Le manque constant de temps et le surmenage sont des réalités tant pour les freelances que pour les entreprises. Cela affecte non seulement la productivité et la motivation, mais aussi la santé. Heureusement, il existe quelques solutions. Dans l’article d’aujourd’hui, vous découvrirez ce qui diminue la productivité dans n’importe quelle entreprise. Vous apprendrez également quelques méthodes efficaces de gestion du temps et vous vous familiariserez avec des outils et des applications utiles pour le flux de travail.
Aujourd’hui, de plus en plus de temps est passé au travail. Les heures supplémentaires et l’accumulation des commandes sont devenues la nouvelle norme. Les Polonais et les Grecs figurent parmi les plus occupés au monde – selon l’OCDE, ils passent presque 2000 heures par an au travail, loin devant les Allemands qui travaillent six cents heures de moins par an. Malheureusement, travailler dur ne signifie pas être productif. Cela est illustré par le fait que les Polonais ont obtenu 70 % de résultats en dessous de ceux des Allemands lors des tests d’efficacité au travail.
Qu’est-ce qui désorganise le travail ? Tout d’abord, 9 petites choses qui prennent du temps et paralysent toute entreprise :
C’est la conclusion d’une étude menée par Matt Krzysiak dans son entreprise lorsqu’il a pris la présidence du National Motor Club. Ajoutez à cela un travail administratif inutile, s’occuper de choses qui ne font pas partie de notre description de poste, passer des appels personnels, lire le journal et faire des courses.
Le mode bureau à domicile ne facilite pas les choses avec tout le tumulte domestique. Les réseaux sociaux, manger et boire du café, rendre visite à des amis et reporter des tâches à “dans un moment”. Ça vous semble familier ? Vous pouvez gérer ces problèmes en développant des habitudes simples et en établissant un emploi du temps de travail convivial.
Une des techniques les plus connues qui peut aider est la méthode Pomodoro, dérivée du classique minuteur de cuisine en forme de tomate. La méthode consiste à écrire sur un morceau de papier toutes les tâches que vous devez accomplir, à en choisir une, à régler le minuteur sur 25 minutes et à travailler sur la tâche pendant tout ce temps. Vous devez être entièrement concentré sans la distraction de Facebook ou des messages texte.
Si après 25 minutes la tâche n’est toujours pas terminée, faites une pause de 5 minutes puis revenez-y, en réglant votre montre pour 25 minutes supplémentaires.
Cependant, après 2 heures de travail de ce type (4 Pomodoros), le cerveau aura besoin d’une pause, alors faites une pause de 30 minutes, allez vous promener, préparez-vous une tasse de thé ou regardez une série télévisée. C’est une méthode simple et efficace pour améliorer la gestion du temps. Elle est populaire dans le monde entier.
Une autre technique recommandée est le 5S, qui aide à organiser le lieu de travail et à augmenter la productivité. Elle réduit également les coûts d’exploitation de l’entreprise et améliore la qualité des biens et services fabriqués.
Le 5S est populaire depuis des décennies auprès des entreprises japonaises et se compose de cinq principes :
Avez-vous un tableau blanc et du papier coloré à portée de main ? Découvrez Scrum, une méthode de gestion du temps pour organiser le travail souvent utilisée par les startups et les développeurs. Scrum est une méthode dans laquelle les projets et les tâches sont écrits sur des morceaux de papier et épinglés à des colonnes sur un tableau blanc. Les colonnes désignent les éléments successifs du processus (par exemple, “prévu”, “en cours”, “testé”, “urgent à terminer”, “fait”).
Dans la première colonne, vous créez une file d’attente de tâches qui sont prioritaires. Ensuite, à côté de chaque tâche, vous écrivez combien d’heures sont attendues pour elles (en utilisant différentes couleurs de cartes, vous pouvez les diviser en catégories). Les cartes sont ensuite épinglées de gauche à droite au fur et à mesure que le travail progresse vers la section “fait”.
Scrum vous permet de suivre l’avancement du projet, de reconnaître de nouveaux défis, de surveiller les délais et d’observer combien de tâches restent à faire. C’est très pratique tant pour organiser le temps que pour traiter avec le client.
La méthode du système carré est basée sur la priorisation des tâches assignées. Selon cette technique, une feuille de papier est divisée en quatre cases égales. Chaque case correspond à quatre catégories de tâches :
Les tâches urgentes et non urgentes sont celles qui doivent être prises en charge dès que possible, mais sans respecter une date précise (par exemple, passer un appel téléphonique). Les tâches urgentes et importantes sont des délais qui doivent être rapidement respectés (par exemple, payer un abonnement).
Grâce à ce système, nous savons quelles tâches faire en premier et lesquelles peuvent attendre. C’est un complément parfait à la liste des activités à réaliser chaque jour. Cette combinaison permet une gestion du temps encore plus efficace.
Une autre technique consiste à accomplir des tâches selon le principe de Pareto (a.k.a. 80/20). Il y a près d’un siècle, Vilfredo Pareto a observé que 80 % des biens sont entre les mains de seulement 20 % de la population. Il a rapidement été découvert que ces proportions s’appliquent dans divers domaines de la vie. Exemples : 80 % des revenus sont générés par 20 % des clients, 20 % des services des entreprises génèrent 80 % des revenus, 80 % du temps nous portons 20 % des vêtements que nous avons dans notre garde-robe, et ainsi de suite.
Selon cette méthode, accomplir 20 % des tâches suffit à obtenir 80 % des résultats. Le truc est de discerner exactement quelles sont ces tâches et de “séparer le bon grain de l’ivraie”. Naturellement, ce principe n’est pas infaillible – les ratios peuvent varier de 90/10, 70/30, 97/3, etc.
Le principe de Pareto est une méthode de gestion du temps qui vous aide à vous concentrer sur les questions clés en respectant votre agenda et à éviter de tourner autour du pot.
La dernière et la plus simple technique est la règle des 2 minutes de David Allen. Elle est excellente pour le travail et les tâches quotidiennes. Selon ce principe, si une action prend moins de 2 minutes à accomplir, elle doit être faite immédiatement. Si vous la remettez à plus tard, elle peut devenir un énorme fardeau à l’avenir. Cette méthode est la plus facile à mettre en œuvre de toutes, mais elle fournit les meilleurs résultats en un rien de temps.
De plus, elle augmente le niveau de satisfaction. Accomplir plusieurs tâches en une journée, même petites, est gratifiant et renforce l’achèvement des suivantes.
De plus, voici deux conseils pratiques à suivre :
En plus d’utiliser des techniques de gestion du temps, il est également judicieux de profiter de tous les outils de gestion du travail créés pour optimiser nos processus quotidiens.
C’est un outil gratuit de Google pour créer, partager et modifier des fichiers (fichiers texte, feuilles de calcul, présentations, formulaires), à la fois hors ligne et en ligne. Il fonctionne sur votre téléphone, tablette ou ordinateur. De plus, l’outil est compatible avec les fichiers Word – donc vous n’avez pas besoin d’acheter de logiciel – et est intégré à Google Drive (15 Go).
La version gratuite de Microsoft Office est un suivi d’un puissant outil de gestion en ligne qui vous permet de créer, enregistrer et partager des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des carnets. Office Online comprend Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 Go), boîte aux lettres Outlook.com, calendrier et contacts.
Dropbox est un système sécurisé pour partager et stocker des fichiers, faire des sauvegardes et synchroniser des fichiers entre ordinateurs. Il vous permet de télécharger, visualiser et télécharger des données à la fois via un navigateur classique et via une application dédiée installée sur votre ordinateur.
L’application Android simple – ColorNote vous permet de modifier rapidement et facilement des notes, des rappels, des e-mails, des messages, des listes de courses et de tâches. Cette application vous permet d’organiser vos notes par couleur, de verrouiller des mots de passe et de créer des sauvegardes.
Dans le tumulte de la vie moderne, il peut être incroyablement difficile de rester au fait de tout ce que vous devez accomplir. Une application de suivi du temps efficace vous aidera non seulement à mieux contrôler votre journée, mais rendra également votre équipe plus productive et améliorera sa responsabilité.
Et quelles sont vos méthodes pour gérer le temps avec succès ? Connaissez-vous d’autres conseils, règles ou applications intéressantes sur la gestion du temps ? N’hésitez pas à consulter et à partager vos commentaires.
En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.
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