Gestion du budget de projet – comment bien le faire ?

La gestion du budget de projet signifie administrer et superviser les finances liées aux projets d’entreprise. C’est la réponse la plus directe, voire évidente. Mais pour avoir une vue plus large, faisons un pas en arrière et posons-nous la question : qu’est-ce qu’un budget de projet ?

C’est le coût combiné de toutes les activités, de la main-d’œuvre, des tâches et des matériaux qui vous mèneront au projet final. C’est pourquoi vous devez soigneusement planifier votre projet avant de plonger dans les finances. Comment le faire correctement ? De bons outils de gestion de projet vous aideront certainement.

Gestion du budget de projet – comment le faire correctement ?

Il est important d’avoir un budget de projet car cela vous donnera une bonne compréhension de la façon dont les choses (et les dépenses !) avancent. Vous aurez le contrôle de toutes les activités et saurez immédiatement quand les coûts commenceront à devenir trop élevés. Cette connaissance soutiendra certainement vos décisions tout au long du processus et vous rendra plus sage lors de la planification des prochains projets.

Pour mener à bien la gestion du budget de projet, définissez le périmètre du projet

Comment pouvez-vous évaluer votre budget de projet sans connaître les détails de votre projet ? C’est là que la définition du périmètre du projet entre en jeu. Définir le périmètre d’un projet signifie documenter une liste d’objectifs spécifiques du projet, de membres de l’équipe, de jalons, de tâches, de livrables, de fonctionnalités, de fonctions et de délais. Cela inclura également tous les objectifs majeurs du projet, les livrables et les buts pour aider à mesurer le succès. De nombreux outils de gestion de projet vous aideront à organiser tout cela. L’un d’eux est Firmbee.

Techniques d’estimation

D’accord, vous avez votre plan, alors comment commencer à compter l’argent ? Les techniques d’estimation peuvent aider. Un bref résumé d’elles peut être trouvé ci-dessous. Décidez laquelle est appropriée pour vous & approfondissez le sujet.

Estimation ascendante

C’est une technique d’estimation des tâches individuelles puis de les combiner en une estimation globale du projet. À ce stade, vous devriez déjà savoir quel membre de l’équipe est responsable de quoi (si ce n’est pas le cas – consultez notre solution), vous pouvez demander à chaque personne effectuant une tâche de vous fournir les estimations. Ils sont certainement dans une meilleure position pour estimer une tâche sur laquelle ils vont travailler. Après avoir obtenu une estimation des coûts du travail au niveau de détail le plus bas possible, regroupez-les afin d’arriver à des totaux récapitulatifs.

Estimation descendante

Ici, des groupes de managers expérimentés ou d’experts externes essaient d’estimer le budget du projet. Vous pouvez également utiliser des informations d’un projet précédent similaire. Cette technique est souvent utilisée dans les toutes premières phases d’un projet lorsque peu d’informations sont disponibles. Contrairement à l’estimation ascendante, cette fois vous estimerez la durée des livrables et/ou des livrables majeurs.

Estimation analogique

Le terme estimation analogique vient du fait que vous utilisez un projet passé similaire pour estimer la durée ou le coût de votre projet actuel. Cela devrait être un mélange d’informations historiques et de jugement d’expert. C’est pourquoi il est si important de suivre votre budget de projet chaque fois que vous livrez quelque chose.

Estimation paramétrique

L’estimation paramétrique est une technique basée sur des statistiques qui vous aide à calculer le montant attendu des ressources financières ou du temps nécessaires pour terminer un projet. Avec l’estimation paramétrique, il y aura un peu plus de mathématiques nécessaires, mais juste quelques compétences de base, alors ne soyez pas terrifié ! Regardez cet exemple :

Disons que votre projet comprend l’interview de 300 personnes. Chaque interview contient 10 questions à choix multiples, et l’expérience passée a montré qu’elles prennent 20 minutes à administrer. L’effort total pour cette tâche sera :

Nb d’interviews × 20 minutes = 6000 minutes = 50 heures

Maintenant, à partir de votre expérience passée, vérifiez combien coûte une heure de main-d’œuvre. C’est fait !

Automatisez le processus

Rappelez-vous, vous n’avez pas à tout faire vous-même en utilisant des notes ou des calculatrices. Les systèmes de gestion de projet peuvent calculer le budget pour vous en fonction du périmètre du projet et vous aider à stocker et organiser les informations. Le module financier de Firmbee vous permet de définir un budget de projet, de calculer les coûts des employés, de suivre vos revenus et vos dépenses tout au long du processus. Une fois le projet terminé, les informations sont automatiquement transférées dans des factures. De plus, les informations sur ce que vous devez aux autres sont affichées.

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