Quand devez-vous émettre une facture ?

Émettre des factures est l’une des parties les plus agréables d’être entrepreneur. Pourquoi ? Parce que c’est la dernière étape pour être payé. Mais la question se pose – quand émettre une facture pour qu’elle soit légale ? Il s’avère qu’il n’y a pas de réponse unique à cette question. Tout dépend des circonstances. Le plus souvent, une facture est émise après la livraison de biens ou de services. Cependant, il existe quelques exceptions. Cet article expliquera quand vous devriez émettre des factures. Cela dépend principalement du type de facture, nous discuterons donc ici de celles qui se produisent le plus fréquemment.

Quand devriez-vous émettre une facture ? – table des matières :

1. Facture de vente
2. Facture finale
3. Facture d’étape
4. Facture d’avance
5. Facture proforma
6. Facture récurrente
7. Découvrez comment émettre des factures avec Firmbee

Facture de vente

C’est une manière assez courante d’émettre des factures. Elle est particulièrement rencontrée dans les magasins. Lorsque vous, en tant que vendeur, remettez les articles achetés au client en personne, vous pouvez également émettre une facture immédiatement. Dans ce cas, cela est généralement lié à l’acceptation du paiement, soit en espèces, soit par carte de crédit. Cependant, il peut arriver en dehors de votre entreprise que vous livriez des biens directement au client.

Il semblerait qu’en étant hors de votre bureau, vous ne puissiez pas facturer votre client immédiatement. Heureusement, vous pouvez utiliser une application de facturation mobile. Cela vous permet de facturer en utilisant votre smartphone. Et qu’en est-il de l’impression ? Vous n’avez pas à le faire, car vous pouvez envoyer la facture par e-mail. Une facture électronique a la même valeur légale qu’une facture papier.

Facture finale

Pour les services, il est courant de voir des factures émises après l’achèvement du travail. En quoi sont-elles différentes des factures émises le jour de la vente ? Théoriquement, au moment où vous avez terminé votre service, vous pouvez émettre une facture. C’est une bonne façon de procéder si vous avez un contact personnel avec le client. Dans ce cas, le client voit immédiatement les résultats de votre travail et peut accepter et approuver la facture.

Cependant, si le client n’a pas encore vu le travail que vous avez fait pour lui, il est préférable de vérifier s’il est satisfait du résultat final. S’il a des commentaires, vous pouvez apporter des corrections avant d’émettre une facture. Sinon, il pourrait s’avérer que le client n’accepte pas la facture parce qu’il a commenté le projet. Cela prolongerait le processus de paiement. Vous pouvez éviter cela en envoyant au client un message lui demandant s’il accepte le travail effectué, et si ce n’est pas le cas, quelles corrections sont encore nécessaires.

Facture d’étape

Les factures partielles peuvent être rencontrées surtout pour des projets plus importants. Dans ce cas, le travail peut être divisé en étapes. Après leur achèvement, une facture est émise qui couvre le travail réalisé. Où pouvez-vous rencontrer ce type de facturation ? Chaque fois que l’ensemble du travail s’étend dans le temps.

Cela se produit, par exemple, lors de la construction d’une maison. L’entreprise qui effectue le travail peut émettre des factures après l’achèvement des différentes étapes. Cette méthode de facturation assure un flux de trésorerie et évite les goulets d’étranglement de paiement, ainsi qu’une facture élevée après que tout soit terminé. Pour les projets à long terme, il est judicieux d’établir un calendrier de paiement dès le début. Cela peut indiquer certains jalons après lesquels des factures partielles seront émises.

Facture d’avance

Si les services que vous fournissez nécessitent que vous engagiez des fonds importants pour l’achat de composants nécessaires à l’exécution du travail contracté, vous pouvez proposer un paiement à l’avance. Dans ce cas, vous émettez une facture avant que le travail ne soit effectué.

Cette solution s’avère utile lorsque vos services sont assez coûteux et que l’annulation inattendue de vos services par le client aurait un effet financier négatif sur vous. Quand une telle situation peut-elle se produire ? Par exemple, lorsque vous êtes photographe de mariage et que la mission consiste à capturer une cérémonie de mariage à un endroit spécifié par le client. Si un client annule le service un jour avant l’événement, vous ne trouverez probablement pas une autre personne prête à photographier là-bas ce jour-là. Le paiement à l’avance protégera vos intérêts afin que dans ce cas, vous ne soyez pas en perte.

Facture proforma

Une facture préliminaire est également connue sous le nom de facture proforma. À première vue, une facture proforma et une facture d’avance peuvent sembler similaires. Cependant, ce ne sont pas la même chose. Une facture d’avance vous oblige à payer, tandis qu’une facture proforma ne crée pas une telle obligation. C’est plutôt une invitation à conclure un contrat.

Vous émettez une telle facture comme proposition de prix pour la vente de biens ou la fourniture de services même avant que le client n’accepte la livraison. Les clients demandent de telles factures par exemple pour comparer les offres de plusieurs entreprises ou pour vérifier si une dépense donnée s’inscrit dans leur budget. Si le client accepte vos termes et conditions, vous pouvez traiter la commande et ensuite émettre une facture régulière, qui, contrairement à une facture préliminaire, entraînera une obligation de paiement pour les biens ou services livrés.

Facture récurrente

Dans certains types d’entreprises, les factures récurrentes sont courantes. Il est populaire qu’elles prennent la forme d’une facture à tarif fixe, c’est-à-dire une facture dont le tarif est fixé à l’avance, indépendamment de la quantité de travail engagée. Où pouvez-vous trouver de telles factures ? Par exemple, si vous dirigez une entreprise de nettoyage et que vous avez convenu avec votre client d’un tarif fixe pour le nettoyage hebdomadaire de bureaux, vous facturerez à votre client le même montant chaque semaine, peu importe combien de temps cela prend.

Dans ce cas, un programme de facturation peut être d’une grande aide pour émettre des factures récurrentes. Tout ce que vous avez à faire est d’entrer les données de vos clients, d’indiquer le jour où la facture doit être émise, et d’entrer le montant, et le programme émettra des factures cycliques et les enverra à vos clients.

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