Caroline Becker
Avez-vous déjà ressenti un trop-plein de responsabilités au travail ? Avez-vous déjà passé des nuits blanches à cause d’un estomac noué et de l’anxiété concernant les tâches du lendemain ? Avez-vous déjà jeté un coup d’œil nerveux à votre montre de temps en temps au travail, suppliant le temps de ne pas passer si vite ? Si c’est le cas, vous devriez chercher une solution pour vous assurer que de telles situations négatives ne se reproduisent pas. Découvrez nos 4 conseils simples pour organiser votre vie professionnelle. Lisez la suite.
Conseils pour organiser votre vie professionnelle – table des matières :
Commencez par la planification
Créer des listes de tâches et un emploi du temps (hebdomadaire, horaire – selon vos besoins) est sans aucun doute une base d’organisation à laquelle vous ne pouvez tout simplement pas renoncer. Si vous voulez rester productif et efficace au travail, vous devez planifier votre journée. C’est ainsi que vous passerez d’une tâche à l’autre sans perdre de temps.
Vous pouvez planifier votre travail et créer votre emploi du temps quotidien dans un planificateur, un calendrier ou un logiciel de gestion du temps spécial, le choix vous appartient ! N’oubliez pas d’appliquer la règle 60:40 – vous ne devez désigner que 60 % de votre journée de travail à des activités à forte valeur ajoutée, afin que les 40 % restants puissent être alloués aux urgences, aux pauses ou aux tâches de dernière minute.
Si un employé considère toutes les tâches comme importantes et urgentes, il vivra sous un stress constant et ne parviendra pas à accomplir la plupart de ses devoirs. Pour cette raison, il est crucial de bien établir les priorités et d’exécuter les tâches selon leur importance et leur urgence.
Priorisez
Cependant, établir des tâches à accomplir ne suffit pas car cela ne résout pas le problème de base : par où commencer. Pour cette raison, comme deuxième étape menant à une meilleure organisation, nous mentionnerons la priorisation, c’est-à-dire déterminer quelles tâches sont plus importantes et doivent être effectuées en premier, et lesquelles peuvent attendre.
La matrice d’Eisenhower vous aidera certainement à prioriser. Selon Eisenhower, les tâches peuvent être divisées en quatre groupes :
- importantes et urgentes – tâches à accomplir dès que possible (par exemple, une situation d’urgence, une date limite pour remettre un projet externe),
- importantes, mais pas urgentes – tâches qui sont stratégiquement importantes, mais peuvent être effectuées à une date ultérieure (ces tâches sont volontiers réalisées par la plupart des employés),
- urgentes, mais pas importantes – se réfèrent généralement à fournir de l’aide à d’autres dans l’exécution de leurs tâches (ce qui n’est pas notre responsabilité) et à des devoirs non planifiés,
- pas importantes et pas urgentes – ce sont des activités qui consomment du temps et favorisent la procrastination.
Une autre chose qui vous permettra d’améliorer l’organisation de votre vie professionnelle est d’estimer combien de temps il vous faudra pour accomplir une tâche donnée. Comment cela fonctionnera-t-il ? Tout d’abord, cela vous motivera – vous voudrez accomplir les premières tâches dans le temps imparti (ou même plus rapidement) pour réaliser l’ensemble de votre plan pour la journée. Deuxièmement, cela vous permettra d’évaluer de manière réaliste combien de devoirs vous serez en mesure d’accomplir en une journée donnée. Il se peut que la tâche la plus importante prenne toute votre journée et qu’il n’y ait pas de place pour accomplir d’autres tâches.
La technique Pomodoro, une méthode de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980, peut être utile pour estimer le temps et respecter un plan. Elle consiste à travailler selon un modèle 25:5 – 25 minutes pour les tâches, 5 minutes pour le repos (répété en cycles successifs) – et vous permet de rester en contrôle, de vous rappeler de faire des pauses et de rester concentré sur la tâche à accomplir.
Suivez vos progrès
La quatrième étape menant à une meilleure organisation de votre vie professionnelle est de contrôler le rythme d’exécution des tâches et de rayer des éléments de votre liste de tâches. Cela est essentiel pour, premièrement, planifier le lendemain, et deuxièmement, vérifier combien de temps est consacré à une tâche particulière et apporter des modifications à l’avenir. (par exemple, examiner pourquoi nous avons passé tant de temps sur quelque chose que nous pensions facile). Cela vous permettra de minimiser les distractions et de déterminer les moments où vous travaillez le mieux.
Résumé
Le principe de Pareto dit que 20 % de vos efforts produisent 80 % de vos résultats. Cela s’applique parfaitement au lieu de travail, mais seulement si vous vous assurez que votre journée est bien organisée. Si vous voulez augmenter votre productivité, minimiser les facteurs de stress et vous sentir mieux face aux tâches à venir, ne négligez pas l’importance des techniques que nous avons mentionnées. Planifier, prioriser, estimer et suivre – ces activités ne sont pas difficiles à réaliser et peuvent vous apporter de nombreux résultats positifs en termes d’organisation de votre vie professionnelle.
Lisez aussi : Le principe de Pareto – 1 grande règle pour la productivité et l’efficacité.
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Caroline Becker
En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.
