Stratégie d’amélioration continue – quelle est la philosophie kaizen dans le contexte du développement professionnel ?

La philosophie kaizen est une méthode de gestion dérivée de la culture japonaise. Initialement appliquée dans le contexte du fonctionnement social, de la famille et du développement personnel, elle a fini par se répandre dans le monde des affaires – des petites entreprises aux grandes corporations. Comment pouvez-vous utiliser cette stratégie de développement professionnel pour améliorer la performance de votre entreprise et atteindre vos objectifs plus rapidement ? Découvrons-le !

Philosophie kaizen – table des matières :

1. Qu’est-ce que la philosophie kaizen ?
2. Principes de la philosophie kaizen
3. Philosophie kaizen dans la stratégie de développement professionnel
4. Exemples d’application du kaizen
5. Comment mettre en œuvre une stratégie d’amélioration continue ?
6. Pourquoi la philosophie kaizen ne fonctionne-t-elle pas toujours ?
7. La philosophie kaizen – résumé

Qu’est-ce que la philosophie kaizen ?

Le kaizen est un concept basé sur l’idée d’amélioration continue de divers processus au sein d’une entreprise. C’est un terme composé de 2 mots – kai, signifiant changement, et zen, signifiant meilleur, ce qui peut être interprété comme un changement pour le mieux. Il souligne la nécessité d’une planification, d’une mise en œuvre et d’une analyse systématiques, en raison des changements dynamiques dans les industries et de la concurrence. Un domaine d’application possible pour cette stratégie concerne les ressources humaines et le développement professionnel des employés.

Principes de la philosophie kaizen

L’attitude kaizen s’applique à tous les aspects liés au fonctionnement de l’entreprise – processus, produits ou services, personnel, etc. Ses principes fondamentaux, qui devraient être mis en œuvre dans le cadre de cette stratégie, sont :

• Transparence

Une entreprise doit informer chaque employé des données ou des effets de toutes les améliorations. Elle doit également réaliser des enquêtes avec des outils qui démontreront la fiabilité de ses résultats.

• Valeur client

Chaque action entreprise doit avoir à l’esprit la satisfaction de nos clients, car c’est par eux que nous pouvons atteindre nos objectifs commerciaux. Gardez toujours à l’esprit que les produits ou services offerts doivent ajouter de la valeur pour le consommateur et gérer les processus opérationnels de manière à éliminer les éléments inutiles.

• Réduction des déchets

Cela fait référence au principe précédent – les résultats du travail doivent créer de la valeur ajoutée. Cela nécessite l’élimination de la consommation inappropriée des ressources (financières, matérielles, etc.).

• Gemba Walk

La direction doit reconnaître et comprendre l’emplacement et les conditions associés au lieu de travail. Par exemple, dans le cas de la gestion d’une boutique en ligne, cela pourrait être le service client, l’entrepôt, etc. (cela dépend également de la taille et de l’étendue de l’entreprise en question), ce qui nécessite des visites occasionnelles. L’idée est d’avoir une vue d’ensemble des processus opérationnels en cours, cependant, ce n’est pas seulement pour faire respecter les devoirs effectués par le personnel, mais pour communiquer ouvertement et trouver et résoudre les problèmes potentiels.

• Renforcement du sentiment d’appartenance

Le personnel qui communique clairement entre eux et établit des relations de collaboration avec la direction sera plus engagé dans l’amélioration de l’entreprise.

Philosophie kaizen dans la stratégie de développement professionnel

Les employés sont des atouts précieux d’une entreprise, qui contribuent grandement à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Par conséquent, la manière dont les ressources humaines sont gérées et efficacement motivées joue un rôle important ici. Le kaizen souligne le rôle de l’engagement de tous les membres de l’équipe dans la vie de l’entreprise, qui ont un grand potentiel en eux. Nous pouvons distinguer plusieurs modèles contribuant à la réalisation d’une stratégie d’amélioration continue :

3M

Le diagramme 3M fait référence aux mots muda, mura et muri, qui sont considérés comme des obstacles à l’atteinte du kaizen et entravent l’exécution fluide des processus. Ils sont regroupés car généralement, l’occurrence de l’un est due à la présence des deux autres. Connaissant les raisons individuelles de la présence de contraintes, la stratégie de gestion devrait chercher à les éliminer (ce qui n’est pas toujours possible) ou au moins réduire leur impact.

• Muda – fait référence au gaspillage de ressources, qui peut se manifester par une surproduction (fabrication de produits qui ne sont pas en demande à ce moment-là ; se concentrer trop sur la planification plutôt que sur l’action ; écrire des e-mails trop longs et élaborés, etc.), détenir trop de stocks, ce qui génère des coûts supplémentaires ; interrompre la continuité du travail, réaliser des formations inutiles ; ne pas exploiter les compétences et le potentiel des employés, etc.
• Mura – irrégularité qui se manifeste par le manque de normes de travail établies ou les instructions données sont incompréhensibles, distribution inégale des tâches, saisonnalité de l’industrie, rythme de travail variable, etc.
• Muri – surcharge, qui est le résultat, par exemple, d’un effort excessif – heures supplémentaires, monotonie du travail, un nombre excessif de devoirs/tâches à accomplir, rythme de travail rapide, etc.

Figure 1 : Modèle 3M

5S

Nous avons déjà mentionné le principe 5S dans un article précédent, donc si vous ne savez pas encore ce que c’est, assurez-vous de le lire.

PDCA

Investir dans le développement durable des employés nécessite une sorte de vérification pour savoir si cela est efficace. Il peut être utile de connaître le cycle PDCA, qui est un acronyme pour Plan (planifier), Do (mettre en œuvre), Check (vérifier) et Act (agir).

Figure 2 : Le cycle PDCA

1. PLANIFIER

Il s’agit de définir des objectifs axés sur des stratégies d’amélioration des employés.

2. FAIRE

Agir pour atteindre les objectifs prédéterminés.

3. VÉRIFIER

Les changements qui ont été effectués doivent être évalués pour voir s’ils ont rempli leur fonction, quels effets ils ont eus et quelles leçons ont été tirées.

4. AGIR

Le développement d’une stratégie de développement professionnel est considéré comme une garantie d’un plus grand engagement du personnel et d’une meilleure qualité de leurs devoirs. Cela inclut non seulement la désignation claire et précise des devoirs et des règles de conduite, mais surtout, l’opportunité d’améliorer les compétences des travailleurs. Cependant, la découverte de certaines lacunes qui peuvent limiter le développement peut avoir lieu lors des étapes antérieures. Les identifier est la condition préalable à l’organisation de formations thématiques pour répondre aux besoins des membres de l’équipe.

Exemples d’application du kaizen

TOYOTA

Toyota est considérée comme un pionnier de l’approche kaizen, la première entreprise à intégrer cette philosophie dans sa stratégie de gestion et en a beaucoup bénéficié. La direction a justement reconnu qu’elle n’était pas toujours infaillible, il était donc logique d’encourager les subordonnés à proposer des solutions et à s’impliquer davantage. Les employés étaient rémunérés en échange d’idées pour améliorer les processus de l’entreprise. Il est important de noter qu’il ne s’agissait pas d’une initiative ponctuelle, mais qu’à chaque étape du développement de Toyota, il y avait une opportunité de partager leurs opinions et leurs idées.

Les modèles 3M, 5S et PDCA mentionnés précédemment ont été introduits dans cette même entreprise pour réduire les coûts et augmenter la productivité autant que possible.

MASTERFOODS POLOGNE

Dans la branche polonaise de Masterfoods, en revanche, l’introduction du poste de spécialiste de l’amélioration continue peut être considérée comme un accent japonais de la philosophie kaizen. Les équipes individuelles ont la possibilité de participer à des cours de formation à la gestion kaizen pour échanger des expériences et être mieux en mesure de mettre en œuvre des changements positifs. Lorsque des postes sont supprimés, les employés ne sont pas licenciés, mais des efforts sont faits pour leur proposer un emploi dans un autre poste au sein de l’entreprise actuelle. Un programme de propositions des employés est également en place, permettant aux employés de base de se faire entendre et de faire connaître leurs perspectives et idées. Les meilleures d’entre elles sont récompensées sous forme de primes, etc.

Comment mettre en œuvre une stratégie d’amélioration continue ?

La question clé pour l’introduction réussie d’une stratégie kaizen est d’identifier les problèmes existants dans l’entreprise et de développer des procédures qui les élimineront. Quelles actions pouvez-vous entreprendre dans cette direction ?

1. Éveiller les consciences

Lorsque vous mettez en œuvre un nouveau concept, la sensibilisation des employés est essentielle pour le mettre en pratique. Il en va de même pour le kaizen. Faites comprendre à vos membres d’équipe comment la stratégie kaizen sera appliquée.

2. Clarifier vos objectifs

L’équipe a besoin d’un chemin à suivre et de la manière dont elle doit avancer. Des objectifs bien définis concentrent l’attention sur les bonnes actions.

3. Collaborer

Vous pouvez tenir une discussion ou un brainstorming avec votre équipe pour obtenir le point de vue de ses membres. Les solutions proposées peuvent aider à augmenter l’efficacité du travail quotidien et à optimiser les ressources. Étant donné qu’ils ont eu leur mot à dire dans les décisions finales, ils seront plus enclins à s’adapter aux nouvelles conditions.

4. Demander des retours et accepter les critiques

Encouragez les gens à poser des questions, à partager leurs opinions sur les actions entreprises, et n’ayez pas peur des critiques (mais elles doivent être constructives). Gardez à l’esprit l’objectif d’amélioration continue.

5. Réduire les déchets

Éliminez les barrières qui limitent l’efficacité de l’entreprise – ressources gaspillées, inégalités et surcharge (3M).

6. Déterminer les compétences des employés

Connaissant les compétences des membres de l’équipe, vous pouvez leur assigner des tâches qui leur conviennent le mieux et atteindre leurs objectifs. Cela vous fournira également des informations sur les lacunes existantes dans leurs compétences et, sur cette base, introduire un plan de formation et d’ateliers. Réfléchissez au budget que vous pouvez allouer à cette initiative.

Pourquoi la philosophie kaizen ne fonctionne-t-elle pas toujours ?

Mettre en œuvre cette philosophie dans son style de gestion n’est pas du tout une tâche facile. Beaucoup dépend de l’attitude des supérieurs ainsi que des subordonnés. L’amélioration continue doit être basée sur le dialogue et l’expression libre des opinions, et non, comme cela arrive parfois, sur le fait de donner ou d’exécuter des ordres. Les idées doivent venir principalement des personnes qui connaissent les spécificités du travail et ont de l’expérience dans ce domaine. Les conséquences d’une stratégie d’amélioration continue mal appliquée sont, par exemple :

• La nature à court terme des changements, l’organisation revient à de vieilles habitudes après un certain temps ;
• Les solutions imposées par la direction sont mal vues par les employés ;
• Peu d’implication des subordonnés dans de réelles améliorations.

La philosophie kaizen – résumé

Mettre en œuvre la philosophie kaizen dans votre entreprise est un défi. Les réformes nécessitent non seulement de prendre les bonnes mesures, mais surtout, un changement de pensée et de perception du travail. Se concentrer uniquement sur les effets et les résultats peut être désastreux, il faut donc se concentrer sur la qualité et l’amélioration systématique des processus. Une telle approche flexible est nécessaire surtout maintenant, lorsque seules les entités capables de répondre aux changements dynamiques et à la modernisation ont une raison d’être sur le marché.

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