Comment se conformer au RGPD dans votre processus de recrutement en ligne ?

De la même manière que le recrutement traditionnel, le recrutement à distance implique le traitement des données personnelles des candidats. La protection des données personnelles dans l’Union européenne et dans la plupart des pays du monde est régie par la loi. La collecte, le traitement et le stockage inappropriés des données personnelles entraînent des conséquences juridiques. Comment se conformer au RGPD dans votre processus de recrutement en ligne ?

Comment se conformer au RGPD ? – table des matières :

1. Objectifs et buts du recrutement
2. Recrutement en ligne
3. Règles du RGPD
4. Comment se conformer au RGPD ?
5. Résumé

Objectifs et buts du recrutement

Le recrutement à distance devient de plus en plus populaire car il assure une communication efficace entre l’organisation et les candidats. C’est également une solution économique et qui fait gagner du temps. Les annonces d’emploi en ligne peuvent être fréquemment mises à jour, et le vivier de candidats est énorme.

Le recrutement fait partie de la gestion des ressources humaines. Le terme lui-même peut être compris à la fois dans un sens étroit et large. D’une part, le recrutement peut être considéré comme l’ensemble du processus de recherche, d’information et d’attraction des candidats. D’autre part, il est souvent désigné comme la méthode d’identification des candidats pour la sélection future.

L’objectif principal du processus de recrutement est de choisir des candidats qui répondent aux exigences de l’entreprise, ce qui équivaut à fournir à l’organisation un nombre adéquat d’employés qualifiés. Plus précisément, son but est de motiver les gens à postuler pour les postes disponibles dans l’organisation, puis de créer une liste de candidats, soumise à sélection.

Recrutement en ligne

Compte tenu de la numérisation mondiale et de la pandémie de COVID-19, le recrutement à distance est devenu encore plus courant. Par conséquent, vous tombez fréquemment sur des offres d’emploi sur des sites d’emploi populaires qui sont publiées avec la clause “recrutement à distance”. En plus d’envoyer votre candidature en ligne, le reste du processus est géré à l’aide de outils à distance et d’un téléphone.

Si une candidature donnée attire l’attention du recruteur, celui-ci appelle le candidat et organise un entretien d’embauche par téléphone ou par ordinateur. Dans le cas d’un entretien vidéo, un candidat reçoit un e-mail d’invitation avec un lien vers le messager instantané utilisé par le recruteur. Tout ce qu’ils ont à faire est d’activer le lien et de rejoindre la réunion à la date et à l’heure spécifiées. Parmi les applications de messagerie instantanée les plus populaires, on trouve : Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams et Signal.

Étapes du recrutement en ligne

Le processus de recrutement se compose de plusieurs étapes, telles que :

Étape 1 – Publication d’une offre d’emploi, collecte des e-candidatures et pré-sélection. Après avoir choisi les candidatures pour les procédures ultérieures, les recruteurs appellent les candidats et organisent des entretiens d’embauche. Lors de la première rencontre, ils vérifient certaines informations de base, par exemple, évaluent la maîtrise d’une langue étrangère par le candidat. Le rendez-vous final est confirmé par e-mail.

Étape 2 – Entretien d’embauche en ligne. À ce stade, les recruteurs vérifient les compétences et l’engagement du candidat, ainsi que décident s’ils doivent les qualifier pour les étapes ultérieures du processus de recrutement.

Étape 3 – Vérification supplémentaire. Les candidats résolvent des tests et des missions. Les recruteurs, quant à eux, prennent leur décision finale à ce stade.

Étape 4 – Intégration en ligne. Après avoir décidé d’un candidat retenu et lui avoir proposé un emploi, les recruteurs peuvent embaucher le candidat et compléter le processus d’intégration.

Règles du RGPD

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est la loi de l’UE sur la protection des données qui est directement applicable depuis le 25 mai 2018, et remplace la directive sur la protection des données de 1995. Les données personnelles sont un terme assez large associé à l’identification d’une personne particulière. La protection des données couvre principalement :

• nom et prénom
• numéro d’identification national
• adresse personnelle
• e-mail
• nom de la banque et numéro de compte
• photos de personnes
• informations liées à la santé physique ou mentale
• adresse IP de l’ordinateur
• religion
• race
• origine ethnique
• orientation sexuelle

Un problème contemporain d’envergure mondiale concerne les questions liées à la collecte de données, à la perte de la vie privée et à la menace pour la sécurité personnelle. À cet égard, le RGPD est la réglementation la plus stricte qui constitue le pilier de la juridiction de l’UE. Des directives similaires sont en vigueur dans d’autres pays, par exemple au Brésil, en Australie, au Japon, en Thaïlande et dans certains États des États-Unis.

Comment se conformer au RGPD dans le recrutement en ligne ?

Lorsque le processus de recrutement commence, l’employeur devient le responsable du traitement des données personnelles et peut obtenir des données telles que :

• nom et prénom
• date de naissance
• éducation
• qualifications
• historique d’emploi
• coordonnées.

Les organisations doivent se conformer aux lois sur la protection des données du pays concerné lors de la collecte et du traitement des informations susmentionnées. Un candidat qui postule à un emploi est obligé de joindre un consentement au traitement de ses données personnelles à des fins de recrutement. Le devoir de l’employeur est de supprimer les informations d’identification personnelle d’un candidat après la fin du processus de recrutement.

Il convient de noter que les sites d’emploi ne jouent aucun rôle administratif et ne traitent aucune donnée personnelle. Leur fonction se limite à présenter les offres du principal et à fournir des outils pour la collecte des candidatures.

Informations clés sur la conformité au RGPD

• Un ensemble d’informations qui peuvent être obtenues par l’employeur pendant le processus de recrutement est fermé et comprend les données déjà mentionnées ci-dessus. L’employeur n’est pas en droit d’exiger des informations liées, par exemple, à l’état civil, à l’origine ethnique ou à l’orientation sexuelle.
• Étant donné l’objectif du processus de recrutement, qui est d’acquérir des employés, les données collectées doivent servir uniquement à cet objectif. Les données ne peuvent pas être utilisées dans d’autres situations. Il est inacceptable d’exploiter les données librement et de les rendre disponibles à d’autres entités.
• Le traitement des données des candidats doit être basé sur leur consentement écrit.
• Au cours du processus de recrutement, l’employeur doit informer ses candidats du nom et du siège social de l’entreprise, de l’objectif de la collecte des données, et du droit d’accès à l’information.
• À chaque étape du processus de recrutement, les candidats ont le droit de contrôler comment leurs données sont traitées.
• Après la fin du processus de recrutement, l’employeur est obligé de supprimer toutes les données collectées, et le responsable du traitement des données doit les sécuriser de manière appropriée.

Comment se conformer au RGPD – résumé

Comment se conformer au RGPD dans votre processus de recrutement en ligne ? Tout d’abord, familiarisez-vous avec les lois sur la protection des données personnelles du pays concerné. Dans la plupart d’entre eux, les informations d’identification personnelle des candidats sont spécialement protégées. Par conséquent, il est essentiel de les collecter et de les traiter uniquement à des fins de recrutement. De plus, les recruteurs ne devraient pas obtenir d’informations relatives à la race, à l’origine et à l’état civil d’un candidat.

De plus, il est controversé de vérifier les données concernant des candidats particuliers sur les réseaux sociaux et d’examiner leur historique d’emploi dans le cadre de la vérification des antécédents. Selon le RGPD, de telles pratiques sont inacceptables. Cependant, étant donné que ces informations sont accessibles au grand public, il est difficile de les considérer comme non éthiques.

Pour résumer, la question de la conformité au RGPD dans le processus de recrutement est un sujet vaste. Une préparation adéquate et la connaissance des réglementations juridiques faciliteront grandement la procédure d’acquisition de nouveaux employés.

Vous savez déjà comment se conformer au RGPD dans votre processus de recrutement à distance. Lisez nos autres ressources : 5 conseils sur la façon de se préparer à un entretien d’embauche en ligne.

Si vous aimez notre contenu, rejoignez notre communauté de travailleurs acharnés sur Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.