L’utilisation des e-mails pour réduire votre niveau de stress. 3 excellentes façons de gérer la communication à distance.

Comment réduire votre niveau de stress tout en utilisant un compte e-mail ? Savez-vous que la façon d’utiliser l’e-mail peut augmenter considérablement les niveaux d’anxiété ? Il peut sembler que l’e-mail soit avant tout une commodité. Il permet une communication rapide entre les employés et les entités externes, mais en même temps, il crée du technostress pour les utilisateurs.

Utilisation de l’e-mail – table des matières :

1. Réduisez votre niveau de stress
2. Essayez une autre forme de contact
3. N’envoyez pas d’e-mails le vendredi
4. Communiquez clairement et simplement
5. Résumé

Réduisez votre niveau de stress

Utilisez uniquement votre téléphone professionnel. Votre téléphone doit être disponible pour contact uniquement pendant 8 heures de travail, puis éteint – cette règle doit être appliquée par les personnes qui souhaitent maintenir l’équilibre entre leur vie privée et professionnelle. Des actions telles que l’arrêt de l’e-mail après les heures de travail (les entreprises peuvent utiliser ces fonctions), le retard dans la livraison des colis (planifier l’expédition pour le matin du jour ouvrable suivant), ou la planification d’heures fixes pour la réception du courrier postal permettent de prendre soin de la santé mentale pendant votre travail et dans votre temps libre.

N’oubliez pas d’éviter d’installer des e-mails (ou d’autres services de messagerie d’entreprise) sur votre téléphone personnel. C’est inapproprié pour de nombreuses raisons, ce n’est pas sûr pour la sécurité des données sensibles, et d’autre part – cela affecte votre bien-être et votre capacité à vous reposer après le travail.

Essayez une autre forme de contact

Combien de fois avez-vous envoyé un e-mail à votre collègue ou partenaire et attendu même plusieurs jours pour la réponse, même si le problème était simple et pas très difficile à traiter ? Comme vous le voyez, certaines personnes aiment attendre pour répondre à chaque fois et cela peut frustrer la personne qui attend.

Comment pouvez-vous aborder le problème ? Vous pouvez essayer de contacter la personne directement (si c’est seulement possible) par téléphone, ou utiliser le messager instantané de l’entreprise, qui permet un affichage rapide des messages – faites tout pour résoudre le problème et en finir avec.

L’e-mail n’est généralement pas la meilleure solution, même si nous pensons que c’est la meilleure forme de contact avec les employés ou les partenaires commerciaux. On devrait réfléchir attentivement à cette question en cas de communication, qui peut déclencher des émotions négatives – en lisant les messages, nous les interprétons en imaginant le ton de la voix et l’attitude de l’interlocuteur. Dans de nombreuses situations, même à l’ère numérique contemporaine, la communication directe peut apporter de meilleurs résultats.

N’envoyez pas d’e-mails le vendredi

Traitez les autres de la même manière que vous aimeriez être traité – cette règle devrait s’appliquer à tous les messages envoyés après les heures de travail. Si vous n’aimez pas le son d’un e-mail qui arrive après 18 heures ou plus tard, arrêtez de les envoyer vous-même. Peu importe si vous êtes un employé régulier, un manager, ou si vous travaillez avec votre partenaire, vous ne devriez pas montrer votre disponibilité. Ce n’est pas seulement malsain mais perturbe le rythme de la journée des personnes avec qui vous coopérez.

Il vaut la peine de se rappeler d’éviter d’envoyer des e-mails le vendredi après-midi. Il est difficile de s’attendre à ce qu’une personne réponde rapidement à notre e-mail juste quelques heures avant le week-end à venir – de nombreux employés adoptent l’attitude que : cela peut attendre jusqu’à lundi matin. Si l’on peut attendre la réponse, on peut attendre d’envoyer l’e-mail, surtout puisque tout le monde commence la semaine avec une énergie supplémentaire après le repos du week-end.

Communiquez clairement et simplement

Vous avez probablement écrit un e-mail avec plusieurs questions et problèmes qui devaient être expliqués, mais vous n’avez toujours pas reçu de réponse. Cette situation (surtout si vous avez attendu la réponse) augmente le niveau de stress. Malheureusement, vous devez être préparé à ce que ce type de problème se produise de temps en temps – parfois même plus souvent que vous ne l’aviez prévu. Comment y faire face ?

Tout d’abord, écrivez clairement le sujet du message, puis composez un e-mail en pensant à garder une communication claire et simple. Parfois, cela vous obligera à limiter le sujet de l’e-mail. Vous devez réfléchir soigneusement à quel problème est le plus important pour vous, et lequel peut être traité plus tard (en utilisant d’autres formes de communication).

Résumé

La technologie en rapide développement a apporté de nombreuses choses formidables en ce qui concerne la facilitation de la communication quotidienne tant privée que professionnelle. En même temps, nous avons été confrontés à de nombreux défis, notamment liés au fait d’être constamment disponible.

Les messages e-mail arrivent constamment dans notre boîte aux lettres – pendant le travail, dans notre temps libre, ou même pendant les vacances – ce qui est un exemple de distorsion de l’équilibre travail-vie personnelle. Il est donc utile d’encourager les employés à utiliser tous les conseils et astuces mentionnés ci-dessus, en se rappelant que dans tous les cas, l’exemple est meilleur lorsqu’il vient du haut.

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