Que signifie qu’un projet est réussi ? Son seul critère est-il la livraison des résultats dans le délai spécifié et la clôture des dépenses dans le budget prévu ? Mais que se passe-t-il si l’objectif réalisé du projet ne répond pas aux attentes du client ? Ou, au contraire, ne respecte pas les critères jugés importants par les parties prenantes ? Dans l’article d’aujourd’hui, nous discutons de la définition du succès en gestion de projet.
Chaque projet est régi par ses propres lois. Par conséquent, tout comme la méthode de mise en œuvre du projet – nous devons sélectionner et ajuster les critères de succès, à chaque fois en fonction des spécificités d’un projet particulier. D’une part, il peut être crucial de créer une définition technique de l’achèvement, d’autre part – des critères d’acceptation formulés du point de vue du destinataire des résultats du projet. Pour de nombreux projets, il est tout aussi important de créer des KPI appropriés, c’est-à-dire des indicateurs clés de performance, qui permettent une évaluation multidimensionnelle de la mise en œuvre du projet.
Déjà en travaillant sur la vision du projet, les parties prenantes se demandent quelle sera la définition du succès. Pour de nombreux projets, le timing sera clé – après tout, quel est l’intérêt d’organiser une somptueuse fête de Noël pour les investisseurs si elle a lieu en janvier ? Peut-être que dépasser le budget sera moins important dans ce cas qu’un retard d’une journée.
Dans le cas de la mise en œuvre d’un bal de charité, il peut s’avérer tout le contraire – nous pouvons reporter la date de l’événement pour réduire le coût de la location de la salle. Si, encore une fois, nous organisons une fête visant à déguster des produits locaux, tant le temps que le coût de mise en œuvre cèdent la priorité à la qualité. Nous devons équilibrer l’organisation avec la disponibilité des meilleurs produits saisonniers.
Après tout, selon le PMBOK, le déterminant le plus important du succès d’un projet est son résultat vu du point de vue du client ou, dans le cas de projets internes, du point de vue de l’utilisateur final. Mais comment créer une définition du succès en gestion de projet afin qu’elle puisse accompagner l’équipe projet dans son travail sur des tâches détaillées, tout en étant claire pour les parties prenantes ?
La définition du succès en gestion de projet est généralement établie par le Chef de projet en coopération avec les parties prenantes. Ce sont eux qui doivent convenir de définir les critères que le résultat final doit respecter pour être considéré comme un succès. Leur avis est également crucial lors de l’évaluation du résultat.
Il est donc important, lorsque l’on commence un projet, qu’il soit aussi clair que possible non seulement ce que doit être le résultat, mais aussi comment il sera vérifié pour voir s’il répond aux critères de succès. Pour clarifier ce point, nous utiliserons la terminologie utilisée dans les projets Scrum. Ce sont les “définition de l’achèvement” et “critères d’acceptation”. La différence entre les deux peut être parfaitement vue lorsque nous considérons l’exemple d’un projet visant à créer le site web d’une entreprise.
La définition de l’achèvement fournira une description technique du site : il sera correctement sécurisé, il consistera en une page d’accueil et quatre sous-pages, et il y aura un panneau de connexion pour les clients dans l’en-tête. En d’autres termes, avec la définition de l’achèvement, l’équipe projet sait ce qu’elle va mettre en œuvre.
D’autre part, en définissant clairement les critères d’acceptation, l’équipe projet sait pourquoi elle effectuera toutes ces activités et comment le travail réalisé se traduira en valeur commerciale. Les critères d’acceptation seront donc utilisés pour vérifier si le résultat du projet est satisfaisant du point de vue de l’utilisateur. En utilisant l’exemple ci-dessus, le site web s’affichera facilement sur divers appareils et permettra à l’utilisateur d’accéder au panneau client après avoir saisi un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Revenons un instant à l’exemple de l’organisation d’événements, la définition de l’achèvement du projet pourrait inclure, par exemple :
Les critères d’acceptation, en revanche, peuvent concerner l’expérience attendue des participants à la fête, par exemple :
Les Indicateurs Clés de Performance (KPI) sont des déterminants clés du succès en gestion de projet pour évaluer si ses objectifs de base sont atteints. Les indicateurs retardés peuvent être utilisés pour évaluer le succès de la mise en œuvre du projet. Prédire la valeur finale des KPI permet de définir les critères minimaux à respecter pour parler de succès du projet. Cependant, ils ne conviennent qu’à l’évaluation des résultats mesurables tels que :
Il existe des centaines d’indicateurs utilisés dans la pratique de gestion à cette fin, leur sélection au début du projet est donc l’une des tâches importantes du Chef de projet. Après tout, l’objectif n’est pas de tout mesurer, mais seulement ce qui fournit réellement des informations pertinentes sur l’état du projet et le succès en gestion de projet. Il ne devrait pas y en avoir plus de 20, tandis que dans le cas de projets plus petits, leur nombre ne devrait pas dépasser 5.
Le succès en gestion de projet dépend non seulement de l’effort investi, de la situation du marché et d’un leadership efficace. Il est également crucial de définir avec précision ce que nous considérons comme un succès. Et même des facteurs supplémentaires qui ne peuvent pas être prédits. Après tout, du point de vue du client, une solution improvisée de dernière minute peut être très satisfaisante. Cependant, laissons plutôt l’improvisation parmi les stratégies de bravade pour sauver des projets à la dernière minute qui sont en danger d’échec, plutôt que d’appliquer quotidiennement des définitions réfléchies du succès et de l’achèvement du projet, ainsi que des critères d’acceptation bien formulés.
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En tant que chef de projet, Caroline est une experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous pression font d'elle la meilleure personne pour transformer des projets compliqués en réalité.
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