5 étapes essentielles pour discipliner un employé

Quelles sont les principales étapes pour discipliner un employé ? Les managers doivent discipliner leurs employés de temps en temps et il n’y a pas moyen de l’éviter – des problèmes de performance et des problèmes de comportement se produisent chaque jour sur le lieu de travail. Les départements des ressources humaines de l’entreprise devraient avoir des procédures disciplinaires en place et les utiliser pour tous les cas de comportement inacceptable. Lisez l’article pour en savoir plus sur le processus de discipline.

Étapes de la discipline d’un employé – table des matières :

1. Raisons de discipliner un employé
2. Avant de discipliner un employé
3. Étapes de la discipline d’un employé
4. Résumé

Raisons de discipliner un employé

Sur le lieu de travail, il existe plusieurs raisons de discipliner les employés et la plupart d’entre elles sont soit liées à des problèmes de comportement, soit à des indicateurs de performance. Il est important que tous les employés comprennent ce qui est attendu d’eux spécifiquement – ils doivent savoir avec certitude quel type de comportement ne sera pas accepté. Peu importe la qualité de vos politiques, il y aura des raisons de discipliner vos employés. Les raisons les plus notoires pour le faire incluent :

• fraude, vol, détournement de fonds
• possession ou usage de drogues
• usage de alcool
• absentéisme
• faible performance
• mauvaise gestion des biens
• mauvais usage d’internet
• harcèlement, harcèlement sexuel, discrimination

Il existe des méthodes de discipliner un employé, mais dans le cas des infractions les plus graves et des violations majeures, la résiliation du contrat peut être la seule option envisagée.

Avant de discipliner un employé

Certaines des actions inacceptables se produisent entre employés – cela signifie que leur manager peut ne jamais avoir la chance d’observer lui-même un comportement inapproprié. Dans de telles situations, généralement, l’un des employés dépose une plainte contre un autre, soit de manière verbale, soit par écrit.

Il y a des étapes que chaque manager doit suivre lorsqu’il reçoit une plainte d’un des employés. L’entreprise devrait avoir des procédures pour déposer une plainte, où le formulaire de plainte lui-même devrait être décrit, ainsi que les méthodes de traitement de celles-ci. Chaque plainte reçue par le manager doit être traitée de la même manière, sinon l’entreprise pourrait faire face à des actions légales en raison de discrimination. Les étapes que chaque manager doit suivre lorsqu’il traite une plainte sont :

Examen de la plainte déposée – conformément aux procédures que l’entreprise devrait avoir, le manager qui a reçu une plainte doit l’examiner attentivement. En général, une réunion entre le spécialiste des ressources humaines et l’employé est nécessaire pour discuter du problème plus en détail. Cela aide lorsque plus d’une personne est impliquée – elles pourraient avoir à témoigner au tribunal à l’avenir.

Enquête – chaque plainte doit être examinée en détail. Toutes les allégations ne doivent pas être vraies. Le manager doit parler avec d’autres membres de l’entreprise et trouver des témoins du comportement inacceptable. Le manager doit rassembler toute la documentation pertinente, telle que : formulaires de plainte, e-mails, notes, rapports, témoignages ainsi que : notes relatives aux avertissements verbaux, avertissements écrits, notes des réunions avec les employés, et avis de résiliation d’emploi. Tous les documents pertinents doivent être soigneusement organisés dans un dossier.

Parler à l’employé des allégations – l’employé dont le comportement est examiné a le droit de présenter son point de vue et de répondre à la plainte. À ce stade, la médiation entre les deux employés est possible (si la situation le permet). S’il existe une solution au problème, la question devrait être réglée à ce stade.

Décision – après l’audition des deux parties, il est temps de prendre une décision. Il peut être nécessaire de commencer des procédures disciplinaires ou d’imposer des sanctions. N’oubliez pas que toutes vos actions doivent être révélées uniquement aux personnes concernées, la procédure disciplinaire est une affaire confidentielle que tout le monde au bureau ne devrait pas entendre. Gardez le dossier à jour et ajoutez les documents liés à votre décision au dossier.

Étape d’appel – l’employé a le droit de faire appel de votre décision. La forme écrite de l’appel de l’employé doit ensuite être examinée par le département des ressources humaines. Dans certains cas, la punition peut être annulée ou légèrement modifiée. La décision dépend de nombreux facteurs, mais dans tous les cas, elle doit être communiquée par écrit.

Étapes de la discipline d’un employé

Avertissement verbal – la toute première étape pour discipliner un employé est l’avertissement verbal. Cela peut être soit délicat et tactful, mais peut aussi être plus direct et sévère, selon la situation et la relation entre l’employé et le manager. Les avertissements verbaux doivent être utilisés chaque fois que l’employé manifeste un comportement négatif.

Avertissement écrit – lorsque les avertissements verbaux ne fonctionnent pas, un document écrit est généralement requis. De tels documents doivent être soigneusement rédigés, car il peut y avoir des implications légales en cas de poursuites ultérieures ou de procès. Tous les documents doivent être signés par le manager, un témoin et un employé. Une copie du document doit être remise à l’employé, tandis que l’ensemble complet du document doit être conservé au bureau pour référence future. Dans l’avertissement écrit, il doit être clairement indiqué ce que l’employé doit faire pour corriger son comportement et quelle sera la conséquence si l’employé ne change rien.

Avertissement final – après avoir émis plusieurs avertissements verbaux (il y a généralement plus d’un) et l’avertissement écrit, il est temps de donner un avertissement final. L’avertissement final doit être délivré par écrit, et il est généralement très similaire en forme aux autres avertissements écrits. Tous les cas de mauvais comportement doivent être décrits en détail à nouveau, ainsi que les méthodes d’amélioration. Dans l’avertissement final, il doit être clairement indiqué que la résiliation de l’emploi est possible si rien ne change dans le comportement de l’employé.

Probation – la plupart des employeurs mettent généralement fin à l’emploi après l’avertissement final, il peut ne pas y avoir de moyen de changer l’approche de l’employé et le comportement inacceptable persiste. Mais il y a encore des managers qui pourraient souhaiter offrir à leurs employés une autre dernière chance de changer. Le processus s’appelle probation et peut inclure des mesures disciplinaires telles que : réduction de salaire, formation exigée ou supervision étroite. Tous les éléments peuvent être appliqués simultanément.

Résiliation – la toute dernière étape de discipliner un employé est la résiliation de l’emploi. Toute la documentation collectée au cours du processus de discipline (avertissements écrits, documents liés à la probation) doit être à nouveau discutée avec l’employé afin qu’il comprenne clairement la raison de la résiliation.

Résumé

Les managers doivent discipliner leurs employés de temps en temps et il n’y a pas moyen de l’éviter – des problèmes de performance et des problèmes de comportement se produisent chaque jour sur le lieu de travail. Les départements des ressources humaines de l’entreprise devraient avoir des procédures disciplinaires en place et les utiliser pour tous les cas de comportement inacceptable.

Il existe plusieurs étapes de discipliner un employé, elles incluent : avertissements verbaux et écrits, avertissement final, probation et résiliation de contrat. Ces étapes font partie d’un processus disciplinaire et doivent être appliquées de manière ordonnée. Chaque avertissement doit être bien documenté pour référence future en cas de poursuites légales. Une procédure disciplinaire bien organisée et bien menée est la meilleure protection que l’employeur a contre les batailles juridiques liées aux poursuites pour licenciement abusif.

Lire aussi : Un lien entre la gestion de la diversité et l’égalité des chances en matière d’emploi sur le lieu de travail

Si vous aimez notre contenu, rejoignez notre communauté de abeilles occupées sur Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.