Vous êtes-vous déjà demandé quelles sont les principales raisons pour lesquelles nous n’atteignons pas nos objectifs au travail ? Bien sûr, tout dépend de la personne et du type de tâche, mais parmi les raisons les plus courantes, nous pouvons sans aucun doute mentionner le non-respect des délais. Heureusement, il existe une solution simple à ce problème : il vous suffit d’améliorer votre processus de gestion des tâches au travail afin que l’atteinte de vos objectifs se fasse plus rapidement et plus facilement. Comment pouvez-vous faire cela ? En vous imposant de la discipline lorsque vous estimez et suivez votre temps de travail. Lisez la suite.
De nombreuses personnes impliquées dans la gestion de projet croient que l’estimation du temps nécessaire pour accomplir certaines tâches est la clé du succès. Pourquoi ? Parce que des calculs précis permettent de planifier tout le travail de la bonne manière, de répartir les tâches entre les individus et de réagir plus tôt si des problèmes surviennent.
Cependant, estimer le temps de travail n’est pas seulement important si vous êtes membre d’une équipe de projet et que votre travail est contrôlé par un manager. Son objectif est de vous aider à avoir confiance dans l’accomplissement de toutes les tâches à temps et de vous empêcher de perdre du temps sur des activités inutiles.
De plus, lorsque vous respectez votre plan et, dans la plupart des cas, parvenez à estimer correctement le nombre d’heures nécessaires, vous ouvrez de l’espace pour accomplir des tâches pour lesquelles vous n’aviez tout simplement pas le temps auparavant. De cette manière, vous vous aidez à atteindre vos objectifs plus rapidement, tout en découvrant de nouvelles opportunités.
Quel est le principal objectif du suivi du temps ? Tout d’abord, de cette manière, vous gagnez le contrôle sur les tâches que vous effectuez, ce qui vous donne la confiance qu’elles seront terminées dans les délais. Cette activité aide également lorsque des problèmes inattendus surviennent – elle vous rend conscient que vous devez apporter des modifications à vos hypothèses et prendre des mesures pour minimiser leur impact sur vos responsabilités. De plus, le suivi du temps vous permet de découvrir ce qui consomme exactement votre attention, ce qui vous aide également à améliorer la façon dont vous gérez vos tâches.
En suivant le temps, vous acquérez des données à partir desquelles vous pouvez tirer des conclusions pour l’avenir afin de mieux planifier votre travail et estimer le temps nécessaire pour accomplir des tâches d’un type spécifique. Ces informations peuvent être liées, par exemple, à votre productivité – peut-être découvrirez-vous ainsi à quelles heures de la journée vous travaillez mieux (c’est-à-dire aussi plus vite) et à l’avenir, vous planifierez les tâches les plus difficiles pour ce créneau horaire, ce qui vous facilitera leur accomplissement.
Il convient également de mentionner que le suivi constant du temps, tout comme l’estimation du temps, est un facteur de motivation en termes de concentration sur une tâche particulière (surtout lorsque nous avons l’impression que “nous aurions dû le faire depuis longtemps”) et nous protège de la tentation de distractions faciles. Grâce au suivi du temps (par exemple, en utilisant une application spécifique ou même un logiciel de gestion de projet comme Firmbee), nous nous concentrons davantage sur le travail, respectons le temps qui passe et parfois même le gagnons. Par conséquent, nous pouvons utiliser les ressources acquises pour des tâches d’importance stratégique pour nous.
En vous concentrant sur l’estimation correcte du temps nécessaire pour accomplir une tâche donnée, vous évitez de devoir faire des heures supplémentaires et de ressentir du stress, ce qui peut avoir des conséquences négatives tant sur votre santé physique que mentale. En gardant une trace de votre temps de travail, vous serez en mesure de déterminer s’il y a un risque de manquer un délai et si des modifications doivent être apportées.
En même temps, ces deux méthodes vous permettront de découvrir vos propres capacités, d’examiner votre performance, d’analyser le rythme d’accomplissement des tâches – tout cela vous permettra d’atteindre vos objectifs plus rapidement (grâce à une meilleure compréhension de votre mode de travail). Sans aucun doute, de tels avantages vous inciteraient à introduire ces deux activités dans votre routine quotidienne.
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En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.
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