Chaque jour, les employés ont de nombreuses tâches à accomplir. Beaucoup d’entre elles sont répétitives, effectuées presque automatiquement et finissent par devenir des routines ennuyeuses ou pesantes qui deviennent une promenade de santé. Alors, comment effectuer des tâches routinières automatiquement ?
Le principal problème concerne une approche sensée des activités routinières dans le cadre de mesures de gestion du temps appropriées. Il s’avère crucial de planifier la journée de travail afin que les tâches soient effectuées à des moments appropriés. L’automatisation (ou, en bref, faire certaines choses “comme une évidence”) vous permettra de mieux vous concentrer sur les tâches qui nécessitent plus de travail et d’attention.
Les tâches récurrentes les plus courantes sont des questions administratives. Celles-ci incluent, par exemple, le respect des heures de bureau, la vérification des e-mails ou la publication de courtes publications sur les réseaux sociaux.
La communication en temps réel remplace l’écriture quotidienne et la réponse aux e-mails. Malheureusement, écrire à des clients ou des partenaires commerciaux avec lesquels le degré de connexion est faible s’accompagne de l’incapacité à utiliser la messagerie instantanée. Mais ce n’est pas tout à fait le point. L’important est d’avoir autant de contacts que possible dans chacune de vos applications de communication. Les personnes avec qui vous passez le plus de temps à parler, les supérieurs/directs subordonnés, les collègues réguliers. Il est également judicieux de créer des conversations de groupe qui incluent uniquement les personnes spécifiquement impliquées dans le projet. De cette manière, le cœur du sujet – c’est-à-dire répondre aux messages – deviendra automatique et intégral au reste de vos tâches quotidiennes.
Si vos responsabilités incluent la publication sur des plateformes populaires, assurez-vous que le travail est organisé. Il y a souvent un besoin de remplir quotidiennement le tableau de votre entreprise. Par conséquent, si possible, programmez quelques publications à l’avance. De cette façon, bien que vous passiez plus de temps au début, vous pourrez reporter cette routine quotidienne pendant quelques jours et vous occuper de questions plus importantes.
Bien sûr, ce n’est pas toujours possible. Les événements auxquels vous devez réagir sur les réseaux sociaux sont imprévisibles. Pourtant, les choses qui se reproduisent périodiquement, de manière routinière – peuvent facilement être planifiées bien à l’avance.
Dans certaines industries, les employés doivent se tenir au courant des événements mondiaux. La pléthore de sites d’actualités peut être écrasante. C’est pourquoi il est judicieux de choisir quelques sites qui offrent des informations les plus pertinentes pour vous et d’activer les notifications push. Cela vous aidera à éviter un excès de contenu inutile.
Il y a souvent un besoin de faire des recherches. Comme vous le savez – vous pouvez y passer des heures. Il vaut donc la peine de se tourner vers un assistant virtuel, comme Google Alerts, qui nous notifiera des choses importantes, surveillera divers changements et nous enverra automatiquement des informations dans notre boîte e-mail.
Bien sûr, les exemples de simplifications et d’automatismes peuvent être multipliés. Se tourner vers des outils utiles et se concentrer sur des tâches plus significatives nous aidera sûrement à atteindre nos objectifs plus rapidement.
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En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.
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