De la même manière que le recrutement traditionnel, le recrutement à distance implique le traitement des données personnelles des candidats. La protection des données personnelles dans l’Union européenne et dans la plupart des pays du monde est régie par la loi. La collecte, le traitement et le stockage inappropriés des données personnelles entraînent des conséquences juridiques. Comment se conformer au RGPD dans votre processus de recrutement en ligne ?
Le recrutement à distance devient de plus en plus populaire car il assure une communication efficace entre l’organisation et les candidats. C’est également une solution économique et qui fait gagner du temps. Les annonces d’emploi en ligne peuvent être fréquemment mises à jour, et le vivier de candidats est énorme.
Le recrutement fait partie de la gestion des ressources humaines. Le terme lui-même peut être compris à la fois dans un sens étroit et large. D’une part, le recrutement peut être considéré comme l’ensemble du processus de recherche, d’information et d’attraction des candidats. D’autre part, il est souvent désigné comme la méthode d’identification des candidats pour la sélection future.
L’objectif principal du processus de recrutement est de choisir des candidats qui répondent aux exigences de l’entreprise, ce qui équivaut à fournir à l’organisation un nombre adéquat d’employés qualifiés. Plus précisément, son but est de motiver les gens à postuler pour les postes disponibles dans l’organisation, puis de créer une liste de candidats, soumise à sélection.
Compte tenu de la numérisation mondiale et de la pandémie de COVID-19, le recrutement à distance est devenu encore plus courant. Par conséquent, vous tombez fréquemment sur des offres d’emploi sur des sites d’emploi populaires qui sont publiées avec la clause “recrutement à distance”. En plus d’envoyer votre candidature en ligne, le reste du processus est géré à l’aide de outils à distance et d’un téléphone.
Si une candidature donnée attire l’attention du recruteur, celui-ci appelle le candidat et organise un entretien d’embauche par téléphone ou par ordinateur. Dans le cas d’un entretien vidéo, un candidat reçoit un e-mail d’invitation avec un lien vers le messager instantané utilisé par le recruteur. Tout ce qu’ils ont à faire est d’activer le lien et de rejoindre la réunion à la date et à l’heure spécifiées. Parmi les applications de messagerie instantanée les plus populaires, on trouve : Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams et Signal.
Le processus de recrutement se compose de plusieurs étapes, telles que :
Étape 1 – Publication d’une offre d’emploi, collecte des e-candidatures et pré-sélection. Après avoir choisi les candidatures pour les procédures ultérieures, les recruteurs appellent les candidats et organisent des entretiens d’embauche. Lors de la première rencontre, ils vérifient certaines informations de base, par exemple, évaluent la maîtrise d’une langue étrangère par le candidat. Le rendez-vous final est confirmé par e-mail.
Étape 2 – Entretien d’embauche en ligne. À ce stade, les recruteurs vérifient les compétences et l’engagement du candidat, ainsi que décident s’ils doivent les qualifier pour les étapes ultérieures du processus de recrutement.
Étape 3 – Vérification supplémentaire. Les candidats résolvent des tests et des missions. Les recruteurs, quant à eux, prennent leur décision finale à ce stade.
Étape 4 – Intégration en ligne. Après avoir décidé d’un candidat retenu et lui avoir proposé un emploi, les recruteurs peuvent embaucher le candidat et compléter le processus d’intégration.
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est la loi de l’UE sur la protection des données qui est directement applicable depuis le 25 mai 2018, et remplace la directive sur la protection des données de 1995. Les données personnelles sont un terme assez large associé à l’identification d’une personne particulière. La protection des données couvre principalement :
Un problème contemporain d’envergure mondiale concerne les questions liées à la collecte de données, à la perte de la vie privée et à la menace pour la sécurité personnelle. À cet égard, le RGPD est la réglementation la plus stricte qui constitue le pilier de la juridiction de l’UE. Des directives similaires sont en vigueur dans d’autres pays, par exemple au Brésil, en Australie, au Japon, en Thaïlande et dans certains États des États-Unis.
Lorsque le processus de recrutement commence, l’employeur devient le responsable du traitement des données personnelles et peut obtenir des données telles que :
Les organisations doivent se conformer aux lois sur la protection des données du pays concerné lors de la collecte et du traitement des informations susmentionnées. Un candidat qui postule à un emploi est obligé de joindre un consentement au traitement de ses données personnelles à des fins de recrutement. Le devoir de l’employeur est de supprimer les informations d’identification personnelle d’un candidat après la fin du processus de recrutement.
Il convient de noter que les sites d’emploi ne jouent aucun rôle administratif et ne traitent aucune donnée personnelle. Leur fonction se limite à présenter les offres du principal et à fournir des outils pour la collecte des candidatures.
Comment se conformer au RGPD dans votre processus de recrutement en ligne ? Tout d’abord, familiarisez-vous avec les lois sur la protection des données personnelles du pays concerné. Dans la plupart d’entre eux, les informations d’identification personnelle des candidats sont spécialement protégées. Par conséquent, il est essentiel de les collecter et de les traiter uniquement à des fins de recrutement. De plus, les recruteurs ne devraient pas obtenir d’informations relatives à la race, à l’origine et à l’état civil d’un candidat.
De plus, il est controversé de vérifier les données concernant des candidats particuliers sur les réseaux sociaux et d’examiner leur historique d’emploi dans le cadre de la vérification des antécédents. Selon le RGPD, de telles pratiques sont inacceptables. Cependant, étant donné que ces informations sont accessibles au grand public, il est difficile de les considérer comme non éthiques.
Pour résumer, la question de la conformité au RGPD dans le processus de recrutement est un sujet vaste. Une préparation adéquate et la connaissance des réglementations juridiques faciliteront grandement la procédure d’acquisition de nouveaux employés.
Vous savez déjà comment se conformer au RGPD dans votre processus de recrutement à distance. Lisez nos autres ressources : 5 conseils sur la façon de se préparer à un entretien d’embauche en ligne.
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Responsable des ressources humaines avec une excellente capacité à créer une atmosphère positive et à établir un environnement précieux pour les employés. Elle aime voir le potentiel des personnes talentueuses et les mobiliser pour se développer.
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