Une entreprise sans bureau. Comment travailler à distance et gérer efficacement votre équipe.

Vous êtes-vous déjà demandé comment travailler à distance ? Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’avoir un bureau, même si elles ont des employés. Le travail à distance est une solution de plus en plus populaire. Cette forme d’emploi a ses avantages et ses inconvénients, tant pour les employés que pour l’employeur. Envisagez-vous de le faire ? Vérifiez ce qu’il faut retenir et ce à quoi il faut faire attention lorsque vous décidez de gérer une entreprise de quelques personnes sans bureau.

Comment travailler à distance – table des matières :

1. Une entreprise sans bureau enregistré ? Questions juridiques
2. Embaucher les bonnes personnes
3. Assurer une bonne communication
4. Déterminer les heures de chevauchement
5. Cartographier les projets

Embaucher des travailleurs à distance élimine les coûts de location de locaux, y compris les charges de services publics ou l’embauche d’une société de nettoyage. L’argent économisé peut être dépensé pour le développement de l’entreprise ou les salaires. En choisissant cette forme de coopération, l’entrepreneur peut également se permettre d’employer des spécialistes de n’importe quel endroit dans le monde, sans être limité à une ville particulière et sans avoir besoin de les amener dans l’entreprise.

Une entreprise sans bureau enregistré ? Questions juridiques

Toute entreprise doit avoir un bureau enregistré – l’adresse à laquelle l’entreprise vend, produit ou fournit des services doit être communiquée aux autorités. Si un entrepreneur ne souhaite pas louer un bureau, il peut donner son adresse résidentielle comme principal lieu d’activité.

Il est également bon de savoir que le travail à distance, également connu sous le nom de e-travail ou télétravail, est une forme d’emploi régulée par le droit du travail. Selon le Code du travail (Section II Relation de travail, Chapitre II b – emploi des employés sous forme de télétravail), ce travail :

1. Peut être effectué régulièrement en dehors du lieu de travail, en utilisant des moyens de communication électroniques au sens des dispositions sur la fourniture de services électroniques (télétravail).
2. Un télétravailleur est un employé qui effectue un travail dans les conditions spécifiées au § 1 et communique les résultats du travail à l’employeur, en particulier par des moyens de communication électroniques.

Donc, en résumé, le télétravail consiste à fournir un travail en dehors du lieu de travail et à envoyer ses résultats à l’employeur via, par exemple, un e-mail.

L’emploi des employés sous forme de télétravail peut se faire à la fois sur la base d’un contrat de travail et d’un contrat de droit civil, c’est-à-dire un contrat de travail spécifique, un contrat de commission ou un contrat d’agence.

Embaucher les bonnes personnes

Le travail à distance n’est pas fait pour tout le monde. En plus des connaissances requises, un travailleur à distance doit être capable de gérer son propre temps et d’être indépendant. Recherchez des personnes qui n’ont pas besoin d’être gérées. Les compétences en communication et la formulation claire des pensées et des instructions sont également importantes, car la communication à distance a ses limites.

Rappelez-vous que même si vous êtes en contact les uns avec les autres seulement de temps en temps, il vaut la peine de chercher des personnes avec qui ce contact sera un plaisir. Travailler avec un spécialiste extrêmement talentueux, mais difficile en coopération, peut également s’avérer être un échec. Bien sûr, il ne s’agit pas de se concentrer sur le caractère des employés au lieu de leurs compétences. Cependant, cherchez le compromis. “90 % de la culture d’une entreprise est créée par les personnes que vous embauchez”, estime Sean Byrnes, un business angel et le PDG de Flurry.

Assurer une bonne communication

Un grand obstacle au travail à distance – surtout au début – peut être le manque de contrôle sur les employés. Discuter des tâches en cours et contrôler leur travail via Internet est plus difficile, même malgré diverses solutions technologiques.

Vous devez vous assurer que vos employés savent exactement ce que vous attendez d’eux, ce qu’ils doivent faire et ce qui se passe actuellement. Tout le monde doit connaître son rôle dans l’équipe et à qui il peut s’adresser s’il a un problème. Les retours d’information sont tout aussi importants. En plus de déléguer des tâches, les bons leaders savent également écouter, poser des questions et fournir des conseils. Une bonne idée est d’introduire dans le planning de l’entreprise de courtes réunions régulières avec les employés, par exemple via Skype ou Google Hangouts. Au cours desquelles l’équipe pourra parler de ce sur quoi elle travaille, de ce qui doit encore être fait et s’il y a des problèmes.

De plus, organisez une réunion informelle de temps en temps. Le travail à distance rend également difficile la construction et le maintien des relations avec les collègues, et cela peut avoir un impact sur le moral de l’équipe. Favorisez de bonnes relations avec les employés et fournissez-leur un endroit où ils peuvent discuter entre eux, pas seulement de questions liées au travail. Cela leur facilitera la connaissance mutuelle et l’établissement d’amitiés. Si vous pensez qu’une telle vidéoconférence ne fonctionnera pas, essayez de créer un canal de sujet sur Slack, un chat de groupe sur Skype ou même un groupe sur Facebook.

Déterminer les heures de chevauchement

Le travail à distance est associé à des horaires de travail flexibles. Certains employés préfèrent travailler le matin et d’autres le soir, ce qui les rend plus efficaces. Néanmoins, un tel arrangement peut entraver le travail de toute l’équipe – il est plus difficile de travailler lorsque les réponses aux e-mails et autres messages arrivent plusieurs heures plus tard. De plus, si vous travaillez seul quand vous le souhaitez, vous serez en fait toujours en train de travailler. Et cela signifie que vous serez disponible pour des appels du lundi au dimanche, à la fois à sept heures du matin et à dix heures du soir.

Alors réfléchissez à la possibilité d’imposer deux à trois heures par jour ou par semaine pour vous-même et vos employés, pendant lesquelles tout le monde devrait être en ligne.

Cartographier les projets

Il est beaucoup plus facile de s’asseoir pour travailler ou de suivre les progrès de votre équipe lorsque vous savez exactement ce qui doit être fait. Lorsque vous travaillez à distance, il est bon de planifier et décomposer tous les projets importants sur un tableau blanc ou une chronologie.

Une méthode souvent utilisée par les startups et les développeurs pour organiser le travail est Scrum. Scrum est une méthode où les projets et les tâches sont écrits sur des morceaux de papier, puis épinglés aux colonnes appropriées sur un tableau blanc – les colonnes représentent les éléments successifs du processus (par exemple, “prévu”, “en cours”, “test”, “urgent à compléter”, “fait”). Dans la première colonne, une file d’attente de tâches se forme, qui sont priorisées et combien d’heures sont attendues pour elles (en utilisant différentes couleurs de cartes, vous pouvez les diviser en catégories). Ensuite, les cartes sont placées une par une de gauche à droite au fur et à mesure que le travail progresse vers la section “fait”.

Grâce à cela, vous pouvez suivre le développement du projet en continu, estimer quels sont les plus gros problèmes. Le travail se déroule-t-il selon le calendrier et combien de tâches restent à accomplir ? Cela facilite le contrôle du travail de l’équipe – les travailleurs à distance sont généralement comptabilisés en fonction des résultats obtenus, et non du temps passé devant l’ordinateur.

Peut-être êtes-vous un chef de projet ? Si c’est le cas, assurez-vous de lire notre article sur les défis liés au travail à distance et comment les surmonter.

Que pensez-vous du travail à distance – cela en vaut-il la peine ou vaut-il mieux travailler dans un bureau ? Partagez votre opinion et taguez-nous sur Twitter !