Gestion lean – qu’est-ce que c’est ? Outils et exemples d’application

Vous vous demandez comment mieux gérer votre entreprise pour atteindre son plein potentiel tout en réduisant le gaspillage de vos ressources ? La mise en œuvre d’une stratégie de gestion lean pourrait être la réponse !

Gestion lean – table des matières :

1. Gestion lean – qu’est-ce que c’est ?
2. Principes de la gestion lean
3. Outils de gestion lean
4. Exemples de gestion lean dans le commerce électronique
5. Avantages pour votre entreprise
6. Résumé

Gestion lean – qu’est-ce que c’est ?

La mission du concept de gestion lean est de créer des produits et services de la plus haute qualité tout en minimisant les pertes encourues lors de leur fabrication et de leur exécution. Il a été initié par Toyota avec l’introduction du TPS (Toyota Production System), qui a contribué à son succès et a été adopté comme un processus standard dans de nombreuses autres entreprises.

Principes de la gestion lean

La pratique de la gestion lean est mise en œuvre selon les principes suivants :

1. VALEUR

Se concentrer sur la valeur que le consommateur doit recevoir lors de l’achat d’un produit ou d’un service. Les composants du processus qui ne contribuent pas à cette valeur sont considérés comme inutiles et doivent être éliminés.

2. FLUX DE VALEUR

Il s’agit de trouver des défauts aux différentes étapes du processus qui sont une source de gaspillage de ressources, par exemple, le temps, l’argent, les matières premières, et de les éliminer.

3. FLUX

Ensuite, nous devons examiner si la performance du processus s’est améliorée après les changements, s’il y a des irrégularités ou des goulets d’étranglement. Ce sont des contraintes qui perturbent l’efficacité et empêchent l’atteinte des objectifs stratégiques. Il est donc nécessaire de s’assurer que le flux se déroule sans heurts (sans réduire la qualité des produits ou des services).

4. SYSTÈME D’ASPIRATION

Optimiser le travail, la livraison, l’utilisation des ressources, etc. sont des résultats souhaitables de la gestion lean, mais la surproduction doit être évitée. En effet, produire trop de produits ou de services, non conformes à la demande actuelle, entraîne des pertes que nous souhaitons éviter.

5. EXPÉRIENCE

C’est le principe le plus important sur lequel repose le concept de gestion lean. Originaire du Japon, l’approche kaizen vise l’amélioration continue et l’auto-amélioration. L’application de nouvelles normes de conduite dans le cadre des opérations de l’entreprise doit être considérée comme une initiative ponctuelle, mais comme le début d’une stratégie à long terme.

6. CONSTRUIRE L’ENGAGEMENT
Lors de la gestion d’une entreprise, il est important de prêter attention à un aspect parfois négligé mais tout aussi critique – le facteur humain. Après tout, c’est à votre équipe de s’assurer que le changement que vous avez initié sera accepté et permanent. Les employés doivent sentir qu’ils sont respectés, que leur opinion compte et qu’ils peuvent partager ouvertement leurs idées. Cette approche augmente l’engagement à construire une marque forte et stable.
7. GRANDE IMAGE

Une entreprise se compose d’un vaste réseau de relations – les différentes étapes des processus opérationnels sont interdépendantes, par exemple, la surproduction peut entraîner un inventaire inutile. Pour cette raison, l’étude des effets de l’introduction de la gestion lean doit être réalisée à plusieurs niveaux, plutôt que de manière fragmentaire.

Outils de gestion lean

Selon le type d’industrie dans laquelle une entreprise opère, nous pouvons appliquer différents types d’outils conçus pour réduire le gaspillage de diverses ressources.

Analyse des goulets d’étranglement

Il s’agit d’examiner les processus qui causent des retards ou bloquent le bon fonctionnement des zones concernées. Vous pouvez considérer les goulets d’étranglement comme, par exemple, une formation insuffisante des employés pour le poste qu’ils occupent, entraînant des erreurs commises par l’employé ; un travail trop lent, réduisant l’efficacité du processus, etc.

Méthode Juste-à-Temps

Le concept JIT permet à l’entreprise de gérer son inventaire de manière plus efficace – ainsi, nous pouvons augmenter son chiffre d’affaires et réduire les coûts associés à son stockage. Il repose sur la livraison de produits ou de services aux consommateurs en bonne quantité et au bon moment, améliorant l’efficacité du processus.

5S

Le principe des 5S se réfère à l’organisation d’un lieu de travail sûr qui permettra à un employé d’exécuter ses tâches de manière aussi efficace que possible. Le nom dérive des 5 éléments, indiquant quelles activités doivent être réalisées pour atteindre le résultat souhaité :

• Trier – enlever les éléments inutiles de votre poste de travail ;
• Mettre en ordre – étroitement lié à la sélection, à la désignation de l’emplacement et à l’étiquetage de chaque élément nécessaire au travail ;
• Maintenir – l’ordre est important en termes de sécurité et de maintien des machines, des outils en état de fonctionnement ;
• Standardiser – systématisation de toutes les hypothèses et normes introduites aux étapes précédentes ;
• Briller – implique l’application des normes mises en œuvre dans le travail quotidien.

Poka-Yoke

C’est une hypothèse selon laquelle des procédures mal construites, et non des personnes, sont responsables des erreurs à une étape donnée du processus. Par conséquent, il convient de travailler à leur amélioration.

Gestion visuelle

Elle repose sur le remplacement des informations verbales par des aides visuelles sous forme de dessins, de lignes, de flèches de différentes couleurs. Les messages transmis de cette manière sont beaucoup plus faciles à percevoir.

Kanban

C’est une méthode de représentation graphique de tout processus commercial utilisée pour optimiser le travail, augmenter la ponctualité. Dans sa forme de base, elle comprend les colonnes À faire, En cours, Terminé.

Cartographie des flux de valeur

Elle consiste à établir un diagramme de flux d’un processus d’entreprise donné et à identifier les facteurs qui contribuent à une efficacité inférieure.

Exemples de gestion lean dans le commerce électronique

Voici quelques suggestions sur la façon dont vous pouvez mettre en œuvre des techniques de gestion lean dans votre entreprise de commerce électronique. Vous devez les considérer comme une nouvelle façon de gérer à long terme, et non comme un projet avec une date limite.

1. Formation des employés

Le succès d’une entreprise dépend en grande partie de l’engagement et des compétences de son personnel. Chaque personne occupant un poste doit avoir une expérience ou une formation adéquate. Un tel employé fera moins d’erreurs, travaillera plus efficacement et sentira qu’il a été bien préparé pour les tâches qui lui sont assignées. L’amélioration des compétences du personnel doit être basée sur l’application des connaissances acquises pour résoudre des problèmes réels qui se posent dans l’entreprise.

2. Communication efficace

Une communication efficace de l’information est essentielle pour atteindre les objectifs stratégiques. Exploitez une variété de canaux de communication pour cela, permettant au personnel de suivre l’avancement d’un processus donné en temps réel, de contacter d’autres collègues ou de partager des idées. De plus, il est conseillé de tenir des réunions d’équipe régulières (en direct ou en ligne), où les membres peuvent discuter des problèmes liés aux tâches actuelles et améliorer les relations.

3. Délais de livraison courts pour les clients

Le client de votre produit se soucie du temps. Les grands avantages des achats sur Internet, auxquels de nombreuses personnes prêtent attention, sont la commodité et la possibilité de livrer l’envoi à l’endroit indiqué par le client. Cependant, vous devez vous assurer que ce service est effectué de manière efficace et aussi rapidement que possible. À cette fin, éliminez les facteurs dans la chaîne d’approvisionnement qui peuvent prolonger l’expédition d’une commande ou générer des coûts supplémentaires, afin de fournir le meilleur service possible au client.

4. Mettre l’accent sur le site web

Le site web de votre boutique en ligne est votre carte de visite. Prenez soin de son apparence en tenant compte des principes UX, préparez des descriptions de produits bien optimisées, insérez des photos de haute qualité montrant votre assortiment, etc.

5. Investir dans la technologie

La mise en œuvre de solutions technologiques peut améliorer considérablement l’efficacité des processus. Un exemple d’application est le système RFID, qui utilise des ondes radio pour identifier et suivre les marchandises expédiées au client. Des transpondeurs (appelés étiquettes) sont placés dans des étiquettes, par exemple, et peuvent recevoir et envoyer un signal. De cette manière, vous pouvez localiser instantanément où se trouve un produit et avoir un contrôle continu sur la chaîne d’approvisionnement.

6. Externalisation

L’externalisation vous permet de déléguer certains services à des entreprises externes. Gérer une boutique en ligne implique plusieurs tâches dans divers domaines pour lesquels vous n’avez pas besoin de votre expertise professionnelle et de votre temps précieux. Par exemple, vous pouvez externaliser la conception de sites web, la logistique et la gestion de la chaîne d’approvisionnement (comme le dropshipping), l’informatique, la gestion d’une campagne marketing ou la création de contenu pour le site à une entité distincte.

7. Gestion lean comme un devoir

Si vous voulez voir les résultats de vos efforts dans la mise en œuvre de la gestion lean, cela doit devenir une pratique obligatoire, et non juste une option pour les personnes volontaires.

Avantages pour votre entreprise

Pourquoi utiliser des outils de gestion lean dans votre secteur ? En termes très généraux – cela offre une opportunité d’amélioration continue, ce qui se traduit, entre autres, par :

• Développement durable et à long terme de l’entreprise ;
• Atteinte des objectifs commerciaux ;
• Meilleurs retours commerciaux ;
• Coûts réduits ;
• Meilleure performance des processus individuels, des départements ;
• Détection plus efficace des irrégularités ;
• Meilleure gestion des ressources possédées ;
• Réduction du temps d’exécution des processus.

Résumé

Réorganiser vos processus et changer votre approche de la stratégie de gestion en faveur d’une philosophie de gestion lean nécessite beaucoup d’efforts et d’engagement, mais une mise en œuvre efficace peut apporter des avantages tangibles et du succès à votre entreprise.

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