet, il est plus facile d’imaginer les possibilités et les risques qui peuvent accompagner des actions spécifiques.

Un bon plan de contingence prend en compte les risques avec la plus forte probabilité d’occurrence. Cela est dû au fait qu’il est impossible de se préparer à toutes les situations, et qu’il est inefficace de créer des plans d’action en cas d’attaque par une civilisation extraterrestre.

Cependant, un Chef de projet expérimenté peut anticiper les zones de risque les plus probables. Par exemple, dans un projet de développement de logiciel pour un client, un risque majeur concernera les changements de exigences. Et c’est pour une telle circonstance que nous devrions avoir un plan prêt. Par exemple, nous devons supposer à l’avance et écrire dans le contrat des critères d’acceptation bien définis ainsi que les conditions que le produit fini doit respecter, en tenant compte des méthodologies agiles adoptées avec ce type de projet à l’esprit.

Bien que chaque projet nécessite un traitement individuel, il vaut la peine de garder à l’esprit quelques principes pour préparer un plan de contingence :

1. Anticiper le risque. Il ne peut pas être évité, donc il vaut mieux l’affronter de front.
2. Préparer un plan d’action détaillé pour les scénarios les plus probables. Un croquis général ne sera pas utile en cas de crise.
3. Utiliser la menace comme une opportunité de changement. Peut-être que cela rendra le projet plus réussi que vous ne l’aviez prévu.
4. Ne pas essayer d’expliquer tout à l’équipe. La plupart des membres de l’équipe n’ont pas le plan de l’ensemble du projet en tête, donc ils ne sont peut-être même pas conscients de sa mise en œuvre. Dites-leur seulement ce qui concerne directement leur travail.
5. Aider l’équipe à traverser le changement. Si les changements concernent la manière dont le projet est mis en œuvre ou la façon dont l’équipe travaille ensemble, prêtez une attention particulière à savoir si tout le monde est familiarisé avec la nouvelle façon de faire les choses.

Résumé

Un plan de contingence est un moyen de traiter proactivement les risques dans un projet. Il permet de réduire les pertes dues à des urgences, telles que des livraisons retardées ou la perte d’un client. Il permet également de tirer parti des opportunités à venir qui offrent la possibilité d’atteindre l’objectif du projet plus rapidement ou mieux.

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