Importance de la clôture de projet | #22 Commencer avec la gestion de projet

La clôture formelle du projet peut sembler de peu d’importance. Avec toutes les tâches accomplies et l’objectif du projet atteint, que diriez-vous d’une courte réunion dans une atmosphère conviviale et de félicitations mutuelles ? Pour cela aussi, il vaut la peine de planifier une réunion d’une durée appropriée avec l’équipe et les parties prenantes. Gardez à l’esprit cependant que la clôture du projet est le moment clé non seulement en raison de l’intégration de ceux qui ont participé au projet.

Clôture du projet – table des matières :

1. Introduction
2. Que diriez-vous de ne pas faire la clôture du projet après tout ?
3. Comment bien clôturer un projet
4. Liste des tâches lors de la clôture du projet
5. Résumé

Introduction

La gestion de projet peut être présentée comme cinq groupes de processus comprenant :

• Initiation – définir son périmètre et sa signification,
• Planification – établir le périmètre du projet et les objectifs spécifiques à atteindre,
• Exécution – l’exécution du travail planifié,
• Suivi et contrôle – vérifier en permanence si le travail se déroule comme prévu,
• Clôture – l’achèvement formel du projet.

Aujourd’hui nous allons nous concentrer sur le dernier groupe de processus, à savoir la clôture du projet. C’est un petit groupe de tâches. Cependant, il a un impact considérable sur la perception de l’ensemble du projet, des projets similaires réalisés dans le même portefeuille ou portefeuille, ainsi que des projets futurs réalisés pour le même client. Nous allons suggérer sur quoi prêter attention pour clôturer le projet avec succès, compléter le contrat et tirer les leçons les plus intéressantes pour l’avenir.

Que diriez-vous de ne pas faire la clôture du projet du tout ?

Abandonner la tâche de clôture du projet semble tentant. Ayant atteint l’objectif, une transition plus fluide vers l’initiation du prochain projet semble préférable. Appliquer les connaissances et compétences acquises lors des tâches récentes semble maintenant simple et intuitif. Cependant, ignorer la clôture formelle du projet comporte également certains risques. Voici pourquoi.

Détérioration de l’image

La détérioration de l’image de l’équipe et du Chef de Projet est le premier résultat ressenti de manière aiguë de la négligence des processus de clôture du projet. Un travail inachevé ou un projet non terminé inscrit dans le système de l’entreprise ne fait pas bonne impression. Plus important encore, cela diminue la crédibilité des entrepreneurs, même si le client est satisfait des résultats du projet. Cela peut entraîner des désaccords concernant les projets futurs ou des conditions de coopération moins favorables.

Duplication du travail

Le manque de documentation appropriée de l’objectif du projet achevé signifie que d’autres membres de l’organisation ne seront pas au courant. En d’autres termes, ils ne connaîtront pas les solutions développées dans notre projet. Et ils pourraient commencer à mettre en œuvre un projet très similaire dans un certain temps, au lieu de s’appuyer sur ce qu’ils ont déjà.

Opportunités manquées

Les tâches du Chef de Projet effectuées lors de la phase de clôture du projet comprennent la création de documentation décrivant les avantages attendus du projet. Cela peut inclure des applications commerciales ainsi que des mises en œuvre internes ou pour le client.

Sans compléter cette formalité, même un résultat de projet très réussi peut devenir “orphelin” (le produit orphelin). Cela peut se produire s’il n’est pas correctement communiqué aux spécialistes impliqués dans la sensibilisation des clients, les ventes et le marketing. En conséquence, il ne se présentera tout simplement pas sur le marché malgré toutes les chances de succès.

Risques formels

La réalisation d’un projet mené pour un client implique la finalisation du contrat, au cours de laquelle tous les documents nécessaires doivent être préparés et signés à temps. Par conséquent, des processus inachevés impliquent un risque réel de déficiences formelles qui sont coûteuses pour l’entreprise.

C’est pour ces raisons qu’il est conseillé d’utiliser la dernière étape du projet pour terminer toutes les choses. Afin que vous puissiez vous vanter des activités qui ont été bouclées jusqu’au dernier bouton.

Comment bien clôturer un projet

Une bonne clôture de projet devrait inclure trois domaines :

• Achèvement technique du projet – s’assurer que l’objectif du projet a été atteint et que toutes les tâches ont été complétées,
• Apprentissage – faire le bilan de ce qui a été bien fait et réfléchir à ce qui a mal tourné, tant dans les tâches effectuées que dans la gestion du projet,
• Coopération et motivation – reconnaître la contribution de chaque membre de l’équipe au travail accompli et célébrer le succès du projet.

Liste des tâches lors de la clôture du projet

Pour commencer à célébrer le succès aussi facilement que possible, il est préférable de créer une liste des tâches finales et de planifier sa mise en œuvre selon la méthodologie choisie. Bien que chaque projet ait ses spécificités, les tâches suivantes devraient figurer sur la liste :

1. Assurez-vous que le résultat du projet répond aux critères stratégiquement les plus importants, et de préférence à tous, énumérés dans le document du projet.
2. Vérifiez si le résultat du projet épuisé le périmètre de mise en œuvre.
3. Préparez la documentation du projet et mettez-la à la disposition de toutes les parties prenantes.
4. Vérifiez si tous les utilisateurs du résultat du projet peuvent l’appliquer et ont accès à la documentation.
5. Examinez les contrats avec les clients et les membres de l’équipe pour vous assurer que toutes les exigences sont respectées.
6. Assurez-vous d’avoir la documentation d’acceptation de tous les résultats par le client ou d’autres parties prenantes autorisées.
7. Organisez une ou plusieurs réunions pour finaliser les contrats.
8. Préparez un document avec des retours pour l’avenir sur la gestion de projet.
9. Ensemble avec l’équipe, préparez un document sur les règles de coopération dans l’équipe et les problèmes à résoudre avant de commencer le prochain projet.
10. Archivez tous les matériaux du projet.
11. Organisez une réunion pour mettre fin au projet.

Chaque tâche de la liste ci-dessus doit être précisée selon les exigences de notre projet et des parties prenantes. Cependant, pour réussir à passer par les étapes de clôture du projet, il est bon de s’en tenir à la liste générale et de l’amender pour chaque projet.

Résumé

Un projet achevé nécessite une conclusion formelle, mais aussi des leçons apprises et du temps pour célébrer le succès avec l’équipe. S’assurer que l’objectif ainsi que les objectifs ont été atteints et que le client est satisfait des résultats sont les étapes les plus importantes qu’un Chef de Projet doit prendre. Cependant, il ne vaut pas la peine de négliger de préparer une documentation accessible et de la mettre à la disposition des bonnes personnes. C’est cette dernière qui peut déterminer le destin futur de notre projet – même si tout semble clair maintenant.

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