Travail hybride – comment diriger une équipe avec succès ? | #31 Commencer avec la gestion de projet

Quelle que soit notre vision du travail hybride, nous sommes souvent confrontés à un défi : comment gérer une équipe lorsque certaines personnes sont au bureau et d’autres travaillent à distance, et que leurs proportions changent constamment.

Travail hybride – table des matières :

1. Introduction
2. Communication dans une équipe hybride
3. Échange efficace d’informations
4. Soutien technique au travail de l’équipe
5. Maintien des liens
6. Résumé

Introduction

Gérer une équipe projet qui travaille en mode hybride est plus difficile que de travailler exclusivement à distance ou sur site. Après tout, comment superviser lorsque certains membres de l’équipe travaillent au bureau et d’autres à distance ?

Le chef de projet est confronté à plusieurs défis clés. Ceux-ci incluent :

• définir les règles de communication dans l’équipe
• assurer un échange fluide d’informations
• soutien technologique pour les personnes en dehors du bureau
• maintenir des liens.

Communication dans une équipe hybride

Pour travailler efficacement dans un modèle hybride, il est nécessaire de définir les règles de communication. Lorsque ce n’est pas suffisant d’approcher la personne travaillant au bureau voisin pour lui demander son avis sur votre travail, il vaut la peine de prendre des dispositions pour utiliser différents outils à des fins spécifiques. Par exemple, vous pouvez envoyer une courte question par chat, utiliser l’e-mail pour des questions plus élaborées et organiser une vidéoconférence pour discuter de sujets complexes nécessitant l’implication de plusieurs personnes.

Avec une nouvelle équipe, il est également bon de s’assurer que tout le monde sait :

• Quelles sont les responsabilités de chaque personne,
• Comment contacter les autres membres de l’équipe, et
• Quelles sont les attentes concernant la fréquence de communication ?

Pour cela, vous pouvez utiliser des statuts dans une salle de chat d’entreprise ou créer un tableau de contacts dans un outil de gestion de projet. Il vaut également la peine de discuter brièvement du sujet de la communication lors d’une des réunions de projet.

Échange efficace d’informations

Une fois les règles de communication définies, il est temps de réfléchir à son contenu. Il est judicieux de s’assurer que les informations sont partagées et que chaque membre de l’équipe a accès aux ressources nécessaires pour accomplir son travail.

Avec des logiciels dédiés, tels que Firmbee, vous pouvez facilement résoudre les problèmes suivants :

• attribution des tâches,
• échange d’informations sur l’état actuel du projet,
• fixation des dates des réunions de projet, ou
• partage des résultats de suivi du projet.

Le chef de projet doit s’assurer que les informations sont accessibles à tous, peu importe où ils travaillent. Cela est particulièrement vrai pour ceux qui travaillent sur des fichiers partagés, qui, lorsqu’ils travaillent sur site, peuvent avoir été stockés sur des serveurs qui empêchent une utilisation à distance. Vous devrez peut-être réfléchir à des solutions cloud, ou sinon planifier les tâches que vous effectuez.

Soutien technique au travail de l’équipe

Un aspect clé du bon fonctionnement dans le modèle hybride est de mettre en place les conditions techniques pour un fonctionnement ininterrompu. Les bases sont :

• internet haut débit
• ordinateur ou portable et
• logiciel nécessaire pour faire leur travail.

Le chef de projet doit s’assurer que tous les employés qui travaillent à distance disposent des bons outils, équipements et accès au réseau de l’entreprise.

Maintien des liens

Maintenir des relations au sein de l’équipe est souvent négligé, mais tout aussi important que le soutien technique et la communication directement liés à l’exécution du projet. Cependant, dans le modèle hybride, les employés présents au bureau n’ont pas le temps de créer des contacts interpersonnels.

Lorsque la plupart du travail est à distance, lors de la visite du siège de l’entreprise, chaque participant au projet planifie des réunions individuellement. Parfois, il s’avère qu’au cours de la journée, ils rencontrent tous les collègues et experts externes impliqués dans les tâches. En conséquence, il n’y a pas assez de temps pour rencontrer l’équipe, qui travaille ensemble au siège de l’entreprise uniquement en théorie.

C’est pourquoi les risques associés au travail hybride sont :

• la rupture des équipes,
• la réduction du sentiment d’appartenance de l’équipe au projet et
• le manque d’engagement émotionnel envers l’entreprise.

Ce ne sont pas seulement ceux qui travaillent à distance qui peuvent se sentir isolés du reste de l’équipe. C’est pourquoi il est si crucial de veiller à une bonne atmosphère lors du travail ensemble. Un remède aux maux du “hybride” peut impliquer des réunions de projet de groupe régulières complétées par des conversations individuelles avec les employés.

Résumé

Diriger une équipe projet qui travaille en mode hybride nécessite que le chef de projet définisse les règles de communication et assure un échange fluide d’informations. Il est également essentiel de maintenir les liens au sein de l’équipe, en fournissant du temps et de l’espace pour des réunions tant dans l’environnement numérique qu’au bureau.

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