Échec du projet. 5 raisons pour lesquelles les projets échouent | #23 Commencer avec la gestion de projet

Selon le rapport 2021 de l’Institut de gestion de projet, le pourcentage de projets échoués diminue d’année en année. En 2019, il était de 15 % des projets. En 2020 – 13 %, et en 2021 seulement 12 %. À quoi les entreprises doivent-elles le déclin progressif mais marqué du pourcentage d’échecs de projets ? Et que faire pour faire partie des équipes de projet célébrant le succès ?

Échec de projet – table des matières :

1. Échec de projet. Introduction
2. 5x Pourquoi ?
3. 5 raisons d’échec de projet
4. Résumé

Pourquoi les projets échouent-ils ? Introduction

Nous pouvons mentionner d’innombrables raisons d’échecs de projets. Le sponsor a-t-il abandonné ? Les matériaux ont-ils répondu aux attentes lors des tests sur le site du client ? S’est-il avéré que le budget était bien trop petit et que l’équipe s’est effondrée ? Chacune de ces raisons mérite d’être étudiée car elle reflète l’approche face aux échecs, permettant de les prévenir. Alors, comment découvrir le problème sous-jacent ?

5x Pourquoi ?

Pour ne pas être guidé par les émotions et découvrir la cause profonde de l’échec du projet, il faut recourir à des méthodes éprouvées. La technique des cinq questions est idéale pour cela. Elle a été développée par Taiichi Ohno pour la société Toyota. Cependant, elle est devenue populaire en raison de son efficacité élevée. Aujourd’hui, elle est utilisée, entre autres, dans la gestion de projet basée sur les méthodes Lean et Six Sigma.

5 x Pourquoi ? fonctionnera tant que nous sommes prêts à donner des réponses honnêtes et complètes. De cette manière, il peut être possible d’atteindre la source du problème. Cela aidera à prévenir la répétition d’erreurs similaires.

Si la raison de l’échec du projet est, par exemple, la démission du sponsor, la question suivante doit recevoir une réponse :

Pourquoi les sponsors ont-ils démissionné ?

Les réponses successives aux questions pourraient ressembler à ceci :

1. Pourquoi ? – Parce qu’ils ont perdu tout intérêt pour le projet.
2. Pourquoi ? – Parce qu’ils ne connaissaient pas l’état actuel du projet.
3. Pourquoi ? – Parce qu’ils étaient trop rarement informés des progrès de son travail.
4. Pourquoi ? – Parce que lors de la planification de la communication, la fréquence des réunions et les délais des rapports n’ont pas été déterminés.
5. Pourquoi ? – Parce que le chef de projet n’a pas réussi à assurer la transparence et la communication dans le projet.

Nous allons donc examiner les raisons des échecs de projet qui répondent à la dernière, cinquième question “Pourquoi ?”, c’est-à-dire les problèmes sources. Les problèmes racines potentiels méritent une attention particulière lors de la planification d’une nouvelle entreprise.

5 raisons d’échec de projet

Les problèmes les plus difficiles à résoudre qui peuvent causer l’échec d’un projet sont liés aux domaines :

• parties prenantes – il arrive que déjà au stade de la planification, il y ait des insinuations qui ne sont pas réalisées par les parties prenantes qui s’accordent sur les détails de la mise en œuvre du projet,
• équipe – tant la tâche de créer une équipe que celle de gérer efficacement son travail peuvent être difficiles,
• l’aspect technique du projet – tant la disponibilité des ressources que les compétences des personnes employées dans le projet,
• environnement commercial – surveiller et répondre aux événements externes est particulièrement important lorsque des changements rapides se produisent, ce qui nécessite à son tour un haut degré de flexibilité et une réponse rapide, c’est-à-dire une gestion efficace du changement.

Nous allons discuter ci-dessous des raisons des échecs de projet dans les domaines suivants :

	Parties prenantes	Équipe	Aspect technique	Environnement
Communications	x	x
Portée du projet	x	x
Ressources	x		x	x
Collaboration		x		x
Flexibilité		x	x	x

Échecs de communication

Les problèmes de transparence et de communication concernent principalement les contacts avec les parties prenantes. Des arrangements devraient être inclus dans le plan de projet pour prévenir les malentendus qui peuvent conduire à l’échec de l’ensemble du projet.

Les mêmes principes valent également la peine d’être appliqués lors de la planification du flux d’informations au sein de l’équipe. Il sera très important non seulement de rendre la liste des tâches transparente et compréhensible, mais aussi de communiquer et de rappeler les objectifs poursuivis par l’équipe.

Portée du projet floue

Définir la portée d’un projet et prévenir ses changements pendant la mise en œuvre est l’une des principales tâches d’un chef de projet. Il ou elle doit bien comprendre les attentes du client et, si des changements sont apportés, tenir le client informé de leur impact sur la portée du projet.

Étant donné que le projet est une entreprise unique, limitée par un temps et un budget spécifiques, une portée vague peut facilement devenir une cause d’échec. Par exemple, nous nous engageons à créer un prototype de vélo électrique à 10 000 $ en un mois. Cependant, nous convenons des attentes changeantes du client. Ainsi, au cours de la mise en œuvre, nous découvrons qu’avec le même temps et le même budget, et avec la même équipe, on s’attend à ce que nous créions un prototype de moto à hydrogène.

Les changements de portée dans les projets logiciels ou d’événements sont parfois moins illustratifs que dans notre exemple. Mais un changement dans les exigences et les résultats attendus, minime du point de vue du client, peut entraîner le fait que les tâches complétées se retrouvent à la poubelle, tandis que les activités planifiées de l’équipe nécessitent de nouvelles ressources.

Problèmes de ressources

Les problèmes liés aux matières premières ou aux composants nécessaires aux tâches techniques peuvent bloquer efficacement le projet. Par conséquent, le chef de projet doit s’orienter vers l’environnement commercial et consulter les membres de l’équipe – y compris sur les ressources nécessaires au projet. Des livraisons tardives et un manque de disponibilité peuvent paralyser le projet.

Un grand problème est également posé par des solutions de mauvaise qualité qui, au lieu de faciliter le projet, le rendent plus difficile. Cela peut s’appliquer aux logiciels de gestion de projet, ainsi qu’aux solutions spécialisées spécifiques au projet – produits semi-finis, matériaux visuels ou disponibilité de transport.

Une question distincte liée à la gestion des ressources est le temps requis par le client pour accomplir les tâches. Une raison courante du manque de réalisme dans l’évaluation des délais est la pression du client ou le manque d’expérience de l’entreprise dans des projets similaires. Il existe également des projets dont le domaine d’exécution ne permet pas de dates d’achèvement spécifiques. Cela inclut des projets où des solutions d’apprentissage profond sont développées. Atteindre la précision supposée du modèle peut non seulement être impossible à réaliser dans le délai imparti, mais en général inatteignable en raison d’un accès difficile aux données ou à la puissance de calcul nécessaire.

Difficultés de coopération

Une autre difficulté qui peut causer un fiasco de projet est les difficultés de coopération au sein de l’équipe. Elles peuvent être causées par des problèmes interpersonnels, cependant, la cause la plus courante est une division des responsabilités mal conçue, où une personne est surchargée de travail et les autres attendent qu’elle termine leurs tâches.

Lors de la formation d’une nouvelle équipe, il peut également y avoir des problèmes inattendus pour trouver et recruter des spécialistes, ainsi que des difficultés à gérer une équipe à distance ou hybride.

Manque de flexibilité

Le manque de flexibilité et l’incapacité à s’adapter à l’environnement commercial changeant sont des causes fréquemment rencontrées d’échecs de projet à long terme. Les environnements changeants, les exigences réglementaires et la dynamique concurrentielle peuvent laisser un chef de projet incapable de suivre les changements. Ou, comme cela se produit encore plus souvent, il ou elle est incapable de convaincre les parties prenantes clés de la nécessité de répondre de manière dynamique au changement. Ainsi, au moment où le projet est achevé, il peut s’avérer que le résultat est déjà obsolète ou ne répond pas aux exigences de l’environnement.

Résumé

Les échecs de projet sont parfois associés à des événements imprévisibles, donc le pourcentage de projets échoués ne sera jamais nul. Cependant, il existe des outils pour anticiper les risques et des plans d’urgence pour y faire face. Même au stade de la planification, il est également crucial de prêter une attention particulière à la transparence et à la communication avec les parties prenantes. Il est également important de définir strictement la portée du projet et de convenir des attentes du client et des capacités techniques du contractant.

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