Événements d’intégration virtuels et événements d’entreprise. Comment les planifier et les réaliser ?

Cependant, la période des confinements nous a montré que divers types d’événements – tels que des soirées d’intégration, des conférences ou des formations – peuvent également être organisés en ligne. À bien des égards, la planification d’un tel événement est similaire à celle d’un événement en présentiel, mais nécessite de prendre en compte plusieurs facteurs supplémentaires. Ci-dessous, nous décrivons les 4 étapes principales à suivre pour réaliser des événements d’intégration sous cette forme.

Définir l’objectif, le public cible et le budget pour les événements d’intégration

Construire des relations entre les employés, célébrer le succès de l’entreprise, établir de nouveaux contacts commerciaux ? Avant de commencer toute action dans le cadre de l’organisation, il est essentiel de définir quel objectif nous nous fixons, ce qui conditionnera avant tout qui participera (âge, intérêts, postes). En effet, il faut aborder la planification d’un événement pour les employés (généralement sous la forme d’une soirée d’intégration) différemment que lorsque nous souhaitons rencontrer des clients, des partenaires ou des collaborateurs.

Ensuite, il est également utile de réfléchir au budget dont on dispose. Bien que les événements d’entreprise en ligne ne soient pas aussi coûteux que les événements traditionnels, ils peuvent néanmoins nécessiter certaines dépenses (par exemple, pour la plateforme, des récompenses pour les participants, des honoraires pour les intervenants – selon les attractions prévues).

Essayez Firmbee gratuitement !

Choisir l’outil approprié

Après avoir défini les points ci-dessus, vous pouvez passer à l’étape suivante, qui consiste à choisir la plateforme appropriée pour organiser la soirée d’intégration ou un autre événement. Cela nécessite d’analyser les options disponibles (parmi des outils tels que Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting ou des plateformes dédiées à l’organisation d’événements virtuels comme Hopin ou Remo). Ensuite, il faut décider si l’on utilise un outil qui sert quotidiennement de messager pour les employés ou si l’on opte pour une nouvelle solution.

Il est judicieux de choisir une solution qui offre une haute qualité d’image et de son, ainsi que la possibilité d’interaction entre les participants, mais surtout qui sera préparée à gérer une charge plus importante (par exemple, 100 personnes ou plus en même temps).

Élaborer le programme de l’événement d’intégration

Une autre étape à réaliser est d’élaborer un plan d’événement attrayant pour les participants. Selon le type que vous choisissez (soirée d’intégration, rencontre de réseautage avec des partenaires, etc.), il est important de sélectionner des attractions appropriées telles que :

• des conférences et des ateliers qui permettront d’élargir les connaissances et de renforcer les compétences,
• des jeux et des activités qui constituent un excellent moyen de construire des relations tout en s’amusant,
• des concours et des quiz permettant de tester ses connaissances et compétences (de préférence chronométrés avec un élément de compétition entre les participants et des récompenses à la fin pour augmenter l’engagement),
• des ateliers créatifs (dans ce cas, n’oubliez pas que vous devrez fournir aux participants l’équipement nécessaire à leur domicile).

Réaliser l’événement

Avant la soirée d’intégration virtuelle ou tout autre événement d’entreprise, assurez-vous qu’en tant qu’organisateur, vous disposez de l’infrastructure technique adéquate, y compris une connexion Internet stable et du matériel informatique (casque, haut-parleur, caméra fonctionnelle, etc.). Organisez également des répétitions techniques pour éviter d’éventuels problèmes. Le jour de l’événement, n’oubliez pas d’accueillir les participants au début et de leur présenter l’objectif de la réunion, d’utiliser différentes formes d’activité et de faire des pauses régulières (vous pouvez leur fournir des boissons et des collations payées par l’entreprise). La clé d’un événement virtuel réussi est l’engagement des participants, la poursuite des objectifs et la flexibilité pour s’adapter aux circonstances changeantes – veillez à maintenir cela tout au long de l’événement.

Événements d’intégration et autres événements d’entreprise en ligne – résumé

Avec une organisation appropriée, une soirée d’intégration ou un autre événement d’entreprise en ligne peut être tout aussi attrayant et efficace qu’un événement en présentiel, bien qu’il nécessite sans aucun doute une approche différente, notamment en matière de créativité dans la planification des attractions. Cependant, ils impliquent moins de travail, et donc nécessitent moins de ressources.

Cependant, que vous planifiez un événement en ligne ou hors ligne, vous pouvez faciliter la réalisation de toutes les tâches en utilisant le logiciel de gestion de projet Firmbee. C’est dans cet outil que, grâce aux tableaux kanban, vous répartirez toutes les tâches, créerez des listes de choses à faire, établirez des priorités, puis contrôlerez l’exécution (et le budget) et échangerez des informations avec d’autres personnes, en ayant tout ce qui est essentiel au même endroit.

Si vous aimez les contenus que nous créons, consultez également : Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.