Qu’est-ce qu’une e-facture ?

Les factures électroniques deviennent de plus en plus populaires. Pourquoi est-ce le cas ? Les factures électroniques sont faciles à envoyer. Elles sont également rapidement livrées à leurs destinataires, ce qui réduit le délai de paiement pour les biens et services. Pas étonnant que de plus en plus d’entreprises profitent de cette solution. Que faire si je reçois une facture par e-mail ? A-t-elle la même force légale qu’une facture papier ? Vous trouverez les informations les plus importantes sur les factures électroniques dans cet article.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ? – table des matières :

1. Que faire si je reçois une facture par e-mail ?
2. Les factures électroniques doivent-elles être imprimées ?
3. Les factures électroniques ont-elles la même force légale que les factures papier ?
4. Comment vérifier si une facture électronique est authentique ?
5. Comment ne pas se faire avoir par une facture frauduleuse ?

Que faire si je reçois une facture par e-mail ?

Si vous êtes freelance ou si vous dirigez une petite entreprise, vous ne vendez pas seulement vos biens et services, mais vous achetez également occasionnellement quelque chose pour votre entreprise. Lorsque vous faites des achats dans des magasins réguliers, vous recevrez une facture papier. Cependant, si vous appréciez votre temps, les achats en ligne seront une meilleure solution. Dans ce cas, vous recevrez souvent une facture électronique.

Que faire si vous recevez une telle facture ? La procédure est la même que dans le cas d’une facture papier. Vous devez la payer dans le délai indiqué par l’émetteur. Si vous utilisez un programme de comptabilité ou une application de facturation, vérifiez s’ils offrent une intégration avec votre banque. Si c’est le cas, téléchargez la facture dans le système et demandez un virement.

Cependant, si vous n’utilisez aucun programme de comptabilité, vous devez vous connecter à votre compte bancaire et entrer toutes les données manuellement. Que devrez-vous faire pour cela ? Vous devrez fournir le numéro de votre facture électronique, les détails de l’émetteur et le montant de la facture. Vous pouvez également spécifier de quoi il s’agit, mais ce n’est pas nécessaire pour effectuer un virement correct.

Les factures électroniques doivent-elles être imprimées ?

Les jours où tout devait être imprimé sont révolus. Les factures électroniques n’ont pas besoin d’être imprimées. Pourquoi ? Parce que vous y aurez toujours accès. Elles seront dans votre e-mail. Vous n’imprimez pas tous vos e-mails, n’est-ce pas ?

Les factures électroniques ont des avantages supplémentaires. Quels sont-ils ? De telles factures peuvent être facilement téléchargées dans le logiciel de comptabilité ou tout autre programme où vous enregistrez vos dépenses. La plupart des solutions de logiciels de comptabilité vous permettent de sauvegarder les factures dans un fichier .pdf et même de télécharger des scans de factures. Vous pouvez le faire en quelques clics. C’est un bon moyen de suivre vos délais de paiement, car dans un tel programme, vous pouvez surveiller en continu les obligations que vous devez régler. L’application de facturation gratuite de Firmbee vous offre toutes ces possibilités.

Les factures électroniques ont-elles la même force légale que les factures papier ?

En ce qui concerne les factures, peu importe qu’elles soient émises sur papier ou électroniquement. Les deux versions ont la même force légale. Quel que soit le type de facture, vous devez la conserver pendant la période requise par la loi. Dans le cas des factures électroniques, c’est beaucoup plus facile car vous n’avez pas besoin d’une archive spéciale pour cela.

Si vous utilisez une application de facturation, vous avez toutes vos factures d’achat à portée de main. C’est une solution très pratique qui vous fera économiser non seulement du papier, du toner et de l’espace de stockage de documents, mais aussi votre temps.

Vous n’avez pas à vous inquiéter de savoir si vos factures sont conservées assez longtemps. Une bonne application de facturation vous indiquera combien de temps vous devez conserver les factures dans votre archive électronique afin que cela soit conforme aux réglementations fiscales de votre pays.

Comment vérifier si une facture électronique est authentique ?

Vérifiez d’abord si la facture provient de l’entreprise avec laquelle vous avez déjà collaboré. Si c’est le cas, assurez-vous qu’elle contient un numéro de compte bancaire que vous avez utilisé pour des paiements précédents. Si le numéro de compte bancaire est différent, il a peut-être été changé. Cela arrive. Cependant, avant de transférer de l’argent, assurez-vous que l’entreprise qui a émis la facture existe réellement.

Si vous avez des doutes sur le fait que vous devez la payer, il serait préférable de contacter l’entreprise qui l’a émise. Peut-être qu’avec le tumulte de votre vie quotidienne, vous avez oublié la commande et que vous êtes maintenant surpris par la facture à payer. Vérifiez si vous avez effectivement commandé un tel produit ou service. Si c’est le cas, ne négligez pas un tel message. Pourquoi ?

Si vous ne payez pas la facture à temps, le vendeur peut vous facturer des intérêts pour un paiement en retard. Vous pourriez également ne plus être en mesure d’acheter avec paiement différé auprès d’un tel fournisseur. Pas étonnant, personne n’aime les clients qui ne paient pas leurs factures.

Par conséquent, si vous ne vous souvenez pas d’un achat particulier, assurez-vous d’appeler ou d’envoyer un e-mail au vendeur concerné pour vous assurer qu’il n’y a pas eu d’erreur.

Comment ne pas se faire avoir par une facture frauduleuse ?

Que faire si une facture soulève des doutes ? Il se peut que quelqu’un veuille vous extorquer de l’argent. Si vous partagez les détails de votre entreprise sur Internet, quelqu’un pourrait les utiliser pour émettre une facture frauduleuse et l’envoyer à votre e-mail. Comment ne pas se faire avoir ?

Si la facture provient de l’entreprise avec laquelle vous avez précédemment collaboré, essayez de les contacter et de clarifier les choses. Vous l’avez peut-être reçue par erreur. Cela arrive. Lorsque vous contactez l’émetteur de la facture, il est préférable d’utiliser les informations que vous trouvez sur Internet. Pourquoi ?

Dans le corps de l’e-mail, l’escroc a peut-être inscrit votre numéro de téléphone comme étant le numéro de téléphone de l’entreprise. Si vous appelez ce numéro, ils peuvent vous convaincre que la facture est correcte et que vous devez la payer. D’un autre côté, si vous appelez un numéro que vous trouvez vous-même, vous pouvez être sûr que vous appelez le bon endroit.

Envoyer des factures frauduleuses est un crime. Vous pouvez signaler un tel incident à la police. Heureusement, de telles situations ne se produisent pas très souvent. Par conséquent, vous n’avez pas à vous inquiéter des factures que vous recevez électroniquement, cependant, nous vous suggérons de rester vigilant.

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