Stratégies pour des réunions d’affaires efficaces

Qu’est-ce qui peut aider à résoudre ce problème ? Tout d’abord, analysez soigneusement si un sujet peut être discuté différemment, par e-mail ou sous forme de note écrite. Deuxièmement, cherchez des moyens de vous assurer qu’avec le besoin de se voir en personne ou en ligne, le temps est utilisé de la manière la plus efficace possible. Voici les meilleures stratégies pour des réunions d’affaires efficaces.

Réunions d’affaires efficaces – sont-elles nécessaires ?

Cette question devrait sans aucun doute recevoir une réponse affirmative – même si, à l’étape actuelle de développement, les entreprises fonctionnent bien grâce à divers types de messagerie instantanée. Pourquoi ? Parce qu’aucun échange d’e-mails (qui sont généralement réfléchis, abrégés, dépourvus d’émotion, etc.) ne fournira les résultats qu’une discussion – une séance de brainstorming où les points de vue, pensées et idées de différentes personnes avec des parcours différents se heurtent.

Les réunions d’affaires deviennent particulièrement indispensables lorsque nous tenons à prendre une décision importante pour l’équipe ou l’entreprise, à résoudre un problème sérieux, à discuter d’une stratégie affectant les opérations à long terme de l’entreprise, ou à générer de nouvelles idées (par exemple, pour des campagnes de marketing de marque). Aucune entreprise, peu importe le secteur dans lequel elle opère, ne peut donc se passer de discussions en direct ou en ligne en petits ou grands groupes.

Une réunion d’affaires efficace – pourquoi est-il si difficile d’en organiser une ?

On peut énumérer plusieurs raisons diverses pour lesquelles les appels d’affaires prennent trop de temps, échouent à livrer les résultats escomptés et font sentir aux participants que leur temps a été gaspillé. Commençant par la traditionnelle lenteur, le manque d’un plan défini (“sauter” d’un sujet à l’autre) et d’un objectif (le résultat que nous voulons atteindre, ce qui conduit à des délibérations inutiles), jusqu’à la modération inadéquate de la discussion par l’organisateur.

Ces raisons les plus populaires conduisent au fait qu’il est nécessaire d’organiser une autre occasion de parler du même sujet, car la première fois s’est révélée insuffisamment efficace, ce qui affecte le travail (taux de performance des autres tâches) de chaque participant.

Réunions d’affaires efficaces – stratégies à mettre en œuvre

Alors, que pouvez-vous faire pour vous assurer qu’aucun participant ne dise “Cette question aurait pu être discutée par e-mail” ? Voici les 5 principales choses dont vous devez vous occuper si vous êtes déterminé à ne tenir que des réunions d’affaires efficaces.

1. Définir l’objectif

Avant d’organiser une discussion, il est nécessaire de définir clairement son but, car, sans cet élément, la discussion peut s’avérer chaotique et donc – improductive. Définir le but permettra à tous les participants de se concentrer sur les questions pertinentes et de guider la discussion dans la bonne direction. Ainsi, dès le départ, indiquez si l’objectif est de prendre une décision spécifique, de résoudre un problème ou peut-être de développer de nouvelles idées.

2. Préparer l’ordre du jour

L’ordre du jour est l’élément le plus crucial – juste après l’objectif – des réunions d’affaires efficaces. Un plan défini point par point auquel les participants adhèrent, avec ceux responsables de parler de la question en cours, mènera aux résultats attendus (car chaque participant sait à quoi s’attendre). Assurez-vous d’envoyer l’ordre du jour aux participants quelques jours à l’avance, afin que chacun ait le temps de s’y familiariser et de se préparer adéquatement à discuter des points.

3. Surveiller le temps

Dépasser le temps imparti pour les points individuels (ou même l’absence d’une structure temporelle claire, c’est-à-dire une durée spécifique pouvant être consacrée à un point particulier) peut aboutir à une discussion prolongée, entraînant une perte de concentration et d’intérêt parmi les participants. Une gestion du temps inefficace augmente les niveaux de fatigue, réduisant considérablement l’efficacité et l’engagement, c’est pourquoi il est si important de respecter le calendrier à tout moment.

4. Limiter le nombre de sujets à discuter

Rappelez-vous également que tenter de discuter trop de sujets lors d’une seule réunion peut conduire à une discussion précipitée et superficielle et à une incapacité à explorer chaque question en profondeur. Il est préférable de se concentrer sur quelques points les plus pertinents et de leur accorder une attention adéquate, mais de discuter des questions liées au sujet mais de moindre importance, par e-mail.

5. Assurer une participation active

Pour garantir une réunion d’affaires pleinement efficace, encouragez les participants à participer activement à la discussion. Posez des questions, écoutez leurs opinions et incitez-les à partager des idées, tout en veillant à ce qu’ils restent concentrés sur les questions en cours. Éliminer les distractions inutiles (comme prendre des appels téléphoniques pendant la discussion) vous aidera particulièrement à le faire.

Réunions d’affaires efficaces – résumé

Aucun employé ou partenaire n’aime avoir l’impression d’avoir gaspillé son temps de travail en assistant à une réunion qui n’a pas permis de s’accorder sur des questions importantes. Ensuite, l’amertume s’installe car on aurait pu se concentrer sur d’autres tâches pendant ce temps.

Pour cette raison, chaque organisateur de discussions – qu’elles soient internes avec des employés ou avec des partenaires externes – devrait s’y préparer en conséquence, en utilisant, par exemple, les stratégies décrites ci-dessus, notamment dans le domaine de la définition de l’objectif et de l’établissement d’un ordre du jour détaillé. La combinaison de tous ces conseils garantira que chacun se sente comme s’il participait à une réunion d’affaires efficace.

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